Удвоить продажи за 50 дней вполне реально – при условии, что в вашем бизнесе выстроена система продаж. А у 95 % российских копаний она не выстроена. Если за 50 дней вы успеете ее спроектировать и внедрить, удвоение продаж – минимальный результат, на который можете рассчитывать.

Все компании вашей отрасли (в какой бы вы ни работали) делятся на две категории. Первые всегда развиваются, вводят новые регламенты и инструкции, руководители постоянно учатся на тренингах и участвуют в конференциях, привозят передовые мысли и идеи, обучают сотрудников, отправляют их на различные семинары и приглашают тренеров, внедряют новое и удаляют неэффективное. Вторые никогда ничего не меняют и работают по технологиям, ставшим эффективными три-пять-десять лет назад. Потому что помнят: тогда было «хорошее время».

Как правило, первые обгоняют вторых, даже если у них меньше ресурсов, сотрудников и руководителей.

Все дело в развитии бизнеса и построении системы продаж. О том, как это сделать, рассказано в книге. Здесь обобщен мой личный опыт по развитию собственного бизнеса и опыт более 70 моих клиентов. Я разработал программу для построения системы продаж в бизнесе, по которой мы работаем в консалтинговых проектах. Программа всегда корректируется под нужды отдельно взятой компании – в зависимости от ее сильных и слабых сторон.

Итак, план удвоения эффективности отдела продаж за 50 дней (первые семь недель) (табл. 1.1).

Таблица 1.1. План консалтинга по удвоению системы продаж

На третьем месяце происходит структурирование технологий, внедренных в первые месяцы. Формируется книга продаж, куда заносится описание процесса продаж, всех регламентов, скриптов и инструкций по работе с клиентской базой, новыми клиентами, поиску клиентов, работе с рекламациями. Кроме того, осуществляется маркетинговое планирование на 2–3 месяца.

Чтобы быстро выявить узкие места и уточнить ресурсные моменты в вашем отделе продаж, а также для увеличения эффективности пройдите простой тест (ответьте «да»/«нет») (табл. 2).

Таблица 1.2. Диагностика отдела продаж (да – 1 балл, нет – 0 баллов)

За наличие системы – ответ «да» – дается 1 балл, за «нет» – 0 баллов.

Подсчитайте, сколько баллов вы набрали.

0–12 баллов – полный хаос.

К сожалению, эффективность отдела продаж в вашем бизнесе на текущий момент очень невысокая.

Вероятно, клиенты приходят к вам случайно, а продажи осуществляются в основном благодаря мастерству руководителя отдела продаж или человека, который отвечает за это направление. Отдел продаж крайне нестабилен, а сами продажи подвержены серьезным провалам, если несколько ключевых клиентов вдруг решат уйти (либо вы сами отдохнуть). Нужно срочно внедрять хотя бы базовые принципы построения эффективного отдела продаж.

Большой плюс в том, что если вы не используете большинство технологий, у вас неограниченный потенциал роста в сотни процентов прибыли.

12–22 баллов – хороший средний уровень.

Вы пытаетесь внедрять некоторые современные технологии эффективного отдела продаж и увеличения прибыли в своем бизнесе. Уверен, это приносит определенные результаты. Однако ваши действия не имеют системного характера, используемые системы слабо структурированы и регламентированы, что приводит к нестабильности продаж.

Вам стоит выделять больше ресурсов и тратить больше сил на построение системы продаж, системы привлечения клиентов и системы управления отделом продаж. Если их грамотно выстроить, ваш бизнес принесет значительно больше денег.

22–27 баллов – стабильный отдел продаж.

Судя по всему, вы уже используете технологии эффективного отдела продаж и они приносят плоды. Ваш бизнес стабилен и дает регулярный доход. Однако у вас есть желание увеличить его продуктивность.

Этого можно добиться, досконально проработав «мелочи» в системе продаж и управлении отделом продаж. Основные бизнес-процессы у вас,

Оцените уровень исполнительской дисциплины персонала (по 10-балльной шкале) скорее всего, налажены, но многих деталей не хватает. Уделите внимание тонкостям и нюансам – и продажи начнут заметно расти.

Думаю, сейчас вы можете оценить текущее положение своих дел.

Чтобы бесплатно получить мои рекомендации для вашей компании по результатам теста, можете скачать расширенную анкету по ссылке goo.gl/9pCyCv, заполнить ее и выслать мне на e-mail: ar@consult2b.ru.

Рассмотрим наиболее распространенные модели отдела продаж.

В традиционном отделе продаж все менеджеры делают одну и ту же работу, у них одинаковые функции. Они отвечают на телефонные звонки, делают исходящие звонки, ездят на встречи, продают, работают с новыми, постоянными и ключевыми клиентами и т. д. В принципе, они выполняют все задачи. Нет разделения на тех, кто привлекает новых клиентов, и тех, кто работает с постоянными клиентами.

Плюсы традиционного отдела продаж:

✓ простота в управлении;

✓ низкие требования к квалификации руководителя отдела продаж;

✓ гибкость в постановке задач;

✓ быстрое обучение (когда приходит новый менеджер, его достаточно быстро натаскивают).

Минусы традиционного отдела продаж:

✓ низкая эффективность труда, так как менеджеры распыляются в течение дня на разные виды работы. Много переключений с задачи на задачу;

✓ базу клиентов легко увести, поскольку каждый менеджер работает со своими клиентами и клиент больше знает менеджера, чем компанию. Если от вас уходит сотрудник, он может забрать свою клиентскую базу. Вдобавок удалить ее с компьютера. Это очень распространенный способ открыть собственный бизнес среди менеджеров;

✓ менеджеры подвержены звездной болезни, когда выходят на хорошие продажи. Люди считают, что раз они приносят много денег компании, без них бизнеса просто не будет, и поэтому могут шантажировать руководителя. Например, будут приходить на работу во сколько пожелают, требовать зарплату в разы больше рыночной, отпуска в удобное для них время и т. д. У одного моего клиента некоторые сотрудники позволяли себе опаздывать на работу на 2 часа, и он долго не мог ничего с этим поделать, потому что на них были завязаны продажи;

✓ исчезают активные продажи . Со временем, когда бизнес растет, входящих звонков и клиентов становится так много, что заниматься активными продажами менеджерам просто нет смысла, потому что денег в зарплату хватает. Постепенно менеджеры по продажам превращаются в клиентских менеджеров. Это самая распространенная проблема. Активные продажи исчезают сами собой.

В двухступенчатом отделе продаж есть деление на менеджеров, работающих с постоянными клиентами, и менеджеров, которые работают с новыми клиентами, закрывают первую продажу. После того как клиент совершил определенное количество сделок (например, больше трех), он переходит в клиентский отдел. То же самое происходит, если превышена закупка определенного объема. Например, если клиент купил больше чем на 600 000 за одну или несколько сделок.

Здесь две ступени.

Первая ступень – отдел активных продаж (Lead Conversion). Здесь работают менеджеры по продажам, в функциональные обязанности которых входит рассказ клиенту о продукте и преимуществах, то есть помощь в совершении первой покупки. Кадровый состав этого звена должен быть профессиональным или хорошо обученным, поскольку он не просто повторяет три заученные фразы по скрипту (сценарию), а проявляет качества профессионального менеджера по продажам и умеет закрывать клиента на первую продажу. В этом подразделении работают активные менеджеры, главными преимуществами которых является пунктуальность, исключительная грамотность, настойчивость, умение вести переговоры, знание всех секретов продаж. Зарплата специалистов этого уровня должна быть выше, чем у сотрудников клиентского отдела. Наиболее эффективна минимальная ставка плюс процент с продаж, что стимулирует менеджера на продуктивную работу.

Вторая ступень – клиентский отдел или отдел по работе с постоянными клиентами (Account Management). Здесь работают менее профессиональные специалисты, но обязательно хорошо разбирающиеся в продукте. В некоторых случаях допускается работа технических специалистов.

В данном звене работают непрофессиональные менеджеры, так как в их обязанности входят обслуживание текущих клиентов и их ориентация на повторные сделки, продажи дополнительных продуктов и сервисов путем повторения определенных скриптов – пошаговых инструкций разговора с клиентом. Менеджерам этого отдела хватает базовых навыков продаж. Ведь известно, что продать клиенту, который у вас уже что-то купил, в семь раз легче и дешевле, чем потенциальному клиенту, который еще ничего не покупал. Перед специалистами ставится план по продажам и работе с допродажами, документацией. Они отслеживают доставку грузов, своевременность оплат, выстраивают отношения с клиентами. В данном звене исключается возможность увода базы данных клиентов, поскольку сотрудники не представляют себе возможность самостоятельно конвертировать клиентскую базу в реальную прибыль. Это еще один плюс данной системы.

В такой модели достигается большая эффективность за счет конвейерного разделения: менеджеры первой ступени работают только с новыми клиентами, а менеджеры второй – с постоянными. Причем с постоянными клиентами работают менеджеры, которые узнают их по голосу и помнят по именам. Клиентам это очень приятно! В задачи клиентского отдела входит обслуживание текущих клиентов: прием входящих звонков, выявление дополнительных потребностей и допродажи, развитие клиентов до новых объемов продаж, выставление коммерческих предложений и счетов, контроль оплаты. А задачи отдела активных продаж – совершение первой продажи (закрытие клиента на сделку), грамотное выявление потребности и продажа. Для этого нужно делать определенное количество холодных звонков, понимать клиента и уметь продать ему продукт. Профессиональные менеджеры по продажам находятся именно в этом отделе. Здесь нужны навык продаж, опыт и любовь к продажам.

Мои клиенты в консалтинге часто рассказывают о проблеме: опытные менеджеры научились отлично продавать и ушли к конкурентам с наработанной базой клиентов. В случае двухступенчатого отдела продаж база клиентов аккумулируется в клиентском отделе, а его сотрудники чаще всего не представляют, как монетизировать базу, не понимают ее ценности, так как не являются профессиональными продажниками.

В клиентском отделе нужно только понимать продукт, знать, какие проблемы клиента он решает, и уметь грамотно выявить дополнительные потребности, иногда – провести постпродажную работу с клиентом. Для клиентского отдела можно написать четкие инструкции и скрипты (сценарии) телефонных разговоров, а сотрудников нанимать менее квалифицированных в продажах, чем в отдел активных продаж (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Схема двухступенчатого отдела продаж

В трехступенчатом отделе продаж в дополнение к двум ступеням – отделу активных продаж (Lead Conversion) и клиентскому отделу (Account Management) – добавляется отдел маркетинга (Lead Generation).

В функциональные обязанности сотрудников отдела маркетинга (Lead Generation) входит самая нелюбимая работа профессиональных менеджеров по продажам – поиск потенциальных клиентов. Например, это могут быть холодные звонки, то есть обзвон базы в поисках того, кому может быть интересен ваш продукт. На такую работу в трехступенчатый отдел продаж необходимо брать людей с минимальным опытом в продажах или без такового и без серьезных амбиций. Лучше всего здесь подходят студенты, работающие не столько за зарплату, сколько ради опыта. Да, при минимальной оплате труда возможна текучка кадров, но их легко заменить.

Работа по обзвону базы должна вестись по определенным сценариям, так называемым скриптам (пошаговым сценариям разговора), которые в каждой компании создаются индивидуально исходя из направления ее деятельности. Задача сотрудника – уметь читать с листа, то есть работать по скрипту. Эта монотонная работа неприятна тем, что чаще всего менеджер сталкивается с категорическим отказом. Работа первого звена в итоге заключается в том, что менеджер произносит скрипт потенциальному клиенту и, как только ему отвечают положительно, передает работу во второе структурное подразделение – отдел активных продаж. Сотрудники отдела маркетинга могут обзванивать клиентов по теплым базам и актуализировать базы клиентов. После этого они передают контакты заинтересованных клиентов в отдел по активным продажам. Там их закрывают на первую сделку, развивают и передают в клиентский отдел. Так одна за одной реализуются все три ступени. Эта модель еще успешнее, потому что выделена функция по привлечению клиентов.

Как уже говорилось выше, для сотрудников, сидящих на холодных звонках, пишут скрипты – пошаговые инструкции, сценарии разговора менеджера с клиентом, где прописаны все речевые блоки и структура разговора. Об этом мы поговорим подробнее в главе о регламентах и скриптах. Менеджеров для отдела маркетинга можно набирать на 4–5 рабочих часов в день или на полный рабочий день – студентов и т. п. Важно, чтобы у людей был хорошо подвешен язык и чтобы их можно было достаточно быстро научить звонкам. Вам нужны записи звонков, скрипты и базы, чтобы они пришли, сели и начали звонить – формировать базу теплых клиентов. Еще очень важно вести постоянный наем сотрудников в отдел маркетинга, потому что он подвержен большой текучке кадров.

Описанную модель не везде можно реализовать, потому что есть компании, где внедрение отдела маркетинга нецелесообразно. Например, если ваши продажи ограничены локальной территорией – границами города, а ваши клиенты – юридические лица и их всего 100. То есть когда рынок ограничен, формировать отдел маркетинга не нужно. 100 компаний вполне могут проработать менеджеры отдела активных продаж (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Схема трехступенчатого отдела продаж

Плюсы трехступенчатого отдела продаж:

✓ обезоруживает звездных менеджеров по продажам в традиционной системе. Как именно? При традиционном устройстве отдела продаж хороший менеджер быстро устает и привыкает к обстановке. Понимая, что от его успеха зависит успех всего предприятия, он начинает «звездить» – требовать повышения ставки или процента, улучшения соцпакета, опаздывать на работу или не приходить вовсе, то есть ведет себя вольно и в некотором смысле превышает свои полномочия по отношению к работодателю. Если работодатель перестает идти на поводу у такого менеджера либо в чем-то его ограничивает, сотрудник уходит в другую компанию (на хорошего продавца всегда есть спрос). Однако наибольший урон для вас заключается в том, что он уносит клиентскую базу, оставляя вас ни с чем. Трехступенчатая структура полностью исключает риски такого рода, поскольку подразумевает разделение функций профессионального менеджера по продажам на три составляющие;

✓ в отделе активных продаж не аккумулируется клиентская база и нет постоянных клиентов, привязанных к конкретному менеджеру, так как они совершают лишь первую продажу;

Самый распространенный способ открыть свой бизнес – уход сильного профессионала на вольные хлеба.

✓ удобная мотивация персонала. Первое звено вы сажаете на фиксированную ставку, второе поощряете за счет маленького оклада и большого процента, а третье звено работает с бо́льшим окладом и небольшим процентом за допродажи;

✓ привязываете сотрудника к компании. Каждое звено не может работать без предыдущего, а отдельно взятый менеджер остается невостребованным без полного спектра работ, выполняемых другими отделами. Поскольку менеджер по продажам в отделе активных продаж избавлен от необходимости заниматься холодными звонками – самой нелюбимой работой профессионального продавца, – со временем он теряет свою уникальность. С этого момента уйти в другую компанию станет сложнее, поскольку придется заново совершать весь цикл продаж, а не одно звено непосредственно продаж, которое кажется наиболее приятным;

✓ увеличение производительности отдела продаж, построенного по трехступенчатой системе, достигается за счет конвейерности – разделения задач, когда каждый выполняет одну задачу, будь то холодный обзвон, непосредственно продажи или повторные продажи клиентам, которые у вас уже что-то покупали;

✓ база клиентов менее подвержена уводу. Вы оставляете себе базу клиентов, ее увод затруднен, так как сотрудники, работающие с базой, – не профессиональные менеджеры по продажам и не представляют ее ценности. Более того, они не знают, как ее можно монетизировать. Вы не зависите от уникального сотрудника – отсутствует звездная болезнь. Если сотрудник покидает компанию, вы просто находите ему замену – человека, который будет работать согласно установленным инструкциям, сценариям и скриптам. Ваши потери минимизируются, остается лишь научить нового работника установленной схеме;

✓ воспитание кадров Еще одним преимуществом для вашей компании в данной системе продаж является то, что вы сами воспитываете кадры исключительно для своего бизнеса. Наняв неопытного, но настойчивого студента для холодных продаж, вы можете поощрять его в случае успеха и со временем повысить до второго, а потом и до третьего звена. Не заботясь о том, что этот человек в один день уволится и уведет клиентскую базу. Данная система хороша тем, что есть возможность карьерного роста, а это главный стимул для амбициозного работника.

Минусы трехступенчатого отдела продаж:

✓ можно строить, когда есть минимум четыре-пять человек в отделе;

✓ более сложная структура: разные системы мотивации, отчетности и контроля. Повышенные требования к квалификации руководителя отдела.

В пятиступенчатом отделе продаж (рис. 1.3) подразделение активных продаж (Lead Conversion) состоит из отдела разработки клиентов (Lead Development) и отдела активных продаж (Lead Conversion). Перед Lead Development ставят задачу грамотно выявлять потребности клиентов, разрабатывать спецификации и продукты под нужды заказчика. Как правило, в эту категорию попадают технологи или узкие специалисты, которые могут грамотно выявить потребность и потом на «русском языке» все объяснить менеджеру в отделе Lead Conversion, умеющему продавать продукт, «докручивать» и закрывать на продажи.

Кроме того, в пятиступенчатом отделе продаж клиентский отдел (Account Management) подразделяется на обычный клиентский (Account Management) и на отдел по работе с ключевыми клиентами (Key Account Management). Известно, что в любом бизнесе около 80 % продаж приносят 20 % клиентов. Отдел по работе с ключевыми клиентами занимается именно этими 20 %, потому что благодаря им компания существует. К ключевым клиентам нужен особый подход: для них требуется большее количество касаний (визитов, телефонных звонков, электронных и бумажных писем) плюс анализ закупаемых объемов, своевременные специальные предложения, встречи, в том числе обязательно совместные с руководством. На этих клиентах держится бизнес – и они должны чувствовать свою эксклюзивность.

Компания значительно повысит лояльность, если вы введете такой отдел и пропишете конкретное количество действий, которые должны совершать его менеджеры по отношению к ключевым клиентам. С ними нужно вести работу на другом уровне. Например, касаться два раза в месяц звонком или встречей, задавать ряд вопросов, записывать все в CRM-систему или карточку клиента, понимать запросы и потребности клиента на следующий месяц. Для ключевых клиентов важно касание бумажными письмами – так называемый direct mail, встречи для обсуждения, как улучшить совместную деятельность, встречи в виде продаж под видом сервиса и т. д. Необходимо совершать большее количество звонков, вести предпродажную и постпродажную работу. Важно, чтобы с каждым ключевым клиентом работали профессиональные менеджеры.

Плюсы пятиступенчатого отдела:

✓ вы сильнее привязываете постоянных и ключевых клиентов к своей компании;

✓ ассистент снимает технические задачи, тем самым увеличивается эффективность менеджеров, потому что они экономят время;

✓ отдел по разработке клиентов позволяет более грамотно выявлять потребности и увеличивать количество клиентов. Профессиональная консультация в продажах решает многое.

Минусы пятиступенчатого отдела:

✓ сложность в управлении. Если не прописаны бизнес-процессы, касающиеся продаж, нет должностных инструкций, не выстроена система найма персонала и система контроля, управлять таким отделом трудно;

✓ высокие требования к руководителю отдела продаж. Возможно, понадобится несколько руководителей.

Итак, мы рассмотрели четыре модели отдела продаж. Начиная с двухступенчатой модели можно добавлять новое звено – помощника менеджера (рис. 1.3). Это технический ассистент, на котором завязана вся техническая работа, в том числе бухгалтерские сверки, подписание актов, подготовка договоров, выписка счетов и т. д. Простая рутинная работа, на выполнение которой можно прописать инструкции, чтобы не отвлекать профессиональных менеджеров от продаж.

Рис. 1.3. Схема пятиступенчатого отдела продаж

Таблица 1.3. Функции подразделений отдела продаж[1]

Архитектура отдела продаж зависит от структуры и этапов развития бизнеса. Этапы развития бизнеса бывают следующие.

1. Стартап

На уровне стартапа отдел продаж, как правило, имеет традиционный вид и порой руководитель сам занимается продажами. В данной ситуации это нормально. Чем можно заняться на этапе стартапа, так это описанием процесса продаж, созданием должностных инструкций и скриптов продаж. Чтобы затем, на этапе роста и формирования отдела продаж, этим не пришлось заниматься судорожно. К тому же писать по ходу действия всегда на порядок легче, чем после.

2. Этап начального роста компании

На этом этапе, как правило, уже есть несколько менеджеров и назревает потребность перейти хотя бы на двухступенчатое разделение отдела продаж. Потому что конвейерная работа дает прирост производительности и качества обслуживания. Для начального роста оптимальна именно двухступенчатая система, но в зависимости от ваших клиентов и продукта. Если у вас, например, много постоянных клиентов, можно посадить двух человек в отдел по работе с постоянными клиентами, а одного (или двух) – в привлечение. И наоборот, если у вас большая часть продаж у новых клиентов, делается акцент на новых продажах – сажайте двух менеджеров на активные продажи и одного – в клиентский отдел.

Часто, выйдя на этап начального роста, компании не переходят на двухступенчатую систему отдела продаж. Это приводит к тому, что:

✓ приходится нанимать дополнительных менеджеров, потому что традиционный отдел не справляется с решением текущих задач;

✓ появляется много системных проблем, на решение которых тратит время руководитель;

✓ нет мотивации продавать много, так как не разработана система мотивации по ключевым показателям эффективности.

3. Этап быстрого роста

Остановка на этапе роста с традиционным отделом продаж приводит к разного рода проблемам. Появляются звездные менеджеры, контроля продаж нет, наблюдается четкое распределение и закрепление самых «вкусных» клиентов за старыми менеджерами, а новым достаются худшие. Из-за этого происходят конфликты в отделе. То есть на этапе стремительного роста переход на двухступенчатый отдел продаж, а если возможно, то и на трехступенчатый, крайне важен. Так вы добьетесь большей производительности за счет разных факторов, о которых мы поговорим чуть позже.

Конвейерное распределение дает рост продаж и увеличение эффективности, а выделение отдела по работе с ключевыми клиентами позволяет делать больше продаж ключевым клиентам. Менеджеры, которые занимаются продажами, активнее продают, потому что им не нужно делать холодный обзвон, он выстроен так, чтобы можно было менять людей каждую неделю.

Штат менеджеров приходится раздувать еще сильнее, так как продаж становится больше, а эффективность отдела низкая. За счет большого количества сотрудников в отделе появляется текучка кадров. Если нет стабильной системы найма, недостаток персонала приводит к потере в качестве обслуживания клиентов, что влияет на их лояльность и стремление дальше работать с вами (если вы работаете на высококонкурентном рынке). Звездных менеджеров становится все больше. Возможны первые уходы ваших сотрудников к конкурентам или собственный бизнес с вашими базами клиентов, которые они наработали, трудясь у вас.

4. Этап постоянного роста

На данном этапе важно развивать отдел продаж, прописать бизнес-процессы и автоматизировать те из них, которые возможно. Необходимо четкое понимание бизнес-процессов менеджерами и руководителями отдела продаж, наличие разработанных систем мотивации, контроля и отчетности, должностных инструкций. Обязателен наем технического ассистента. Для этого у вас должны быть регламентированы и прописаны все функции, связанные с проведением сделок, заполнением договоров, выставлением счетов, актов сверки и т. п., – чтобы скинуть рутинную работу на технического исполнителя, которому можно меньше платить: средняя стоимость часа его работы – 150–200 рублей, а менеджера по продажам – от 300–400 до 500–600 рублей. Вы намного больше сэкономите, если будете использовать ассистента для решения технических задач. И одновременно улучшите условия труда своим профессионалам.

Если постоянных клиентов много, лучше сразу разделять их на ключевых и неключевых.

Двухступенчатый отдел хорошо подходит для этапа стремительного и постоянного роста. Если у компании есть цель выйти на такой этап, в трехступенчатом отделе плюсы такие же, как в двухступенчатом, но добавляется еще один положительный момент – привлечение клиентов теперь снимается с плеч отдела активных продаж.

Менеджеры по продажам, которые умеют продавать, ужасно не любят делать холодные звонки. На одном из семинаров у нас было 92 менеджера по продажам и из них на вопрос: «Кому нравится делать холодные звонки?» – ни один не поднял руку. Звонить не хочется, но это продажа. Поэтому менеджеры, которые приходят к вам работать, очень радуются, если у них нет холодных звонков, как в большинстве компаний России. Именно по этой причине они к вам идут и становятся более лояльными к вашей компании.

На чем еще теряются деньги? Когда компания выходит, например, на этап стремительного роста при традиционном отделе продаж, все начинает рушиться: с заказами не справиться, с поставщиками и среди менеджеров – конфликты, с логистикой – проблемы. Эффективность сильно снижается. Нужно намного увеличивать штат, чтобы справиться с классическим отделом продаж на данном этапе. Некоторые руководители интуитивно доходят до понимания необходимости разделения функций и отделов.

Задание в конце главы

Определитесь, на каком этапе вы находитесь, и нарисуйте структуру отдела продаж – если вы решили внести в него изменения. Определите, каким он должен быть, чтобы соответствовать ступени развития, на которой находится компания. Затем напишите пять шагов по изменениям, необходимых, чтобы получить систему, к которой вы стремитесь.

Шаг 1. _____________________________________________

Шаг 2. _____________________________________________

Шаг 3. _____________________________________________

Шаг 4. _____________________________________________

Шаг 5. _____________________________________________

Пройдя отметку «стартап», многие компании приобретают постоянных клиентов и выходят на стабильное количество заказов. При этом активные продажи у них постепенно теряют эффективность. Если во время развития компании вы, руководитель, сами сидели на телефоне и принимали звонки, сейчас этим занимаются менеджеры – и контролировать процесс на 100 % не представляется возможным. По мере развития во многих организациях активные продажи опускаются до крайне низкого уровня либо исчезают совсем. Я работал с несколькими бизнесами, менеджеры в которых совершали семь-десять холодных звонков в неделю. А мои помощники недоумевали и говорили, что «такого быть не может», так как привыкли делать 40–50 звонков до 12 часов дня. Задумайтесь, что такое 10 звонков в неделю, если можно сделать 60 звонков за три часа?

Итак, многие из вас убедились на личном опыте, что число активных продаж постепенно снижается. Мало кто может урегулировать данный процесс и направить его в нужное компании русло. Чтобы найти способ решения проблемы, следует четко понимать, что такое активная продажа. Я буду называть активными продажами процесс, в котором менеджер по продажам путем личных активных действий (холодные звонки, назначение встреч и продажа на них, работа с реактивацией клиентов и пр.) осуществил поиск клиента и закрыл его на продажу.

Если компания прошла начальный этап роста и работает с постоянными клиентами, вам уже не критически важно заботиться о количестве новых клиентов, оборотах и заказах, чтобы выполнить план продаж. Если вы его выполняете на сумму, на которую рассчитываете, зачем нужны дополнительные действия и дополнительная прибыль? Так считают 80 % наемных менеджеров. Следствие этого – застой бизнеса и замедление развития продаж. В итоге вы имеете определенное количество постоянных клиентов, из которых кто-то разовьется и станет покупать больше, а кто-то, наоборот, со временем исчезнет. Так или иначе, но развития нет: у вас остается некоторое количество постоянных клиентов и все. Я бы назвал это «стратегическим поездом в пропасть».

Что делать? Чтобы иметь постоянные каналы привлечения новых клиентов в бизнес, стабильные и динамичные показатели эффективности отдела продаж, надо с самого начала выстраивать систему активных продаж, определить, какие действия и в каком количестве нужно совершить менеджерам, чтобы получить поток новых клиентов. Нельзя основываться на мнении менеджеров: «Денег достаточно, директор ездит на “Мерседесе”, зарплата хорошая. Зачем напрягаться и делать больше?» Нужно выстраивать активную систему привлечения, чтобы у вашего бизнеса был постоянный поток новых клиентов.

На самом деле восемь из десяти компаний приходят к тому, что на этапе развития у них есть клиенты, но потом их количество сильно снижается, а менеджеры, ответственные за активные продажи, превращаются в клиентских менеджеров и занимаются лишь тем, что принимают входящие и исходящие счета, получая 50 000–60 000 за работу, с которой справится студент-первокурсник.

В продажах, которые называются активными в полном смысле слова, часто забывают о прогнозировании и планировании. Конечно, невозможно со стопроцентной вероятностью предсказать покупательскую активность, но вы должны знать долю погрешности при прогнозировании вашего дохода при активных продажах. Сколько денег будет по приходу новых клиентов, сколько от старых. Нужно учитывать мелочи, например сезонность. Тогда ваш доход будет прогнозируем.

Следует сказать пару слов и о рекламе. Она, безусловно, является средством привлечения клиентов, но пассивным. А в вашем бизнесе должен быть отлажен механизм по активным продажам, настроены активные каналы привлечения. Приведу пример. У вас есть отдел продаж, в котором работают менеджеры. У них есть ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicator, KPI) по ежедневным действиям. Скажем, 40 звонков в день по холодной базе и 15 – по текущим клиентам с целью выявить дополнительные потребности и реактивировать клиентов. Менеджеры готовят отчеты по своим действиям за день и результатам, поэтому можно замерить эффективность каждого сотрудника, конверсию, выявить и замерить эффективность скриптов и многое другое. Примерами KPI может быть количество звонков в день по холодной или теплой базе, количество назначенных встреч, отправленных счетов и коммерческих предложений, число проведенных встреч. В зависимости от сферы бизнеса KPI могут меняться. Так, если у вас работают торговые представители, примером ключевого показателя эффективности будет являться объезд определенного количества объектов за день или неделю либо количество назначенных встреч.

Огромное значение для отлаженной системы активных продаж имеют скрипты. Грамотное внедрение скрипта может принести дополнительно 20–60 % продаж. Не существует специального банка скриптов, поэтому задача руководителя отдела – проанализировать процесс продаж и составить индивидуальную схему разговоров (действий), подходящую под конкретные задачи.

База клиентов во многих компаниях, особенно в малом бизнесе, не ведется. Не так давно я общался с владельцем небольшой сети салонов красоты и сказал ему, что лучше вести клиентскую базу на полях записной книжки, чем вообще этого не делать. Почему база так важна?

✓ Доказано, что продать клиентам, которые у вас хотя бы раз что-то купили, в семь раз легче, чем новым клиентам. Это значит, что если у вас из 100 новых потенциальных клиентов покупают семеро, из 100 тех, кто вас уже знает и что-то приобрел, купят 49! Все продажи, которые делают по существующей базе клиентов, даже если они разовые или непостоянные, проходят намного легче и быстрее, чем продажи новым клиентам, привлеченным из рекламных источников, активными продажами и подобными инструментами.

✓ Если вы ведете базу, можете проводить специальные акции и распродажи для ваших клиентов или для их групп. Грамотно проведенная распродажа может принести месячный объем продаж за пять-десять дней.

✓ Имея базу клиентов, вы можете всегда держать своих клиентов «теплыми», например рассылать не спам, а действительно полезную и интересную информацию.

Грамотная рассылка по клиентам имеет три составляющие:

33 % – полезная информация о рынке, продукте, технологиях;

33 % – практические советы и рекомендации, как решить проблему клиента;

33 % – fun (развлечение). Показываете, что вы – живая компания: фото офиса, видео с мобильного телефона о корпоративе или поздравление с днем рождения, 1–2 минуты рабочих будней и т. п. Думаете, это не относится к продажам? Еще как относится! Письма, содержащие такую информацию, открывают и читают чаще всего. Как в свое время у Нагиева в программе «Окна» – людям нравится наблюдать за чужой жизнью.

Лучше вести базу клиентов в CRM-программах или с помощью автоматического сервиса. Вы можете использовать и Outlook Microsoft, 1С, Sugar-CRM. Кроме того, есть много бесплатных облачных вариантов на megaplan.ru и bitrix24.ru.

CRM – это система по ведению и отслеживанию взаимоотношений с клиентами. Зачем она нужна? Помимо собственно базы содержит разные способы сегментирования списка – вы можете отобрать клиентов и разделить на группы: ключевые (те, на ком держится компания), средние, мелкие. Можно даже ввести параметры ABCD-сегментации базы – и CRM-система сама определит категорию клиента (про ABCD-сегментацию мы поговорим в главе 6).

Следующая технология, которую я хотел бы осветить, – система реактивации клиентов. Это возврат клиентов, ранее работавших с вами, но по каким-то причинам переставших это делать или не покупающих больше, чем средний период транзакции в вашем бизнесе (средний период покупки клиента). Например, мебель покупают в среднем раз в полтора года, продукты питания – два раза в неделю, одежду – раз в месяц, компьютер – раз в два с половиной года, а бензин – два-три раза в неделю.

Средний период транзакции есть в каждом бизнесе. Скажем, в оптовом бизнесе клиенты покупают раз-два в месяц, некоторые – раз в два месяца, максимум – раз в два с половиной месяца. Усредненная транзакция – раз в полтора месяца. Клиенты, не покупавшие более трех месяцев, автоматически попадают в базу по реактивации клиентов. С ней надо активно работать. Причин, по которым люди давно не покупают, может быть масса: просто ничего не нужно, ушли к конкурентам или хотят уйти, недовольны качеством или еще чем-то. С этим можно и нужно работать. Как правило, СRМ-система автоматически отслеживает дату последней транзакции – и если она превышает три месяца, клиент заносится в отдельный список. Менеджеры просматривают его каждый понедельник (это прописано в инструкции) и обзванивают новичков. Вы можете вести таблицу в Excel или в комментариях к контактам в Outlook отмечать, когда была последняя транзакция. Если у вас 100–200 клиентов, просматривать такую базу достаточно раз в месяц.

Прозванивайте всех клиентов, попавших в базу по реактивации, согласно скрипту (шаблону разговора). Например: «Здравствуйте! Это компания… Вы являетесь нашим постоянным клиентом, но мы заметили, что достаточно долгий период времени – более трех месяцев – вы у нас ничего не покупали. Мы заботимся о своих клиентах и хотим сделать наш продукт лучше. Расскажите, с чем это связано? Можем ли мы сделать что-то, чтобы наладить сотрудничество? По какой причине вы так долго не покупали?» Иногда говорят, что увеличили долю покупки у вашего конкурента. Вы можете вовремя это выявить, узнать, из-за чего так произошло, и оперативно решить проблему, чтобы не потерять других клиентов, а возможно, и вернуть ушедших или оказавшихся на полпути. Некоторые скажут, что вы просто давно не звонили и они готовы оформить заказ.

При реактивации нужно предлагать скидки, но ограничивать их по времени (например, ближайшие две недели), давать подарки за реактивацию или бесплатную доставку и т. д.

Технологии по увеличению среднего чека позволяют увеличить объем разовой покупки, которую делает ваш клиент. Две самые эффективные

из них на практике – upsell (продажа более дорогого продукта) и cross-sell (продажи сопутствующих продуктов).

По статистике, если клиенту, совершившему приобретение, предложить хорошее дополнение к основной покупке, в среднем 10–20 % покупателей примут предложение. Особенно если мотив будет заключаться не только в сопутствии товара, но и в значительной выгоде, например в скидке. Это означает, что, совершив продажу необходимого предмета, предприятие получает маржу не с одной, а с двух единиц товара. Выгода организации очевидна. Поэтому в нужный момент, когда гость заказывает кока-колу, приветливый персонал обязательно предложит дополнение к ней в виде десерта или легкого блюда. После этого в игру вступают навыки психолога, которыми непременно должен обладать успешный менеджер.

Ключевой момент технологии upsell, когда вы предлагаете более дорогой товар, – обосновать, почему он нужен клиенту, и убедить, что этот товар решает проблему гораздо лучше прежнего.

В системе продаж существует совокупность инструментов, призванных увеличивать средний чек. Менеджер организации, не просвещенный по части предложения дополнительного или более дорого товара/услуги, вряд ли сможет грамотно донести до покупателя необходимость такого приобретения. Более того, не все менеджеры продаж, которые пользуются данным инструментом, делают это умело. Например, в ресторанах быстрого питания действует правило: если продавец дополнительно ничего не продал покупателям в течение определенного периода времени, его фамилия занимает место в списке сотрудников на лишение премии, в перспективе – на увольнение.

Некоторые клиенты, совершая основную покупку, когда используется методика cross-sell, тратят на предложенный в дополнение товар до 200 рублей. Если подсчитать среднюю проходимость того же ресторана быстрого питания, рассчитанного на 100–150 мест, в день она составит около 700–800 человек. Соответственно, несложно подсчитать общую выручку от дополнительных продаж, которая может составить до 48 000 рублей ежедневно. Согласитесь, звучит неплохо.

Cross-sell предполагает не только продажу дополнительного товара, но и замену дешевого на более дорогой (технология upsell) либо предложение в дополнение товара совершенного иного значения, но по выгодной цене, которая может заинтересовать клиента.

Давайте разберемся на примере. Допустим, вы идете за продуктами в супермаркет. Вас интересует колбаса, причем определенного сорта, например «Докторская» по 250 руб./кг. Витринная выкладка сделана таким образом, что на уровне глаз лежит самый дорогой товар. Зачастую специально завышенная цена – на 15–20 % – выделена красным или желтым цветом и на этом же ценнике указана скидка на точно такой же процент. Стоимость продукта в целом выше. В нашем случае «Докторская» колбаса более известного производителя, который активнее тратится на рекламу, стоит 270 руб./кг (с учетом скидки). Увидев несколько очевидных преимуществ, вы выбираете более «выгодный» продукт. Это и есть upsell. А рядом с ним – акция: при покупке более 1,5 кг колбасы – кетчуп с соседней полки бесплатно (его стоимость минимальна и покрывается за счет маржи, заложенной в цену колбасы). Это уже cross-sell.

Главная задача менеджера при обслуживании клиента – убедить последнего, что потратив минимум на 50 % большую сумму, он приобретет гораздо более стоящий товар, который ему нужен.

Маржинальная выгода при использовании upsell очевидна. Ведь продав ноутбук за 15 000 рублей, магазин получит максимум 3000 рублей прибыли, а предложив покупателю ноутбук с ультрасовременным четы-рехъядерным процессором, встроенной памятью 10 Гб и дополнительными аксессуарами в подарок, но стоимостью 35 000, при ежемесячных выплатах ВСЕГО в 3500 рублей без переплат, магазин точно увеличит свой финансовый результат.

Самое странное, что очень мало предприятий, особенно вновь открывшихся, применяют данные технологии. Хотя upsell и cross-sell низкозатратны – это лишь расходы на переобучение сотрудников. А прибыль от использования таких систем очевидна. В итоге и покупатель доволен, и организация увеличила объем продаж с общей выручкой.

Большие компании давно применяют эти высокоэффективные инструменты менеджмента. При приеме нового кандидата на роль менеджера продаж в регламенте/инструкции прописано, что он обязан предлагать дополнительные или более дорогостоящие услуги, любым другим способом увеличивать прибыль организации, нежели продав только требуемую позицию.

Конечно, не каждый работник будет добросовестно предлагать каждому покупателю что-то в довесок или более дорогую модель выбранной техники. Особенно если он получает процент от цены товара, а не от чистой прибыли или маржи организации. Ведь необязательно посвящать персонал в ценообразовательный процесс. Соответственно, для улучшения качества обслуживания существуют разные инструменты:

✓ тайный покупатель (подробно опишет общение конкретного менеджера/продавца с покупателем);

✓ видеонаблюдение (обеспечит систематическое наблюдение за поведением сотрудников, позволяя принимать оперативные меры);

✓ разные тренинги, направленные на мотивацию сотрудников соблюдать предписанный регламент.

Вывод прост: при правильном подходе к покупателю товара (услуги) квалификация обслуживающего персонала имеет фундаментальное значение на пути к получению высокой прибыли.

Внедрение технологий заключается в четком прописывании регламентов работы для продающего персонала, в частности инструкции по линейкам продуктов – с каким товаром или группой товаров какой товар предлагать. Например, при покупке ноутбука средней ценовой категории менеджер по продажам должен:

1) предложить более мощный и дорогой ноутбук (один из трех вариантов, которые прописаны в инструкции). Это использование технологии upsell;

2) если клиент отказался, поинтересоваться, нужна ли печать, и в случае получения положительного ответа предложить принтер. Это технология cross-sell;

3) затем предложить:

1) колонки;

2) мышку;

3) сумку;

4) комплект для чистки.

Только после прохождения всех пунктов инструкции менеджер по продажам имеет право «отпустить» покупателя с тем товаром, который он собрался купить.

Прописав данную инструкцию, вы получаете так называемый путь покупателя на каждую линейку продуктов, по которому менеджер по продажам ведет клиента.

В среднем внедрение cross-sell и upsell дает рост продаж на 15–30 %, а в отдельных случаях цифры достигают 70–80 %.

Один из способов получить с клиента как можно больше прибыли – двухшаговые продажи. Это позволяет уничтожить конкурентов, которые даже не поймут, как вы продаете. На первом этапе вы продаете клиентам не основной товар, на котором зарабатываете деньги, а вводный – очень дешевый или бесплатный. Это может быть обучение чему-либо. Например, компании, продающие специализированные программы для бухгалтерии, проводят семинары и продают дешевые (или бесплатные) тренинги для бухгалтеров, где рассказывают, какие проблемы возникают в бухгалтерской практике, методы их решения и как их решает предлагаемое программное обеспечение. В конце мероприятия идет продажа продукта. В итоге формируется база целевых клиентов – самый важный актив. Кстати, программное обеспечение продается весьма успешно, потому что компания сразу бесплатно или дешево дает определенную ценность. При таком подходе работать с клиентом дальше намного легче, потому что он лояльный. По факту формируются два вида продукта: первичный (frond-end), на котором зарабатывают мало или вообще не зарабатывают (тренинги для бухгалтеров), и вторичный (back-end) – основной продукт, на котором компания зарабатывает. Back-end может быть решение проблемы, дополнительные опции, сервисы и расширенные гарантии – высокомаржинальные товары и услуги, приносящие компании десятки, сотни и тысячи процентов. В этом смысл двухшаговых продаж.

Многие уже пользуются данной технологией, например фитнес-клубы. Вы можете прийти пару раз бесплатно, после чего, как правило, приобретаете абонемент. Гипермаркеты рекламируют арбузы по 5 рублей и завешивают все места билбордами с этим предложением. Часто продажей арбузов не отбить даже аренду самих билбордов. Но главное – привести покупателя в магазин, а там он наберет корзину продуктов, пока дойдет от арбузов и до кассы. Когда вы на флаг вывешиваете что-то выгодное, дешевое или бесплатное, к вам приходят, а потом вы продаете свой back-end. Например, станции технического обслуживания автомобилей вводят бесплатную диагностику, а у мастера в скрипте (сценарии продаж) написано, что после того как он ее выполнит, обязательно нужно выдать отчет о неисправностях, стоимости ремонта и запчастей – в 90 % машин что-то можно поменять и найти, что не в идеальном состоянии. Диагностика производится, когда есть свободные боксы или по записи в «окна», и длится она до 15 минут.

Или консоли Xbox и Playstation продают на 100 долларов дешевле их себестоимости: производство – 700 долларов, цена в магазине – 600. Казалоcь бы, люди умные: зачем продавать в минус? Затем, что они зарабатывают на дисках, которые стоят по 30–50 долларов за штуку. Диски покупают всегда, а приставку один раз, вот вам и модель продаж. То же самое с принтерами и картриджами. Сначала компании зарабатывали на принтерах, а потом начали чиповать картриджи, чтобы люди не могли их заправлять, а покупали новые. Принтер покупают один раз, а картриджи постоянно. Выгоднее постоянно зарабатывать много на высокомаржинальных расходных материалах, чем один раз на основном продукте.

Подумайте, что вы можете использовать в качестве frond-end и back-end продуктов в своем бизнесе.

Frond-end __________________________________________

Back-end ____________________________________________

Невозможно постоянно работать со 100 % качеством. Допустим, есть клиенты, которые ушли от вас, потому что были недовольны качеством сервиса, товара, доставкой или чем-то еще. Ваша задача – выстроить систему по работе с ними. Первое, что вы должны сделать, – настроить систему по отслеживанию клиентов, которые уходят разочарованными, а потом – четкий алгоритм работы с рекламациями, как именно возвращать клиентов. Алгоритм должен находиться у руководителя отдела продаж.

Есть несколько основных правил, как грамотно работать с недовольными клиентами. Во-первых, возвращать ушедшего клиента должен не тот менеджер, который его потерял. Почему? Потому что если отношения испорчены, менеджер-виновник никогда не вернет обиженного, какие бы

условия он ни предложил. Возвращать должен другой человек, который четко понимает ситуацию. Важно объяснить, что проблемы больше нет. Если она была связана с логистикой, сказать, что у многих клиентов возникали аналогичные сложности, компания получила много жалоб и сменила транспортную компанию. Очень важно показать причину и сказать, что она в прошлом и проблема устранена. Обратная связь, которую вам дадут ушедшие клиенты, бесценна. Если вы сумеете их вернуть какими-то скидками, подарками и уловками, эти клиенты останутся с вами на всю жизнь. Главное – признать свою ошибку! Если клиент не объясняет, в чем причина ухода, скорее всего, его переманили деньгами.

Как организовать отличный сервис?

1. Общение. Важнее всего общение ваших менеджеров с клиентами. Надо чтобы у ваших сотрудников всегда были приятный внешний вид, улыбка на лице, отличное знание продукта, отсутствие отрицательных эмоций по отношению к клиентам. Это очень важно, поэтому надо вести контроль за качеством обслуживания: записи телефонных звонков и видеонаблюдение на складе и в отделе продаж.

2. Звонок после покупки. Нужно звонить и уточнять информацию о качестве сервиса, возникли ли проблемы, можно ли что-то сделать лучше, плюс выявить дополнительные потребности клиента и допродать сопутствующий товар. Такое отношение к клиентам – проявление большой заботы о них. Это увеличивает лояльность.

Через какое время нужно звонить? В зависимости от товара или услуги, но, как правило, в течение трех дней. Ваши клиенты успели забыть, что купили товар, используют его, а вы неожиданно звоните и интересуетесь, как дела, есть ли проблемы и т. д. Грамотный скрипт разговора менеджеров включает выявление дополнительных потребностей и продажу сопутствующих товаров. Скрипт начинается со слов: «Здравствуйте! Это компания “АВС”. Три дня назад вы купили у нас товар Х. Все ли прошло хорошо, есть ли вопросы по использованию?» После обсуждения качества можно перейти к cross-sell, предложив клиенту сопутствующий товар. Так вы увеличиваете лояльность и делаете дополнительные продажи.

Еще одна очень интересная фишка, которую я даю своим клиентам только в дорогих консалтинговых проектах, – звонок под видом сервиса. Суть технологии такова: когда вы продали товар, например кондиционер, звоните клиенту через определенное время, например через полгода, и предлагаете бесплатный или дешевый сервис, во время которого выявляете дополнительные потребности и делаете допродажи. Разговор звучит приблизительно так: «Здравствуйте! Полгода назад вы купили у нас кондиционер. Очень важно осуществлять их техническое обслуживание. Если этого не делать, может произойти поломка, а это навредит детям и животным, плохо повлияет на ваше здоровье. Выезд нашего специалиста стоит 2000 рублей. Вам это интересно?» Если да, ваш специалист выезжает и пробует что-то продать клиенту: «Я заметил, что на кухне у вас нет кондиционера. Вы не хотите приобрести современный кондиционер и туда – со скидкой?» Клиент думает, что это сервис, выездной специалист тоже, но у него в зарплате есть небольшой процент за продажу во время сервиса. Как вы уже знаете, это технология допродаж.

Большинство компаний не занимаются обучением своих клиентов, потому что не считают это нужным. На самом деле такое обучение влияет на лояльность. Причем можно обучать как постоянных клиентов, так и потенциальных. Для вас будет это offer.

Offer – специальное предложение, используемое в двухшаговых продажах, чтобы привлечь клиентов на обучение, а затем продать им продукт или услугу. Однажды я был на семинаре в факторинговой компании. Тема – «Как снизить издержки, используя факторинг». Сперва они проводили четырехчасовое обучение с несколькими спикерами, кофе-брейком и раздаточным материалом, а в конце продавали консультации по внедрению.

Итак, большинство компаний не учат своих клиентов, а вы можете использовать обучение в нескольких целях. Как offer, то есть специальное предложение, которое вписывается в рамки двухшаговых продаж. Чтобы увеличить лояльность клиентов и повлиять на развитие тех из них, кто с вами уже давно работает (они получат новые, более мощные материалы, фишки и технологии).

Некоторые оптовые компании могут учить своих клиентов грамотно продавать их товар. Это можно сделать через вебинары или скайп-касты. Очень действенный метод! Но сейчас его мало кто использует. Допустим, вы – производственная компания, у вас есть определенный продукт и вы проводите специальные вебинары для менеджеров по продажам в дилерских компаниях, которые покупают и перепродают ваш продукт. Допустим, есть 14 дилеров и вы делаете им рассылку на тему «Как грамотно продавать продукт Х», а также как продать конкурентные преимущества, учесть стандартные возражения и специфические свойства продукта, и т. д. Ваши дилеры собирают отделы продаж, всем составом входят в вебинарную комнату в определенное время и обучаются. Руководитель отдела продаж затем получает список моментов, которые нужно проконтролировать. Еще можно делать записи вебинаров и рассылать их тем, кто не смог присутствовать. Или записывать лучшие телефонные продажи на аудио и скидывать файлы руководителям дилерских отделов продаж. Это хороший инструмент, который не раз доказал свою эффективность у нескольких моих клиентов в консалтинге. У менеджеров появляется больше уверенности и это сопровождается скачком в продажах.

Это очень важная и актуальная тема, потому что системно совещания и летучки не проводят в 98 % компаний. Некоторые проводят их от случая к случаю. Между тем системная работа по части совещаний и планерок (летучек) приводит к тому, что ваша компания, отдел продаж и другие отделы постоянно развиваются. Поэтому так важно приучить еженедельно и ежемесячно ставить цели, достигать их и отчитываться за положительный или отрицательный результат. Это прививает гипер-ответственнность за итоги деятельности. Благодаря такому подходу ваша компания будет стабильно расти.

Часто планерки проводят по мере появления поводов, а не системно: каждую неделю и каждый месяц. Это приводит к тому, что у ваших коллег нет дисциплины и привычки ставить задачи и достигать их. Линейный рост – максимум, на что может рассчитывать компания, где не практикуют системные планерки и совещания.

Еще совещания используют для замера показателей и отчетов о проделанной за месяц работе – по показателям эффективности и проценту их выполнения. Плюс обсуждаются ключевые моменты, планы и стратегии развития.

Чтобы превратить планерки и совещания в привычку, надо составить график их проведения. И утвердить регламент. Так ни у кого не возникнет вопросов, «когда», «во сколько», «что я должен подготовить», «какие отчеты принести», «сколько времени продлится собрание» и т. п. Вся необходимая информация должна быть включена в регламент.

Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки по 10–15 минут, на которых руководитель отдела уточняет цели менеджеров и ставит по три цели на день. Следующий день начинается с отчета, что сотрудники сделали вчера, и новых трех целей на текущий день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут в офисе (летучка проходит, например, с 9:00 до 9:15). А в большинстве компаний люди пришли в 9 утра на работу и еще полтора-два часа раскачиваются: кофе, перекуры, новости, социальные сети, личная почта и т. д.

Руководитель одного моего клиента опоздал на встречу – и я полтора часа просидел в отделе продаж, причем в самом начале рабочего дня, все это время наблюдая за сотрудниками. Притом что они знали, чем я занимаюсь в их компании. Так вот, первые полтора часа люди пили кофе, ходили курить, делились новостями. Только через 1 час 45 минут первый менеджер сделал телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания при таком старте. Это часть фонда оплаты труда (ФОТ) менеджеров, потому что компания платит за неэффективно потраченное сотрудниками время, плюс если бы это время было посвящено продажам – их стало бы на 1/4 больше:

Потери = ФОТ отдела продаж/8 × 2 + 1/4 объема продаж.

Утренние совещания важны еще и потому, что ставят цели на день и времени на раскачку у менеджеров просто не остается. Еженедельные совещания помогают поставить цели на текущую неделю и проконтролировать задачи прошлой семидневки, что позволяет постоянно расти. Ежемесячные совещания способствуют выполнению ключевых показателей эффективности: в конце месяца у руководства будет большой отчет по сделанному, о средствах достижения и возможностях увеличить эффективность. И конечно, это позволит поставить цели на следующий месяц, определить ответственных за их выполнение, дедлайны и т. п.

В большинстве своем технологии, которые вы будете внедрять, не сработают без системы контроля и отчетности. Если вы не ставите себе задачу контролировать результат, вероятность его достижения сильно снижается. Что должна включать система контроля и отчетности?

Важны два направления:

1) первое – контроль процесса выполнения задачи. Он предполагает контроль качества выполнения стандартных задач и может включать замер количества холодных звонков, первичных и вторичных, а также количества назначенных встреч, выставленных счетов, подписанных договоров, допродаж;

2) второе – контроль результата. Он предполагает замер разных показателей, демонстрирующих результат работы. Например, объем продаж за день, прибыль, количество новых клиентов и т. д.

Если у вас есть прописанные стандарты и правила продаж, скрипты продаж, инструкции для менеджеров, нужно ввести контроль за их соблюдением. Для этого можно использовать замеры с помощью тайного покупателя своими силами или силами специальных агентств. Так вы сразу увидите срез продаж, какой он есть на данный момент. Для многих компаний и руководителей эта информация оказывается просветляющей.

В том числе система контроля должна включать контрольные мероприятия и выборочный контроль, когда вы сверяете показатели, например по АТС – количество исходящих и входящих звонков, кто их делает, в какой форме предоставляет отчет о деятельности и т. д. Иногда установление видеокамеры в офисе и на складе, даже ее муляжа, хорошо влияет на продажи, отсутствие воровства и т. п.

Маркетинг план – это календарь маркетинговых мероприятий на ближайшие три месяца, полгода или год (в зависимости от вашего бизнеса). В нем прописываются все мероприятия, которые вы проводите, плюс используемые маркетинговые каналы: газеты, журналы, партнеры, листовки и др. Под каждым каналом прописываются маркетинговое сообщение (можно шаблонное), которое вы транслируете на определенную целевую аудиторию, дата запуска и дата ожидаемого результата. Почему лучше иметь маркетинг-план, чем делать все интуитивно? Потому что с планом вы можете заранее прогнозировать свои акции и распродажи, заранее к ним готовиться, стабильно и спокойно запускать, замерять конверсию и результаты, то есть к чему привело мероприятие и сколько вы заработали, стоит ли его повторять.

(Пример маркетинг-плана вы найдете в приложении в конце книги.)

Чем активные продажи отличаются от остальных? Активные продажи – это систематическое привлечение клиентов. Им свойственны контролируемый рост объема продаж за счет новых клиентов, бюджетирование (прогнозирование продаж) и автоматизация стандартных процессов отдела.

Разберем критерии активного отдела продаж. Зачастую после этапа стремительного роста в компании отдел продаж превращается в отдел по обслуживанию сделок, а активные менеджеры – в клиентских менеджеров: они лишь поднимают телефонную трубку по входящим звонкам, выставляют счета и получают зарплату за выполнение функций обслуживания сделки. У менеджеров нет мотивации привлекать новых клиентов, потому что достаточный объем продаж делают постоянные клиенты и те, кто звонит. Навык продаж включается все реже.

В чем проблема? У вас ограниченное количество постоянных клиентов, работает маркетинг, приходят новые клиенты, но после того как перестают работать маркетинговые инструменты, число клиентов, которые покупают у вас постоянно, становится ограниченным. Со временем их все меньше, перспективные клиенты выходят на пик развития и покупают максимальные объемы, кто-то закрывается, уходит на другие рынки или к конкурентам, а ваши продажи падают. В этой точке к нам часто обращаются компании, перед которыми стоит задача построить активный отдел продаж и внедрить эффективные технологии увеличения продаж.

Активные продажи предполагают ежемесячное стабильное привлечение клиентов и прогнозируемый объем продаж на них.

1. Измеримые продажи. Вы точно знаете, сколько клиентов в среднем приходит к вам ежемесячно – ведете замеры, исходя из количества действий отдела активных продаж. Другими словами, вы знаете и считаете свою воронку продаж. Например, вы знаете, какое количество звонков дает определенное количество сделок, средний чек своего клиента – и все это ведется системно. Есть и цифры конверсии. Например, отдел активных продаж делает 300 исходящих звонков в неделю, по которым назначается 18 встреч, из них по итогам восемь компаний становятся клиентами (средний чек первой сделки – 24 380 руб.), причем четыре – постоянными (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Воронка продаж

2. Бюджетирование. Это не план, а прогноз продаж на следующий месяц. Ваши менеджеры (отдел Lead Conversion) делают прогноз по привлечению клиентов на месяц, их ожидаемый средний чек и собирают информацию у текущих клиентов по планам закупок. Менеджеры клиентского отдела (Account Management) каждую неделю сдают отчеты по клиентам (кто сколько собирается закупать, какой объем и на какую дату). В конце месяца готовится подробный отчет, какой приблизительно объем продаж планируется по клиентам. Менеджеры оформляют отчеты и сдают руководителю. Руководитель отдела продаж корректирует их с учетом разных погрешностей, сезонности и т. п., а потом формирует специальный отчет по бюджетированию – прогноз продаж на следующий месяц. Документ идет на стол генеральному директору. То есть вы, руководитель фирмы, знаете усредненную сумму, которую новые и старые клиенты принесут в следующем месяце.

3. Отдел продаж является саморазвивающимся. Саморазвивающийся отдел постоянно работает над собой, своими показателями, конверсией скриптов (сценариев телефонных разговоров), а также над качеством звонков и проводимых встреч. Руководитель такого отдела продаж проводит обучающие мероприятия, разбирает звонки, встречи и их записи, аудио и видео. Отдел продаж сам работает над своими ключевыми показателями. Для этого важно проводить еженедельные и ежемесячные планерки, совещания. Кроме того, для менеджеров по продажам руководители должны организовать ежедневные летучки на 10–15 минут, которые настраивают на рабочий лад с первых минут нахождения в офисе. Нужно прописать график внешних обучающих тренингов и семинаров плюс внутренних – тех, которые проводит внутренний штатный тренер или руководитель отдела продаж.

4. Независимость от звезд продаж В вашем отделе активных продаж нет ярко выраженных звезд: уходит один сотрудник, приходит другой, вы даете ему инструкции, скрипты и за неделю обучаете процессу. Он выполняет продажи на среднем уровне, не хуже коллег по отделу. Здесь необходимы грамотно разработанные система обучения и система адаптации с графиком обучения и руководством, как по ней учиться. У вас должна быть четко поставлена система найма. Чтобы при возникновении потребности в кадровой единице она появлялась в течение двух-трех недель (как построить такую систему найма см. в главе 8).

5. План активности. Чтобы менеджеры ежедневно и еженедельно совершали одинаковое количество действий – звонков, встреч и т. п., – важно ввести план активности. Активные продажи предполагают его обязательное наличие. План активности – это минимальное количество действий (например, звонков и встреч), которое должен совершить менеджер за определенный отрезок времени (например, в неделю), чтобы получить результат в виде определенного количества привлеченных клиентов или объема продаж (табл. 3.1).

Таблица 3.1. План активности на неделю

Важно, чтобы менеджеры заполняли отчет по выполнению плана активности. Тогда руководитель будет знать, какое количество действий дает результат. Можно построить воронку продаж из исходящих звонков в продажи, как показано на рис. 3.1. После того как руководитель отдела продаж узнает эти цифры, он может с ними работать.

Если у вас нет отдела активных продаж, только клиентские менеджеры, которые звонят, вы переименовываете существующий отдел продаж в клиентский (Account Managment) и оставляете им работу с текущими клиентами. А параллельно нанимаете менеджеров в новый отдел продаж (Lead Conversion) и поручаете им функции менеджеров именно активных продаж – совершение звонков по холодной и текущей базам с целью реактивации клиентов, которые давно не покупали. Так менеджеры быстро нарабатывают базу клиентов.

Желательно выделить вновь созданному отделу продаж отдельное помещение, чтобы его сотрудники не сидели рядом со старыми менеджерами (у них другие задачи и другая система мотивации). Часто вы будете платить им меньше (но по рыночной стоимости), а делать эти люди будут больше, причем с жестким планом активности на неделю.

После того как появятся стабильные продажи в отделе активных продаж, вы нанимаете отдельную группу новых сотрудников в отдел маркетинга для совершения звонков по холодным базам – если такая проработка целесообразна для вашего бизнеса. Обучают новых сотрудников ваши менеджеры из отдела активных продаж, которые умеют совершать звонки и продавать по холодным базам.

Для успешного руководства отделом активных продаж важно найти харизматичного начальника, у которого в системе мотивации будет присутствовать показатель продаж отдела в целом, напрямую зависящий от показателей менеджеров. Так руководитель отдела замотивирован развивать продажи, тренировать и выращивать крутых специалистов.

Активные продажи развивают ваш бизнес. Он растет за счет привлечения новых клиентов и развития постоянных. Если есть только клиентский отдел и все ваши менеджеры развивают текущих клиентов, отдела активных продаж нет, через какое-то время вы упретесь в потолок по продажам. Он возникает потому, что у ограниченного количества клиентов есть ограниченный максимальный объем, который они способны покупать. В итоге бизнес развивается до определенного уровня, а затем наступает стагнация. А у отдела активных продаж потолка, как правило, нет. Все зависит исключительно от того, какой объем продукта вы сможете продать. Отдел активных продаж можно масштабировать до тех пор, пока у вас хватит ресурсов обеспечить предложение.

1. Разбор полетов на еженедельных планерках. Обсуждение звонков, что было хорошо, а что плохо, что можно подтянуть. Отработка новых возражений, «докручивание» скриптов, освоение успешных моделей лучших менеджеров и их трансляция на весь отдел продаж. Например, у Васи получается закрывать с большей конверсией клиентов, если во время холодного звонка он говорит секретарю: «У меня важная информация для вашего руководителя». Его чаще переключают, поэтому конверсия и растет. Все начинают говорить точно так же, потому что это работает – увеличивает эффективность скрипта. Причем каждый раз в неделю приносит свое предложение, как улучшить качество работы с клиентами, их количество и развить продажи.

2. Важно составить график обучающих мероприятий и включить в них внутренние тренинги, которые будет проводить руководитель отдела продаж или приглашенные тренеры, и внешние тренинги, куда менеджеров можно отправлять на обучение. Не менее важно, чтобы с внешнего тренинга каждый менеджер почерпнул три шага, которые он планирует внедрить в своем отделе продаж в ближайшее время. Они обсуждаются с руководителем на планерке после обучающего мероприятия, создается график внедрения – и шаги внедряются для получения лучших результатов. На большинство тренингов персонал и менеджеры ходят за большие деньги, которые платит компания. И чаще всего они делают это для того, чтобы попить кофе и что-то узнать. Но знания не работают – работают действия. Поэтому требуйте от своих подчиненных конкретных действий и контролируйте внедрение новаций.

3. Система адаптации должна включать обучающие мероприятия:

• по продукту;

• по продажам;

• общие моменты по организации бизнес-процессов;

• объяснение должностных инструкций и функций;

• примеры.

Почему не работает обучение менеджеров внутри компании? Особенно когда к вам приходит бизнес-тренер или вы оплачиваете тренинг у какой-либо компании. Менеджеры ходят на все занятия, пьют кофе, едят печенье, что-то записывают, ведут большие конспекты и т. д., но через неделю все остается таким же, как было до тренинга. Почему нет изменений? Потому что менеджерам по большому счету не нужно развивать ваш бизнес. Им нужно вовремя получать зарплату и со временем – совершать меньше действий, получая больше денег, так как они давно работают в компании. Есть простой способ, который позволяет добиться хороших результатов от обучения.

После тренинга напишите план внедрения инструментов и технологий, которые были на нем даны: в каком формате инструмент представлен, кто ответственный и крайний срок, когда все должно быть реализовано, плюс короткий пошаговый план. И так на каждый пункт! Делается это за полчаса, даже быстрее. Сразу после тренинга проводится собрание и назначаются ответственные. Грамотные тренеры будут сразу давать вам планы по внедрению, но таких не более 3 % (табл. 3.2).

И еще одно важное замечание: всегда внимательно изучайте программы обучения менеджеров и руководящего состава. Они должны быть развернутыми и понятными, а не в 7–10 предложений.

Таблица 3.2. План внедрения технологий

Примеры

Короткая программа

Вопросы для освещения:

✓ Ключ к свободе и эффективности бизнеса.

✓ Клиентоориентированность.

✓ Недостатки классических теорий тайм-менеджмента и руководство к действию.

✓ Технологии многозадачности.

✓ Стратегия жестких правил.

✓ Как избежать перегорания из-за жесткого графика.

✓ Ответственность за результат.

✓ Принцип 60–60–30 (техника увеличения личной эффективности).

✓ Как эффективно встраивать полезные навыки в свою жизнь.

✓ Делегирование полномочий.

Целевая аудитория: руководители и владельцы бизнеса, менеджеры по продажам, менеджеры по работе с ключевыми клиентами, торговые представители.

Вы узнаете:

✓ Продающую модель отдела продаж.

✓ Конвейерный отдел продаж (+20 % эффективности).

✓ В чем отличие активных продаж от пассивных.

✓ Почему SPIN-продажи не работают.

✓ Секретную технику – как не терять 10 % клиентов каждый месяц.

✓ Как контролировать менеджеров и какие отчеты с них требовать.

✓ Эффективную технику продаж.

✓ Как работать с трудными клиентами.

✓ Как вести клиентскую базу.

✓ Как грамотно работать на выставках и конференциях.

Вы научитесь:

✓ Вырабатывать эффективную систему продаж.

✓ Создавать системы контроля и отчетности для увеличения эффективности.

✓ Составлять УТП, чтобы навсегда перестать конкурировать по цене.

✓ Сегментировать базу клиентов по ABC-методу.

✓ Делать продажи под видом сервиса.

✓ Грамотно нанимать и удерживать активных менеджеров.

✓ Встраивать прогрессивные элементы B2B-продаж в бизнесе.

Результат:

Встраивая практические системы активных продаж в деятельность вашей компании, вы добьетесь роста личных продаж минимум на 30 %, а на отдел продаж – минимум на 20 %. Продажи станут прогнозируемыми, контролируемыми и не зависящими от персонала. На тренинге будет дано множество технологий, которые при грамотном внедрении смогут удвоить продажи (например, настроив системную работу с базой клиентов). И другие эффективные решения, которые вы можете сразу внедрить у себя.

ПРОГРАММА:

1. Эффективность структуры ОП.

• Виды отделов продаж (ОП).

• Структура классического ОП и ее проблемы.

• Конвейерный тип отдела продаж.

• Lead Generation – Lead Development – Lead Conversion – Account Management.

• Скрипты продаж.

Задание: определить тип своего ОП и наметить направления для увеличения эффективности.

2. Чем активные продажи отличаются от пассивных?

• Эффективная структура ОП.

• Три главных отличия активных продаж.

• Распределение функциональных обязанностей.

• Виды менеджеров.

3. Рабочие инструменты менеджеров по продажам.

• Журнал звонков.

• Чек-лист «Расписание дня».

• Отчет о встрече.

• Часто не ездят.

• База по дожиму клиентов.

• План активности.

• Отчетность руководителя отдела продаж.

• Отчетность торгового представителя.

Задание: составить список инструментов на внедрение.

4. Технология активных продаж.

• Телефонные продажи.

• Скрипты продаж.

• Тренинг улыбки.

• Формирование базы.

• АВС-сегменты.

• Курс молодого бойца «Активные продажи».

• Телефонная гарнитура.

• Этапы продаж.

• Продажа на встречах.

• Командная работа.

• Отчет по встрече.

• Как идти на уступки.

• Волшебный вопрос: «А под что вам скидку?».

• Активное слушание.

• Клиент говорит больше.

• Как правильно работать на выставках.

• Как работать с трудными клиентами.

Задание: составить типовой скрипт продаж – приветствие, вопросы, возражения.

5. Эффективные технологии продаж.

• Самые опасные ошибки в продажах.

• Не продавать, а консультировать.

• Звонить – не продавать, а познакомиться или провести опрос или провести опрос.

• Что такое SPIN-продажи и почему они не работают в России.

• Технологии кросс-продаж.

• Коммерческое предложение, которое продает.

• Формула ОДП (оффер + дедлайн + призыв к действию).

• Какое коммерческое предложение запомнят.

• Как перестать конкурировать по цене.

• УТП: уникальное торговое предложение.

Задание: составить эффективное коммерческое предложение.

6. Подбор активных менеджеров.

• Зачем конвейерная система найма на предприятии.

• Пошаговый план разработки системы найма.

• Профиль кандидата.

• Два направления поиска.

• Тестовое задание.

• Два этапа собеседования.

• Пример анкеты.

• Решение о найме.

• Контрольные периоды.

• Система обучения для новых сотрудников.

Задание: разработать инструкцию по найму.

7. Ведение клиентской базы и работа с ней.

• Инструменты для ведения базы клиентов.

• Excel, skorozvon, unisender.

• Использование CRM-систем.

• ABC-сегментирование.

• Каналы касаний клиентов.

• Три инструкции по работе с клиентами.

• Особенности работы с ключевыми клиентами. Account Management.

• Реактивация спящих клиентов.

• Как вернуть клиента.

• Продажи под видом сервиса.

Задание: пишем на выбор один регламент – АВС-сегментирование, касания клиентов по АВС, работа с ключевыми клиентами, реактивация спящих клиентов.

8. Технология IB2B.

• Суть технологии – вы можете оказаться быстрее конкурентов.

• Двухшаговые продажи в IB2B.

• Что такое продающий сайт.

• Что такое страница захвата.

• Контекстная реклама.

• Продажи через выступления.

• Семинары.

• Конференции.

• Вебинары.

• Автовебинары.

• Как продает YouTube.

Задание: составить чек-лист на внедрение элементов IB2B в своей компании.

ЗАДАНИЯ В КОНЦЕ ГЛАВЫ

1. Пропишите план развития отдела продаж:

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

_______________________________________________________

2. Пропишите план активности для менеджеров по продажам. Внедрите его с этой недели.

(для отдела по работе с постоянными клиентами)

(для отдела активных продаж)

(для руководителя отдела продаж)

3. Введите замеры ключевых показателей. Пошаговый план на внедрение. Таблица замеров.

4. Пропишите план обучения менеджеров.

1. Что такое скрипт

Скрипт – это прописанный сценарий разговора продавца и клиента. Пишут скрипты по следующим причинам.

1. Формализация процесса телефонного разговора. Как правило, берется самая эффективная модель. В скрипте прописываются все возможные вопросы клиентов и как на них отвечать.

2. Продажи всегда растут. Вы можете отбирать самые мощные техники, которые используют в продажах лучшие менеджеры, и внедрять их в скрипт.

3. Ваши продажи всегда измеримы, так как у каждого скрипта можно замерить конверсию (процент клиентов, которые покупают после разговора).

4. Простое клонирование процесса продаж. Вы можете открыть несколько офисов, представительств и отделений; благодаря скриптам проблем с продажами не будет.

5. Низкие требования к квалификации персонала. По прописанному сценарию разговора может общаться даже студент-практикант. Требования к знанию техники продаж и опыту продаж у рядового менеджера снижаются. Вы можете нанимать менее квалифицированный персонал. Первичные звонки по просеву базы клиентов могут совершать сотрудники, которые даже не очень разбираются в продукте.

6. Нестрашна текучка кадров. На рынке труда всегда много людей, которые справятся с задачей читать с листа.

2. Проблемы, которые возникают, если скриптов нет

✓ Сложное и долгое обучение новых менеджеров.

✓ Не все менеджеры грамотно выявляют потребности клиентов. Они продают то, что хотят, а не то, что нужно клиентам.

✓ Менеджеры не обрабатывают некоторые возражения клиентов, например «у вас дорого» или «мы хотим ХХХ производителя», и заканчивают продавать на этих словах. А если у вас прописан грамотный скрипт, клиентам можно будет продать и в таких условиях.

✓ Технология успешных продаж находится у лучших менеджеров, а не у вас. И если они уйдут, продаж станет значительно меньше.

✓ Нет замеров по конверсии в продажи и возможности их развивать. Все на свой страх и риск. Непонятно, сработало ли нововведение в технику продаж.

3. Виды скриптов

Телефонные разговоры. На входящие пишется один скрипт, на исходящие – другой, потому что когда клиент звонит нам с определенной целью, используется немного другой формат закрытия на продажу, встречу, выезд специалиста и т. д.

Различают исходящие холодный и теплый телефонный звонок. Холодный – это звонок по холодной базе, участники которой понятия не имеют о существовании вашей компании. Но они относятся к вашей целевой аудитории и им потенциально интересен ваш продукт. Теплый исходящий звонок может быть по базе партнеров или клиентов, которые с вами уже работали; клиентов, оставивших вам свои контакты, но ничего не купивших; клиентов, которые купили всего один раз.

Входящий звонок – звонок по вашей рекламе, с сайта, от партнеров, по рекомендации и т. д.

Скрипт ответа секретаря. Как правило, это один абзац, небольшой блок, чтобы секретарь всем отвечал стандартно: «Здравствуйте! Это компания “АВС”, меня зовут Елена. Чем я могу быть вам полезна?». Должен быть стандартный ответ.

Скрипт по реактивации клиентов. Реактивация клиентов – работа с базой контактов, которые ничего у вас не покупали дольше определенного периода средней транзакции в вашем бизнесе. Например, Дед Мороз на Новый год – это период средней транзакции раз в год. В среднем клиенты будут заказывать его услуги ежегодно. Для риелторских услуг период транзакции – один раз в 7–10 лет. Если клиент не покупал больше среднего периода транзакции, он должен сразу попасть в базу по реактивации, которую прорабатывают менеджеры по определенному скрипту.

Пример: «Здравствуйте! Это компания “АВС”. Мы с вами сотрудничаем по юридическим услугам, конкретно – по представлению ваших интересов в суде. В последний раз мы работали с вами 3,5 месяца назад. Вы уже несколько раз пользовались нашими услугами. Мы считаем вас постоянным клиентом, но, к сожалению, последние 3,5 месяца вы к нам не обращались. С чем это может быть связано? Вероятно, мы можем сделать что-то лучше, расширить линейку услуг под ваши потребности».

Вы получите:

– вам ответят на вопросы бесплатно, дав ценную информацию;

– около 10–15 % тех, кому вы звоните, купят у вас по телефону или в ближайшее время (как правило, проблема в том, что вы давно не звонили). Вы подталкиваете клиентов к решению проблем.

Скрипт по работе с рекламациями. В нем прописывается, как общаться с недовольными клиентами и какие условия предлагать, чтобы вернуть их лояльность компании.

4. Из чего состоит скрипт

Скрипт состоит из девяти блоков.

1. Легенда.

В легенде прописывается:

✓ цель скрипта (на что закрывать клиента: встреча, замер, коммерческое предложение, продажа);

✓ правила работы со скриптом;

✓ описание продукта и уникального торгового предложения;

✓ какие проблемы клиента решает ваш продукт.

Важно описать правила работы. Например, в них может входить:

✓ на исходящий холодный звонок – пять гудков; если трубку не подняли, переходим к следующему номеру;

✓ количество исходящих холодных звонков: 30 звонков продолжительностью более 30 секунд;

✓ блок звонков делается с 10:00 до 12:00.

Звонить можно до шести часов вечера – в зависимости от цели. Если вы возьмете менеджера, которого посадите звонить по восемь часов в день, он очень быстро сбежит. Я рекомендую отводить на холодные звонки два-три часа, не больше. Психологически это легче выдержать. У меня есть опыт холодных звонков, и я этому учу; сам могу звонить шесть часов с перерывами на чай. Но делать так в стандартном рабочем режиме не рекомендую.

Лучшим для холодных звонков считается время с девяти утра до полудня. Так ваши менеджеры быстро войдут в рабочий ритм и не будут слоняться по офису полтора-два часа с чаем, кофе, последними новостями и историями о том, «как я провел выходные». Ведь им нужно сделать звонки за определенное время.

2. Блок приветствия клиента.

Блок приветствия клиента включает стандартное приветствие для вашей компании: «Здравствуйте! Это компания “АВС”, меня зовут Елена, я – менеджер по продажам. Чем я могу вам помочь?».

3. Выход на человека, принимающего решение.

Блок приветствия описан в ключе входящего звонка, но не сильно отличается от исходящего. Дальше идет блок выхода на человека, принимающего решение по вашему вопросу. Это важно, потому что многие менеджеры без опыта работы или с небольшим опытом начинают продавать продукт по телефону секретарю, хотя он не принимает решение о закупке. Для этого после блока приветствия нужно вставить блок выхода на того, кто решает.

Проход секретаря и выход на такого человека – один из сложнейших блоков. Чтобы продать ему что-то, необходимо миновать препоны на пути к нему. Сделать это поможет пара ходов:

✓ уверенный голос. Когда вы говорите уверенно, конверсия переключения на человека, принимающего решение, возрастает. Это приходит со временем и хорошо слышно на записях телефонных разговоров. Если у вас есть менеджеры, которые давно разговаривают и неплохо продают, сделайте десяток аудиозаписей успешных разговоров и давайте слушать их новичкам. Моя практика показывает, что при таком подходе результаты новичков увеличиваются в разы;

✓ каверзные вопросы. Можно задавать секретарю вопросы, на которые он некомпетентен отвечать. Что-то вроде: «Здравствуйте! Это компания “АВС”. Скажите, пожалуйста, с кем я могу поговорить о настройке оборудования МК74?» или «Здравствуйте! В ваш МК74 можно вместо бензина лить дизельное топливо?» Цель – выйти на технолога. Но вы не говорите, что он вам нужен, а задаете технический вопрос про оборудование. Секретарь понятия не имеет, о чем идет речь, просит подождать и переключает на того, кто вам нужен. Еще важно уметь правильно перейти на разговор о вашем товаре.

4. Блок выявления потребностей клиента.

Это блок включает вопросы, которые нужно задать клиенту, чтобы понять, какие у него проблемы и какое максимально подходящее решение нужно подобрать.

Так, в недвижимости блок выявления потребностей будет включать следующие вопросы.

✓ Вы хотите продать квартиру или поменять?

✓ Квартиру или дом?

✓ Коммерческая недвижимость или жилая?

✓ Будете приобретать что-нибудь после продажи?

И так далее.

То есть нужно четко представлять себе запросы клиента. Если вы поймете, что ему нужно продать какую-то недвижимость, большую пользу принесет информация о том, что после продажи он собирается добавить денег и купить что-то дороже или, наоборот, дешевле. Тогда вы сможете сделать на этом сразу несколько сделок. Само собой, клиент будет относиться к вам гораздо лояльнее и затем придет именно к вам, потому что вы решили не единичную проблему, а посмотрели на ситуацию шире. Максимально помогли ему и больше заработали. Подход win-win (выигрыш – выигрыш).

5. Блок презентации вашего продукта.

Здесь важно кратко описать уникальное торговое предложение продукта. Это то, чем вы отличаетесь от конкурентов и какие проблемы клиентов решаете. Написать нужно так, чтобы клиенты увидели в этих проблемах себя.

6. Блок работы с типовыми возражениями.

Он довольно простой. В нем описываются все типовые возражения и ответы на них. Их должно быть от семи до двадцати. Например, что отвечать менеджеру по продажам, если клиент говорит «дорого», «ваши конкуренты предлагают дешевле», «от такого-то объема скидки», «мы работали с вашей продукцией, но она оказалась некачественной». Важно, чтобы все менеджеры по продажам воспроизводили ответы дословно. На корпоративных тренингах, которые я провожу в организациях, часто даю простое задание менеджерам и руководителю отдела продаж: прописать все возражения и ответы на них. После мы разбираем и анализируем анкеты. Так вот, нередко оказывалось, что два сотрудника давали противоположные ответы на одинаковые возражения: один говорил, что это положительное преимущество, другой – что отрицательное. Ввод стандарта по ответу на возражения приводит к увеличению продаж, так как вы пользуетесь лучшими ответами (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Примеры возражений

7. Блок закрытия сделки.

Блок закрытия представляет собой конкретную договоренность о покупке или о взятии каких-то обязательств клиентом. То есть если у вас продажа осуществляется на встречах, а не по телефону, главная цель менеджера – договориться о встрече с клиентом. Вы можете встроить в скрипт фразу: «Хорошо, все понятно. Чтобы подобрать оптимальное решение для вашей компании, мы можем договориться о встрече с руководством. Можем сейчас согласовать день и время?» Вы оставляете клиенту свои координаты, спрашиваете, когда все уточнят и вам перезвонят. Или когда вам самим перезвонить. Потенциальный клиент берет ваш номер и говорит, что перезвонит в среду в 10:00. В среду в 12 часов у вас есть повод коснуться клиента еще раз. Такой повод (прецедент) необходим!

Этот блок является одним из важнейших. А еще – техника закрытия разговора на взятие конкретных временных обязательств со стороны клиента. Она называется «вбивание крюка». Нам нужно договориться по телефону и «вбить крюк», чтобы зацепиться за него через определенное время и, имея прецедент, позвонить клиенту еще раз.

В этом блоке продавец должен закрыть сделку.

8. Блок дополнительных продаж.

Ведется работа по увеличению среднего чека. Продавец интересуется желанием клиента приобрести определенные сопутствующие товары, опции, взять расширенную модель, заказать доставку, монтаж и прочее.

+ 26 % – средний процент увеличения объема продаж у моих клиентов, внедривших системные допродажи.

Может показаться странным, что продажа дополнительных товаров и услуг начинается после того, как клиент принял решения купить определенный товар. Казалось бы, грамотнее полностью выявить все потребности и на данном этапе выдать все возможные решения. Дело в том, что клиента может отпугнуть итоговая стоимость. Поэтому лучше продать ему решение в рамках основной проблемы, а потом, после того как клиент готов покупать, предложить дополнительные товары и сервисы. Доказано, что продать клиенту, который определился, у КОГО и ЧТО покупать, в пять раз легче. Допродавать необязательно свои продукты. Это могут быть сервисы, продукты и опции ваших партнеров.

Как внедрить допродажи? Оформляется табличка, в которой прописывается, с каким товаром какие дополнительные товары или услуги нужно предлагать, чтобы менеджеры все делали по шаблону. Если все делать именно так, в среднем один из четырех клиентов соглашается на допродажу (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Допродаж и кросс-продаж (up-sell и сross-sell)

9. Блок завершения контакта с клиентом.

В этом блоке резюмируется разговор, проговариваются ключевые договоренности, оговариваются даты встречи и звучат завершающие слова. Еще в этом блоке важно взять контакты того, кто принимает решение, занести их в базу и поставить дату следующего касания клиента. На все эти действия должна быть инструкция для менеджеров.

5. Как на практике составить скрипт

Чтобы вам было проще, уже сегодня напишите первый скрипт для себя или для компании, которую вы организуете. Потому что рано или поздно вам придется этим заняться. И чем быстрее вы начнете получать опыт, тем быстрее напишете скрипт, который будет продавать с очень большой конверсией или переводить клиентов в «теплых».

План самостоятельного составления скрипта.

1. Создать «скелет» скрипта на основании этапов продаж.

2. Записать несколько идеальных телефонных разговоров.

3. Перевести их в текст.

4. Заполнить «скелет» скрипта.

5. Тестирование и замер конверсии.

6. Легенда скрипта.

7. Оформление.

Сначала нужно разработать «скелет» скрипта. Если вы хорошо понимаете свой процесс продаж, сделаете это легко. Затем посмотрите на «скелет» критически и уточните, все ли этапы продаж учтены. Далее вам нужно снять процесс продаж как он есть – с лучших менеджеров или самого себя. Для этого делается аудиозапись – 10–15 полноценных длинных разговоров с клиентами – и переводится в текст.

Задача – сделать полноценный сценарий, в котором максимально подробно прописать вопросы на выявление потребностей, все возражения и ответы на них, описать «проходы» секретаря и т. д. У вас получится один длинный скрипт, но недоработанный. Далее вы насаживаете свой сценарий на «скелет» по этапам продаж. Еще важно разработать блок-схему, которая будет наглядно отображать процесс продажи по скрипту. После этого вы проводите собрание с менеджерами, на котором презентуете скрипт и дорабатываете его уже все вместе. После того как скрипт готов, он утверждается и передается менеджерам.

На следующем этапе вы тестируете и измеряете конверсию скрипта. Как только он начинает конвертировать 7 % (из 100 звонков – 7 % продаж), с такими цифрами можно работать. Все последующие изменения и дополнения скрипта будут отражаться на конверсии. Поэтому надо вносить то, что сработало, и отказываться от того, что не работает.

Надеюсь, теперь вы понимаете, почему скрипты нельзя скачивать в Интернете: для своей компании их можно только написать. Можно попробовать украсть скрипты у конкурентов, но они все равно могут пригодиться лишь для усиления собственных скриптов.

Если у вас есть CRM, сначала лучше сделать cкрипт в текстовом формате, а после этапа тестирования – загрузить в CRM-систему. Важно, чтобы скрипты начали работать: даже плохо написанный скрипт работает лучше, чем недописанный, который лежит на жестком диске. И результатов будет больше по скрипту, написанному на 3 балла, чем ненаписанному.

Сегодня вы не напишете профессиональный скрипт, но напишете хороший – на 5 из 10, на основе информации, которую уже получили. Напишите хотя бы на 3 из 10! Без перфекционизма. Главное, что у вас будет скрипт.

После внедрения скрипта важен контроль. Без него ничего не работает! У меня было несколько клиентов, которые говорили, что написали скрипты, но с продажами все как было, так и осталось. Мои вопросы звучали так: «Какую систему контроля вы использовали? Кто был ответственным за замеры показателей? Велась ли запись телефонных разговоров?» Ни на один из них я не услышал положительного ответа. Никто не будет заниматься нововведениями лишь потому, что так надо. Или будет делать неделю-другую, или когда руководитель стоит за спиной. Но точно не постоянно! Поэтому и нужна система контроля. Для контроля нужно вести запись телефонных звонков. Может, ваша корпоративная АТС позволяет это делать. Сейчас все больше моих клиентов используют цифровые АТС типа «Манго-Офис» и т. п. Они автоматически записывают все разговоры. Установив виртуальную АТС, вы заработаете больше, поскольку ваши продажники будут знать, что их разговоры записываются и выборочно прослушиваются. К ним можно подключить и мобильные номера.

Скрипты являются частью Книги продаж. Когда мои клиенты заказывают скрипты у меня, на создание грамотного текста уходит две-три недели. Чтобы написать качественный профессиональный скрипт, надо вникнуть в процесс продаж настолько, чтобы можно было сразу написать Книгу продаж.

Схема

1. Самопрезентация и приветствие (название компании, должность сотрудника (при необходимости), имя (при необходимости – фамилия) сотрудника, приветствие):

• дружелюбные интонации (тренинг «Улыбка»);

• брать трубку не позже третьего гудка.

2. Ответ на вопрос с перехватом инициативы (сразу после ответа на вопрос задать встречный вопрос).

3. Озвучивание вопросов (нацеленных на дальнейшее выявление потребностей).

4. Отработка возражений.

5. Завершение – техника «вбивание крюка» (после резюмирования потребностей договориться о следующем шаге, который должен сделать клиент).

6. Взятие контакта.

Пример

«Первый звонок» для старых клиентов

«Добрый день! Вас приветствует компания “АВС-тур”, менеджер Екатерина! Вы давно нас не навещали, поэтому мы хотим убедиться, что вы про нас вспомните, когда задумаетесь об отдыхе. Планируете ли вы отпуск в ближайшее время? Надеюсь, мы сможем предложить вам оптимальный вариант. Не забудьте, что у вас – скидка постоянного клиента 5 %, причем не только по нашим программам, но и на туры ведущих туроператоров города».

Дожим до покупки

«В данный момент мы проводим уникальную акцию: при покупке тура дарим путеводитель по стране пребывания и туристскую SIM-карту, благодаря которой вы не только сэкономите, но и всегда будете на связи с близкими в любой точке мира.

Также сейчас по определенным турам действует спецпредложение. Например, во Францию в июле вы можете поехать за 11 000 рублей! Или вы желаете проехаться по родным просторам России? На эти туры тоже действуют определенные скидки.

Мы сделаем ваше путешествие максимально комфортным, чтобы вы вернулись отдохнувшими и полными впечатлений».

А у вас есть инструкции для сотрудников, которыми они пользуются? Или вы интуитивно чувствуете потребность в их написании на некоторые задачи? В этом разделе мы разберемся, как это правильно сделать.

У каждой должности есть определенные функции, которые должен выполнять сотрудник. Функции – это ЧТО нужно делать, инструкции – КАК, точнее говоря, это описание процесса выполнения какой-то задачи.

Какие проблемы возникают, если у вас нет инструкций

✓ Не выполняется задача. Сотрудник говорит: «Я не знал, как делать».

✓ Задача выполняется некачественно. Сотрудник говорит: «Я думал, что так правильно».

✓ Сотрудники задают вопросы и консультируются по выполнению типовых задач несколько раз в месяц. Даже если недавно уже выполняли такую задачу.

✓ Отнимают время руководителя, если в последний раз выполняли задачу давно и забыли какие-то шаги.

✓ Сотрудники не несут ответственности за результат.

✓ Сотрудники растягивают выполнение задачи, так как не знают четких сроков.

✓ Сотрудники не понимают, кто за какую задачу (процесс) отвечает.

Когда появится инструкция, к вам перестанут бегать десять раз с одними и теми же вопросами. Если сотрудник забыл или сомневается, как выполнять задачу, он находит инструкцию и делает все строго по ней. Существует такая практика: если сотрудник три раза подошел к вам с одним и тем же вопросом, на данный процесс нужно написать инструкцию. Возьмите это за правило. Ведь ваше время стоит дорого!

Кроме того, инструкции упрощают обучение новых сотрудников: с их помощью введение в должность проходит быстрее. Надо ознакомить человека с должностной инструкцией и функционалом, рассказать и показать, как по ней работать. В принципе, если у вас грамотно написаны инструкции, даже требования к персоналу снижаются и можно не нанимать крутых специалистов. Зачем, когда с имеющимися задачами легко справятся менее квалифицированные кадры?

Пример с «Макдоналдсом». В этой компании есть инструкция, как протирать стол: взять синее и красное ведро; в красное налить определенное количество воды, в синее – жидкость для мытья; затем добавить колпачок геля в красное ведро, положить синюю губку в синее ведро, красную – в красное; сначала протереть стол синей губкой, после – красной». Бизнес в «Макдоналдсе» к персоналу не привязан, у них огромная текучка кадров: средняя продолжительность работы человека составляет 14 дней. При этом компания умудряется существовать и развиваться, оставляя неизменным качество обслуживания. Все потому, что бизнес завязан на функционал и инструкции. Чтобы совершать простые действия, высокий IQ не нужен.

1. Как написать инструкцию

Первоочередная задача – прописать функционал сотрудников и должностные инструкции, реально соотносящиеся с задачами и действиями, которые люди будут выполнять. Больше сотрудник никогда не скажет: «Это я не должен делать!», «Я за это не отвечаю!» Очень рекомендую одним из пунктов должностной инструкции поставить «выполнение прямых приказов руководителя» и «функциональные обязанности могут меняться по решению генерального директора». Так вы придадите должностным инструкциям легкость. Они нужны, чтобы пошагово описать процесс выполнения определенной функции, порой разделенной на несколько этапов или шагов. В этом случае на каждый шаг пишется своя инструкция. В итоге к вам перестанут постоянно бегать и спрашивать, что делать, как, в каком формате, какой результат необходим, кто ответственный и т. п.

После внедрения инструкций и регламентов:

✓ процесс выполнения задачи станет занимать намного меньше времени (рост эффективности на 10–40 %);

✓ экономия времени руководителя (5–30 %). Если у вас прописаны инструкции на повторяющиеся задачи, с которыми сотрудники могут постоянно дергать руководителя;

✓ результат будет получен в срок.

Есть одна проблема: процесс выполнения задачи руководитель и сотрудник часто видят по-разному. Поэтому задача руководителя – грамотно ставить задачу (четко описать процесс и результат выполнения) или прописать инструкцию на ее выполнение. По временным затратам эти подходы занимают почти одинаковое количество времени.

План написания инструкции

1. Написать пошаговый план Инструкция представляет собой пошаговый план выполнения задачи. С указанием ответственных и ключевых лиц, участвующих в процессе, описанием результата, сроков выполнения и порядка решения нестандартных ситуаций.

2. Описать ожидаемый результат и сроки Если у вас есть инструкции и регламенты, вы будете точно знать, в какие сроки выполняется задача и какой результат будет получен. Как правило, у сотрудников, руководителей отделов и генеральных директоров видение результатов тоже разное. Поэтому когда будете писать инструкцию на какую-то функцию или процесс, важно четко описать результат (в каком формате он должен быть, как количественно выражен и т. д.). Чем четче вы опишете результат, тем выше вероятность получить именно его. Можно приводить примеры результата (если задача позволяет это сделать). Желательно, чтобы результат был количественно измеряем.

3. Назначить ответственного. Кто все делает? В регламенте и инструкции прописывается ответственный за процесс выполнения задачи. Так раз и навсегда снимается вопрос «Кто выполняет задачу?».

4. Описать форс-мажорные ситуации Речь о нестандартных ситуациях и действиях при их возникновении.

5. Присвоить номер. Учетная политика предполагает нумерацию инструкций. И важно, чтобы все знали, где они лежат.

С чего начать? Начните писать инструкции на проблемные функции и узкие места, в которых есть трудности. В компаниях, с которыми я работаю в консалтинге, часто возникают сложности при взаимодействии отделов, например продаж и логистики. После того как процесс работы отделов продаж и логистики или доставки товара клиенту (движение документов, передача информации, пошаговые действия сотрудников в определенное время и т. д.) прописан, проблема решается.

Более того, начиная писать инструкции, вы автоматически делаете процессы эффективнее. Из стандартных примеров:

✓ инструкция на холодные звонки – вначале можно написать в виде скрипта;

✓ как отвечать на входящие звонки, как производить закупки у поставщиков, как себя вести во время проверки. Хороши инструкции и регламент, которые помогут сэкономить деньги. Многие сотрудники обучены поведению в присутствии контролеров, но когда они появляются, ведут себя совершенно не так. Поэтому к планшету для бумаги мы прикрепляли лист с указаниями как себя вести. Сотрудник доставал его во время проверки и шел по нему. Законом это не запрещено;

✓ как работать с рекламациями, какие проблемы решать и какие бонусы давать клиентам за то, что они пользовались некачественной продукцией; скидки и т. д.;

✓ как оформлять возврат товара. Например, для розницы – это часто работа с кассой, перевод товара на склад и пр.;

✓ инструкции могут быть не только для менеджеров по продажам, но и для администраторов, управленческого персонала. Например, инструкция или чек-лист по приему сотрудника на работу.

Чек-лист – это список задач с клеточками, в которых нужно поставить галочку (подтверждение, что пункт выполнен). Это очень эффективный формат. Например, чек-лист можно сделать для администраторов в ресторанах. Когда ресторан открывается, администратор должен выполнить следующие действия.

✓ Приехать за 15–20 минут до прихода сотрудников.

✓ Включить электроприборы.

✓ Проверить чистоту вывесок, витрин, столов, барной стойки.

✓ Проверить чистоту туалетов.

✓ Проконтролировать приход на работу сотрудников.

Чек-лист – это один из форматов инструкции.

2. Концепция ESS

ESS (Elementary Simple Steps) – это набор элементарных простых шагов, которые приводят к результату. Смысл в том, чтобы разбить шаги определенной задачи на мельчайшие (элементарные) действия, приводящие к конкретному результату. Из моей практики я дошел до того, что нужно было написать инструкции, понятные пятиклассникам. Поэтому когда пишете инструкцию, думайте, что отдадите ее пятикласснику и он будет по ней работать. Инструкция должна быть максимально подробной.

Например, процесс утренней чистки зубов для ребенка.

1. В ванной комнате включить свет (указать, где находится выключатель и как он выглядит).

2. Зайти в ванную комнату.

3. Включить воду: на пол-оборота вентиль горячей воды и на пол-оборота – вентиль холодной.

4. Взять зубную щетку желтого цвета.

5. Намочить ее со стороны щетины.

6. Взять тюбик зубной пасты красного цвета.

7. Выдавить пасту лентой толщиной 1–2 см на щетку.

8. Почистить зубы справа, слева и т. д.

Итак, план разработки инструкции.

1. Простые, элементарные шаги.

2. Измеримый результат. В чем измеряется результат и как он будет выглядеть. В этом пункте чем подробнее описание результата и четче его количественное измерение, тем вероятнее получение желаемого.

3. Ответственный за процесс. Кто отвечает за выполнение процесса.

4. Время на выполнение каждого шага. Не нужно привязывать к минутам. Например, если есть задача на поиск информации в Интернете, она не должна занимать больше двух часов (бывает, сотрудники говорят, что потратили на поиски пять часов). Столько не ищут! Во времени можно указать и периодичность выполнения задания. Скажем, акт о проверке качества продуктов в ресторане составлять раз в неделю или раз в две недели. Пишете, по какому чек-листу или инструкции проверка делается, и указываете периодичность – 1-го и 15-го числа каждого месяца.

3. Инструкции – техническая реализация

1. Обычный нумерованный список или чек-лист – самые доступные способы написания инструкций.

2. Составление интеллект-карты – mind map. Представление инструкций в виде интеллект-карт значительно упрощает их восприятие и освоение. Такая форма подключает правое полушарие мозга, благодаря чему сотрудники намного лучше воспринимают инструкции.

3. Запись скринкастов с экрана монитора.

Скринкаст – цифровая видеозапись информации, выводимой на экран компьютера, часто сопровождается голосовыми комментариями.

Если вам нужно написать инструкцию по задаче, которую следует выполнять на компьютере, скринкаст – лучший способ. Вы один раз запишете видео, как все делаете, сопроводив его комментариями, и дальше оно будет работать на вас.

Для записи используют программы типа CamStudio и FlashBack recorder. Они записывают видео с экрана и звук с микрофона, а на выходе выдают видеофайл. Например, вы можете объяснить, как работать с 1С или делать e-mail-рассылку. Вначале вы можете проговорить инструкции: «Инструкция № 24 “Как внести нового клиента в базу”. Чтобы добавить нового клиента, мышкой открываете программу, в которой ведется база, нажимаете “Добавить клиента” и плюсик. Открывается карточка клиента, где обязательно заполняете поля А, В и С: пишете имя на русском языке, фамилию. Далее нажимаете кнопку “Сохранить”. Теперь этот контакт отображается в базе и его можно найти в поиске». Остановили запись. У вас получилась инструкция, как добавить нового клиента в базу. Эти видеозаписи можно посмотреть и пользоваться. Еще нужно вести реестр инструкций, чтобы сотрудник мог найти нужную по поиску и открыть. Если у вас много видеоинструкций, лучше организовать закрытый корпоративный канал на YouTube.

4. Аудиозапись. Вы можете записывать идеальные телефонные разговоры с клиентами или делать аудиозаписи встреч, переговоров. Можно использовать диктофон, чтобы надиктовать инструкцию для сотрудника, затем отправить ему ее по почте и попросить расшифровать, дописать. Я часто использую аудио для постановки задач. Писать инструкции долго, а надиктовать очень быстро.

5. Видеозапись. Например, возьмем упаковку продукта или контроль качества. Для записи видео вам не потребуется профессиональная камера, хватит обычной в телефоне. С помощью видео можно делать обучающие мини-тренинги по продукту и продажам (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Скриншот обучающего видео для работы с рассылкой

В этой главе моей задачей было рассказать про инструкции, не углубляясь в тему. Вторая производная от инструкции – описание бизнес-процессов, более сложное в плане написания. Это приводит к третьей производной – системе тиражирования бизнеса и к четвертой – упаковке франшизы. Но первый шаг – это инструкция.

Можно написать инструкции для себя. Если у вас есть профессиональные менеджеры, можно начать снимать процесс с них. Например, в консалтинге, когда мы описываем процессы, даем сотрудникам-профессионалам описать задачи, которые они выполняют.

Первая инструкция может вам даться с трудом. Вы будете думать, что написание занимает много времени, быстрее все сделать самостоятельно или оставить как есть. Но когда есть повторяющиеся задачи, с помощью инструкций вы их, по сути, автоматизируете. Например, одна задача повторяется 15 раз в месяц и каждый раз вы уделяли ей по 10 минут, то есть потратили 150 минут, а на написание инструкции ушло 60 минут. В итоге за год вы экономите 1800 минут – нереальное количество времени, которое можете потратить на развитие бизнеса, масштабирование, оперативное управление и т. п.

Есть такое понятие «технарство», когда вы думаете, что лучше вас никто не сделает. Отучайте себя от этого! Серьезное развитие бизнеса с таким подходом невозможно. Если руководителю дать убрать офис по чек-листу, он, вероятно, сделает это лучше уборщицы. Но это не то, чем он должен заниматься.

Мое мнение: лучше выбрать результат на 4 балла чужими руками, чем на 5 баллов – своими. Развивать компанию в геометрической прогрессии вы сможете лишь так. Поэтому когда будете писать инструкцию, держите в голове, сколько времени вы сэкономите после автоматизации задачи. Сначала вы напишете инструкции, затем внедрите их – и появившееся свободное время можете потратить на отдых, семью или на развитие бизнеса. В жизни каждого были случаи, когда руководитель сам отвозил корреспонденцию и т. п. Понятно, что он делает это хорошо, но время руководителя должно тратиться на работу НАД бизнесом, а не работу В бизнесе.

4. Пример инструкции «Работа с фрилансерами»

1. Написать ТЗ (техническое задание): прописать цель, описать количественно работу, сделать ссылки на примеры (лучше дать три разных), подробно описать результат и его формат. Сроки исполнения – желательно указывать крайний, два дня (фрилансеры часто задерживают сроки). Указать, требуется ли наличие опыта у кандидата для выполнения этой работы, и сумму оплаты. А также что надо ежедневно отчитываться о проделанной работе и показывать результат.

Пример: нарисовать дизайн для бизнес-сайта. Сайт-блог, простой, 7–9 страниц. Примеры похожих: consult2b.ru, ultrasales.ru. Обязателен опыт работы и ссылка на портфолио. Результат работы выслать в PSD-файле на ar@consult2b.ru. Срок исполнения – три дня. Оплата – 4000 руб. Каждый день нужно высылать сообщение о проделанной работе и промежуточный результат до 21:00.

2. Если задача – сайт, статьи, программирование, дизайн, зайти на сайт Freelance.ru (логин: alex-r-now, пароль: passwd) и нажать на кнопку…

3. Если задачи более простые – расшифровать аудиозапись, рерайт, верстка сайтов, поиск в Интернете, составление базы, обработка видео, зайти на сайт workzilla.ru (логин: alexenow@yandex.ru, пароль: АВС213) и нажать на кнопку…

4. Проверить через час почту и отобрать лучших кандидатов по рейтингу, уточнить опыт, посмотреть работы. Обязательно смотреть отзывы о работе с фрилансером. Если есть негативные, лучше выбрать другого, хоть и с меньшим рейтингом.

5. Назначая исполнителя, добавить его в «Друзья» в соцсети и скайпе, договориться, до которого часа отправлять отчет о проделанной работе. Например, до 21:00 каждого дня + ссылка на результат.

P.S. Промежуточный результат необходим, если задача сложная и состоит из нескольких этапов. Если простая, «промежуток» не требуется.

5. Шаблон «Регламент работы менеджера по привлечению клиентов Lead Generation»

1. План активности на день:

• 30 результативных звонков. Разговоры с лицами, принимающими решения, по вопросу закупок ХХХ продукции;

• 15 звонков по теплой базе клиентов. Звонки с целью реактивации или продажи специальных предложений;

• рассылка коммерческих предложений минимум 15 компаниям в день;

• внесение контактов в базу клиентов;

• назначение встреч на один день в неделе.

2. Подготавливать к ежедневной утренней планерке отчет по результатам работы за прошлый день и план на текущий. Планерка – в 9:00.

3. Заполнять формы контроля и отчетности в конце рабочего дня.

4. Подготавливать маркетинговые материалы для встречи, рассылать коммерческие предложения, электронные и информационные письма.

5. Вносить предложения по улучшению продаж, сервиса, уровня обслуживания клиентов, по повышению эффективности труда, отработке новых возражений клиентов и пр.

6. Ежемесячно, до 2-го числа каждого месяца, подавать отчеты о проделанной работе за месяц: сколько новых клиентов, объем продаж, количество допродаж и проведенных встреч, звонков, конверсия звонков и встреч.

7. Соблюдать стандарты работы с клиентами, состояния рабочего места, дресс-кода и дисциплину.

8. Время прихода на работу – 8:50, время ухода с работы – 17:50.

6. Шаблон «Регламент работы руководителя отдела продаж»

Руководство отделом и личные продажи – 50/50 рабочего времени.

Руководство отделом

1. Мотивировать и идейно вдохновлять менеджеров отдела, в том числе своим примером крупных продаж.

2. Проводить ежедневные утренние планерки, контролировать постановку и выполнение целей на день у сотрудников отдела.

3. Выполнять план продаж.

4. Проводить разбор полетов по проблемным зонам работы с клиентами.

5. Еженедельно по понедельникам проводить совещание отдела продаж для подведения итогов за неделю, по выполнению плана продаж, увеличению эффективности работы и внедрению новых технологий в продажах.

6. Отмечать результаты менеджеров на мотивационной доске. Показывать результаты. Хвалить и поощрять за достижения.

7. Оптимизировать и улучшать стандарты работы отдела.

8. Не реже одного раза в месяц проводить коучинг сотрудников на темы выявления потребностей клиентов, сложного «прохода» секретаря, форс-мажорных ситуаций, как дожать клиента, работы с крупными клиентами.

9. Высказывать руководству свое мнение о требуемых кадровых перестановках в отделе продаж.

10. Следить за внешним видом и состоянием рабочих мест сотрудников.

11. Участвовать в конкурсах по подбору персонала.

12. Один раз в полгода проводить аттестацию персонала на предмет знания товара и техники продаж.

Личные продажи

1. Ведение личной базы клиентов.

2. Ежедневно проводить дожим сложных клиентов по телефону.

3. Активно выезжать с менеджерами на встречи с клиентами для передачи опыта.

4. Вести аудит клиентской базы.

5. Следить за работой менеджеров по кредиторской и дебиторской задолженности.

6. Ограничивать размеры скидок для клиентов.

1. Что такое система контроля и отчетности

Это система, которая позволяет контролировать количество действий, совершенных сотрудниками, и их соответствие стандартам, принятым на предприятии. Всю информацию нужно анализировать, чтобы корректировать направления, а также технологии продаж.

У многих моих клиентов я сталкиваюсь с одной и той же проблемой: замеры показателей ведутся, но систематически не анализируются, то есть компания наращивает большой объем статистики. Например, записи телефонных разговоров ведутся, но нет ответственного, который бы анализировал звонки, делил их на успешные и провальные, проводил разбор полетов в отделе продаж.

Без системы контроля и отчетности эффективно не работают ни скрипты, ни офферы (специальные предложения), ни системы продаж и найма – ничего из того, что должно работать системно. Особенно на этапе внедрения, когда сотрудникам приходится выполнять новые функции за прежнюю зарплату. Если вы не замеряете количественно и качественно выполнение каких-либо процессов, вы их не контролируете. А если не контролируете, со временем их перестанут выполнять либо будут делать криво, для галочки или в 10 раз меньше, чем вы хотите.

2. Какие мероприятия могут входить в систему

✓ Отчеты по выполнению процессов и по результатам работы.

✓ Разные звукозаписывающие и видеозаписывающие системы, которые позволяют контролировать качество совершаемых звонков, проводимых встреч и других видов обслуживания клиентов.

✓ Проведение акции «Тайный клиент», позволяющей получить срез качества обслуживания клиентов.

✓ Планерки и совещания, на которых обсуждаются показатели и создаются планы на следующую неделю, месяц, квартал.

✓ Назначение ответственных за реализацию функций системы контроля и отчетности.

3. Два основополагающих момента в системе

Первый момент – контроль за процессом. Предполагает контроль за выполнением работы сотрудниками в соответствии с регламентами, принятыми в компании. Чтобы контролировать процесс, он должен быть подробно прописан, чтобы каждый сотрудник понимал, как правильно выполнять даже самые мелкие детали процесса. Контролировать процесс можно лишь выборочно: если полностью, придется нанять в штат по контролеру для каждого сотрудника. Выборочный контроль предполагает набор контрольно-ревизионных действий, которые проводятся систематически и постоянно. Пример: выборочное прослушивание телефонных разговоров менеджеров и выявление их соответствия скрипту телефонного разговора, по которому они должны работать. Важно, чтобы время выборочного контроля нельзя было предугадать, но сотрудники знали, что он проводится. Для этого нужно раз в месяц на планерке говорить, что сделано хорошо, а что можно улучшить, со ссылками на телефонные переговоры и записи встреч с клиентами.

Что можно контролировать в процессе

✓ Телефонные разговоры по скриптам.

✓ Грамотную отработку возражений.

✓ Проведение встречи по сценарию.

✓ Время прихода на работу.

✓ Работу с рекламациями.

✓ Соответствие рабочего дня менеджера рабочим блокам.

✓ Качество консультации по продукту при личной беседе в офисе.

Второй момент – контроль за результатом Такой контроль предполагает замер результатов действий сотрудников. Например, конверсия исходящих телефонных разговоров отдела по привлечению клиентов (Lead Generation), если сотрудники делают 50 звонков в день и по их итогам назначают две встречи, равна 2 %. Важно, чтобы вы знали не только, какие действия и в каком количестве совершают ваши сотрудники, но и какие результаты они дают. Для этого их нужно замерять и требовать отчеты от сотрудников. Результаты работы должны быть измеримы!

Какие результаты можно контролировать

✓ Объем продаж за день.

✓ Количество отправленных счетов.

✓ Количество проведенных встреч.

✓ Количество звонков.

✓ Конверсию звонков (процент перехода из потенциальных клиентов в реальные, которые сделали покупку).

✓ Количество новых клиентов в день/неделю.

✓ Количество допродаж.

✓ Средний чек на допродажу.

✓ Количество товаров в среднем чеке.

Еще важно назначить ответственного за контроль и отчетность, определить, кто будет отвечать за то, чтобы все отчеты были заполнены в срок, проверять менеджеров, сверять фактическую информацию с представленной в отчете, готовить сводную таблицу генеральному директору. Чаще всего это руководитель отдела продаж. Но можно передать эту функцию специальному подразделению – отделу внутреннего контроля.

4. Пошаговая инструкция построения системы

Как говорилось выше, система контроля и отчетности состоит из двух блоков – контроля за процессом и контроля за результатом.

1. Определить, для каких сотрудников строится система контроля и отчетности. Например, отдел продаж (менеджеры отдела продаж и его руководитель).

2. Определить, какие измеримые действия сотрудников приводят к результату. Например, холодные звонки, назначенные встречи, количество допродаж и т. д. Выписать их.

3. Составить график рабочей недели/рабочего дня. Расписать все крупными блоками по три-четыре часа.

Например:

8:45 – приход на работу

9:00–9:15 – утренняя летучка

10:00–12:00 – блок холодных звонков

12:00–13:00 – звонки теплым клиентам

13:00–14:00 – обед

14:00–17:00 – подготовка коммерческих предложений (по вторникам – встречи)

17:00–18:00 – заполнение отчетности, составление списка для обзвона на завтрашний день, электронная почта.

4. Разработать мероприятия по контролю за процессом.

Контролировать процесс можно, если у вас описаны процессы, функции и есть инструкции на выполнение конкретного вида работ. Тогда контролировать просто – достаточно сравнить реальные действия со стандартом или инструкцией.

5. Разработать мероприятия по контролю за результатом. Для этого нужно стандартизировать минимальное количество действий, которое должен совершать в день сотрудник.

6. Прописать инструкции по осуществлению контроля и его периодичность.

7. Назначить ответственного. Подготовить чек-лист (список) (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Функции контроля процесса и результата (пример)

5. Пример инструкции «Контроль телефонного разговора по скрипту»

Для проверяющего важно знать скрипт продаж наизусть.

Отметить галочкой, если этап продаж выполнен.

♦ Приветствие.

♦ Грамотное выявление потребностей. Задал вопросы по скрипту.

♦ Презентация товара, показать ценность для клиента.

♦ Обработка возражений.

♦ Техника «вбивание крюка».

♦ Получение обязательств от клиента или точная договоренность.

♦ Минимально – попытка менеджера.

♦ Контроль за допродажами.

♦ Выявление потребностей для допродаж.

♦ Задать три вопроса.

♦ Допродажи по таблице upsell.

6. Пример инструкции «Контроль звонков для ответственного»

1. Сохранить 30 записей в mp3-формате:

• четверг, пятница;

• записи более 30 секунд;

• каждого менеджера.

2. Прослушать на предмет выявления нарушения процессов:

• по чек-листу;

• занести данные в мини-отчет.

3. Проверить заполнение таблиц на реактивацию:

• в пятницу;

• в конце рабочего дня;

• заполнить отчет.

1. Отчет по активности

В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:

✓ месяц, дата и день;

✓ опоздание, в минутах;

✓ количество новых холодных звонков;

✓ количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);

✓ количество отправленных коммерческих предложений (КП);

✓ количество повторных звонков;

✓ количество результативных звонков;

✓ количество назначенных встреч;

✓ количество проведенных встреч;

✓ количество выставленных счетов;

✓ сумма оплат, в руб.;

✓ ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).

Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.

Время заполнения отчета: 10 минут.

2. Рабочий журнал

Рабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам. Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний. В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.

Какие данные заносятся в рабочий журнал.

✓ Дата.

✓ Организация.

✓ Имя ЛПР.

✓ Телефон и e-mail.

✓ Результат звонка.

✓ Источник сбора контактов (чтобы менеджеры не выбирали самостоятельно некачественные базы) (табл. 5.3).

Таблица 5.2. Журнал звонков

Таблица 5.3. Пример рабочего журнала

Этот инструмент помогает с утра быстро включиться в работу и выполнить звонки блоком за два-три часа, а не искать в Интернете контакты организаций по одному. Средняя скорость менеджера в таком случае будет пять-шесть контактов в час. А имея рабочий журнал, люди приходят на работу и могут сразу же позвонить по готовым контактам.

Если список не сделан с вечера, можете быть уверены, что этому важному процессу менеджер легко посвятит всю первую половину дня.

3. Чек-лист «Расписание дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблица 5.4. Чек-лист для менеджера по продажам

Важно, чтобы работа в отделе была построена блоками: один блок – два-три часа, в рамках которого выполняется один вид работы (преимущественно). Отключите своим менеджерам многозадачность – и сможете увеличить их продуктивность минимум в два с половиной раза. Не верите? Назначьте тестовый месяц и убедитесь сами.

Ученые доказали, что нашему мозгу нужно около 30 минут, чтобы выйти на пик продуктивности и войти в состояние потока. А чтобы из него выйти, хватает мелкого переключения на другое дело, даже на 30 секунд. Это важно понимать. Поэтому нельзя давать менеджерам возможность звонить весь день. У них должен быть блок звонков. Так и с остальными задачами.

Второй плюс здесь – психологический аспект: когда вы ставите себе ограничение по времени на задачу, выполняете ее гораздо быстрее, чем если бы у вас была уйма времени на реализацию.

4. База по дожиму теплых клиентов

База по дожиму клиентов необходима для того, чтобы не потерять потенциальных клиентов, которые связывались с вами, – им выслали коммерческое предложение, может быть, провели встречи, но до продажи дело не дошло. Наша статистика говорит о том, что на данном этапе отваливается 20–30 % сделок – лишь потому, что о клиентах просто забыли, надеясь на то, что если они определятся, позвонят сами. Должна вестись работа со всеми теплыми клиентами, быть определены даты следующих звонков и дожима до сделки (табл. 5.6).

После заполнения базы менеджер вносит расписание в свой календарь и ставит напоминание на телефоне. Или заполняет свой календарь Google и ставит в нем напоминание по СМС. Очень удобно.

5. Отчет о встрече

Отчет о встрече сотрудники заполняют после ее проведения. В нем фиксируются предмет встречи, основные договоренности и даты следующего касания.

Отчет важен, потому что благодаря ему руководство может контролировать фактически проведенные встречи и их результативность.

Таблица 5.5. Чек-лист для руководителя отдела продаж

Таблица 5.6. База по дожиму продаж

Часто встречается проблема, когда менеджеры ставят себе встречи, а сами ездят по своим делам.

Отчет о встрече менеджера по продажам

Дата _______________ Ф. И. О. менеджера _________________

Наименование компании ________________________________

Контактное лицо _______________________________________

Примечания менеджера:

Результат встречи:

Дальнейшие действия:

Дальнейшие действия со стороны клиента:

6. Отчетность руководителя отдела продаж

Отчет по результатам отдела продаж заполняет руководитель отдела и тем самым дает возможность директору предприятия контролировать показатели продаж по отделу в целом и результаты каждого менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Вы можете добавить любые другие показатели, например количество и объем допродаж, объем продаж партнерских товаров и т. п.

Таблица 5.7. Отчет отдела продаж

Таблица 5.8. Отчет по продажам конкретного менеджера

7. Аудит клиентской базы

Аудит клиентской базы руководитель отдела продаж проводит один раз в месяц/квартал. По итогам аудита он заполняет таблицу-отчет (табл. 5.9).

Таблица 5.9. Аудит клиентской базы (по ABC-сегментации[2])[3]

8. Отчетность торгового представителя (мерчандайзера)

Используется для контроля на объезде торговых точек, подведомственных торговому представителю (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Ежедневный отчет торгового представителя

9. База ключевых клиентов

Важно, чтобы менеджеры вели базу ключевых клиентов. Потому что с ними нужно поддерживать коммуникацию совершенно другого качества. На этой части вашей базы держится бизнес, и очень важно наладить в ней системные касания.

1. Многие отчеты могут генерировать системы CRM. Доступ к ним ограничен правами каждого пользователя: генеральный директор может просматривать все отчеты, руководитель отдела – документы только своего отдела, менеджер – свои отчеты.

2. Облачные сервисы хранения данных. Это dropbox.com, «Яндекс. Диск», Google Disk. Они предоставляют общий доступ к папкам и файлам: на одном компьютере создается общая папка, которая связана со всеми пользователями, например с пятью компьютерами менеджеров, руководителя отдела продаж и генерального директора. Если кто-то закидывает на своем компьютере в общую папку файл, информация автоматически в режиме реального времени появляется у всех на компьютере. То же самое происходит, если вносятся какие-то изменения в документы. Например, в папке лежит документ Word, менеджер его подредактировал – и файл сразу у всех обновился. Смысл в том, что контролировать работу и просматривать файлы можно из любой точки мира, где есть Интернет, с телефона, смартфона, планшета и любого другого гаджета.

В моей практике ведения консалтинговых проектов по построению отделов продаж я всегда организую общую папку для хранения отчетности, регламентов, стандартов, скриптов и т. п. компании – для оперативного контроля за изменениями, выполнением заданий и результативностью.

3. Можно использовать и системы постановки задач «Мегаплан» или «Битрикс24». В них удобно организовано хранение данных. Кроме того, эти системы позволяют формулировать задачи, назначать ответственных, ставить сроки сдачи. Система высылает отметки о выполнении на почту и напоминает исполнителю о сроках. Предусмотрена возможность прикреплять документы и сохранять типовые задачи для их быстрой постановки. Имеется и встроенная CRM-система. Это более автоматизированный подход к постановке задач.

Один из самых распространенных способов выборочного контроля – проведение акции «Тайный клиент» (Mystery Shopper). Она дает срез качества работы ваших сотрудников в определенный день и в определенное время.

Наша практика ведения консалтинговых проектов показывает, что при отсутствии контроля работа не выполняется или выполняется с недостаточно высоким качеством. Поэтому когда мы разрабатываем стандарты продаж, обязательно внедряем своим клиентам системы контроля, чтобы знать, насколько четко сотрудники соблюдают стандарты.

1. Выберите формат акции «Тайный клиент»:

• телефонная продажа;

• посещение торгового зала;

• оказание услуги удаленно;

• выезд сотрудника.

Заранее разработанная анкета или чек-лист позволят оценить качество проведенной беседы (вы можете получить нашу стандартную анкету по запросу на ar@consult2b.ru).

2. Решите, кто будет проводить акцию «Тайный клиент»:

• друзья или знакомые (не рекомендуем!);

• работник службы контроля качества или из отдела персонала;

• сторонняя организация.

3. Грамотно составьте анкету проверки:

• цели;

• дополнительные задачи;

• выполнение корпоративных стандартов;

• выполнение своих функций;

• разговор по скрипту при соблюдении этапов продаж.

Рекомендуется ставить на акцию не более двух целей. Иногда приходится видеть анкеты на 7–10 листов, хотя рекомендуемый объем – до трех страниц. Вот один пример: при проверке автосалона нужно запоминать цвета кузовов и модели выставленных машин, вид и примерное количество информационных листовок; заметить, с какой стороны от машины стоит стенд с образцами цветов и подписаны ли все цвета; кроме того, нужно выслушать информацию менеджера о данной модели, принять участие в тест-драйве и узнать, являются ли оригинальными запчасти, лежащие на выставленных стойках.

Такая проверка не принесет результатов. Во-первых, никто не сможет запомнить такое количество информации. Во-вторых, ни один настоящий клиент не будет бегать по салону и осматривать каждую мелочь – такой тайный клиент наверняка вызовет подозрение. В-третьих, если вы хотите узнать больше и обо всем, скорее всего, узнаете очень мало.

Стремясь точно оценить результаты продаж, нужно задавать вопросы, которые учитывают требования стандартов. Прежде всего надо внимательно оценивать соблюдение этапов продаж: контакт, выявление потребности, мини-презентация, проработка возражений клиента, совершение сделки и завершение общения.

Например, вы указали в анкете, что менеджер приветствует клиента словами: «Добрый день!» Установите в анкете критерий оценки приветствия клиента и баллы по рангу: «Добрый день!» – 3, «Здравствуйте!» – 2, «Здрасьте» или отсутствие приветствия – 1. Первый случай – это полное соответствие стандарту, второй – частичное, третий – несоответствие.

Анкета может быть открытой либо закрытой. В первом случае тайный клиент (ТК) заполняет данные вольным стилем, описывая взаимодействие с менеджером, во втором – выбирает один вариант из нескольких предложенных.

Вот примеры открытой и закрытой анкет.

Открытая анкета с критериями оценки (табл 5.11)

0 – критерия нет (например, продавец или менеджер не поздоровался);

1 – оценка «плохо» – возникло чувство, что менеджер неграмотен, не может или не хочет общаться с собеседником, не умеет удерживать внимание;

2 – оценка «удовлетворительно» – нейтральный контакт, нет ни положительных, ни отрицательных эмоций;

3 – оценка «отлично» – менеджер легко общается и удерживает внимание, вызывает симпатию, стремление продолжать разговор.

Таблица 5.11. Лист оценок продавца-консультанта

Рис. 5.1. Пример закрытой анкеты

При разработке критериев закрытой анкеты нужно отдать предпочтение объективным оценкам, хотя определенную часть должны составлять и субъективные.

К объективным стандартам относятся те, которые можно подтвердить: услышать, увидеть, записать на медианоситель.

Вот несколько примеров объективных стандартов:

✓ продавец улыбнулся покупателю;

✓ продавец вежливо поздоровался;

✓ банковский эксперт вручил свою визитку;

✓ портье предложил вызвать такси, когда тайный клиент уезжал из гостиницы;

✓ сотрудник АЗС предложил некоторые дополнительные услуги (протереть стекла и фары);

✓ официант (бармен) обратил внимание на новое блюдо.

Объективные стандарты являются самыми надежными и не зависят от настроения, личного восприятия или симпатий/антипатий тайного клиента.

Стандарты субъективного характера тоже важны, хотя их нельзя проверить или подтвердить документально. Они передают впечатления и ощущения клиента от полученной услуги/обслуживания.

Вот примеры субъективных критериев:

✓ продавец улыбался искренне;

✓ менеджер поздоровался очень доброжелательно;

✓ работник ресторана был очень внимателен;

✓ эксперт банка искренне старался решить проблему.

Тайный клиент оценивает свои личные впечатления, смотря как бы глазами настоящего клиента. Именно субъективное впечатление, хоть оно и неизмеримо, определяет, захочет ли человек еще раз побывать на этой АЗС, в гостинице, ресторане, торговом центре. Поэтому субъективное впечатление должно быть непременной составляющей анкеты проверки.

Если акцию «Тайный клиент» будет проводить внешняя компания, есть смысл составлять анкету вместе. Это позволит более успешно решить задачу: вы знаете все тонкости своего бизнеса, а проверяющая компания имеет отработанные технологии и сможет вам сказать, что подлежит проверке, а что нет.

1. Определитесь с тайными клиентами

На данном этапе выбираются нужные пол, возраст, социальный статус и другие социально-демографические характеристики тайного клиента. Но самое главное – он должен четко вписываться в вашу целевую аудиторию, то есть разбираться в том, что якобы собирается купить. Это условие особенно важно, если ваша целевая аудитория специфична (например, вы работаете на редком секторе рынка). Естественно, стоимость работы таких тайных клиентов довольно высока, но результаты могут быть впечатляющими.

Мы рекомендуем не пытаться экономить на услугах тайных клиентов и не нанимать для этой работы студентов, готовых за полсотни рублей выполнить нужную проверку. Исключением является случай, когда именно молодежь – главная целевая аудитория. В противном случае вы рискуете получить очень эмоциональную проверку, результаты которой будут далеки от истины. А достоинствами тайных клиентов являются их объективность, ответственность и внимательность, умение оценить работу персонала беспристрастно, не поддаваясь эмоциям.

2. Разработайте сценарий проверки

Практика показала, что проверки по сценарию нужны, когда работу менеджера надо оценить по значительному числу параметров. Поэтому тайный клиент должен проводить определенную линию поведения, чтобы собрать всю необходимую информацию и проконтролировать выполнение всех этапов продаж.

К отрицательной стороне сценарных проверок относится их шаблонность: мало кто способен непринужденно провести всю линию проверки и артистично выполнить поставленные перед ним задачи. Поэтому проверки по сценарию могут сорваться из-за того, что проверяющий что-то напутал или забыл, растерялся или не смог ответить на вопрос менеджера о якобы интересующем его товаре.

Если внешняя компания или вы позволите контролеру самому придумать сценарий, лишь выиграете, так как он будет ориентироваться на себя, свои потребности и гораздо легче сыграет обычного покупателя. Такой вариант хорош, если вы допускаете возможность нешаблонной проверки и позволяете тайному клиенту всплески креативной фантазии.

Идеален вариант, когда намечена общая линия проверки (как себя вести, что спрашивать, как отвечать и т. п.), но предполагается некоторая свобода действий, дающая возможность импровизировать, задавать естественные вопросы и т. п., то есть внешне ничем не отличаться от обычного покупателя.

3. Определите количество проверок

На данном этапе разработки следует просчитать оптимальное число тайных клиентов, чтобы они обеспечивали необходимую частоту посещений и обходили нужное количество точек. Для чистоты полученных данных каждая точка должна быть проверена дважды: в виде визита или звонка. Двойные проверки дают общие сведения. Если же вы хотите иметь более четкую картину, следует проверить 2/3 персонала. Обращаем внимание на то, что акция «Тайный клиент» будет эффективной только при ее регулярном проведении. От случая к случаю такие вещи ничего не дают. Следовательно, нужно разработать внутренний регламент, который будет включать информацию о периодах проведения проверок, каких тайных покупателей использовать, по каким анкетам и чек-листам оценивать, кто ответственный за проверки, какие отчеты подготавливаются после и т. д.

4. Сообщите менеджерам, что их проверяют

Предупредив менеджеров, вы сведете к минимуму негативные эмоции коллектива (предупредили – значит, все честно). Хотя мало кто любит постоянный контроль, лучше чтобы люди узнали об этом до проверки, а не после нее. Опыт показывает, что сообщение о проверке постфактум приводит к длительной негативной реакции коллектива и может спровоцировать увольнение по собственному желанию.

Второй ошибкой неопытного руководителя может стать публичное наказание тех, кто нарушал стандарты продаж, и это установила первая проверка. Такое наказание ни к чему не приведет. Более того, менеджеры начнут вычислять тайных клиентов, а не стараться выполнять стандарты продаж.

Но главная цель мероприятия «Тайный клиент» – сделать так, чтобы персонал стал прикладывать больше усилий для повышения уровня продаж. Хотя сотрудники и не должны знать, кто именно является тайным клиентом, они должны быть в курсе регулярных проверок. Весь персонал следует грамотно проинформировать об их цели и о том, как будут обрабатываться и исследоваться результаты.

Предупредив персонал о наличии регулярных проверок, вы заставите своих сотрудников работать в соответствии с установленными стандартами продаж и будете с чистой совестью знакомить их с результатами контрольного мероприятия.

Если вы познакомите менеджеров со стандартами продаж, по которым будут выставляться оценки, они поймут, какие требования к ним предъявляются и как следует обслуживать клиентов. Многие постараются применять указанные стандарты при работе с потенциальными покупателями.

5. Обработайте полученные результаты

Прежде всего обязательно надо познакомить сотрудников с результатами проверок. Это можно сделать как на общем собрании коллектива, так и в индивидуальной беседе – все зависит от выявленных нарушений и назначения проверки. Весь коллектив должен почувствовать интерес руководства к тому, чтобы работа шла хорошо.

Если проверку проводила некая внешняя компания, лучше дать провести презентации ее представителям. Такой формат будет не только наиболее наглядным, но и позволит сотрудникам получить советы профессионалов по устранению выявленных недостатков, а также устранить сомнения. Часто в ходе презентации менеджеры, получая ответы на интересующие их вопросы, понимают требования руководства и действительно начинают лучше работать.

Максимальной эффективности акции «Тайный клиент» можно достичь лишь в том случае, когда результаты проверки будут мотивировать всех сотрудников на достижение лучших показателей. Главным вашим принципом должно стать поощрение лучших сотрудников, что стимулирует к лучшей работе других. Мотивация может носить материальный характер (если результаты проверки будут влиять на систему оплаты) или быть в виде соревнования между отделами. Вознаграждением могут стать как индивидуальные призы, так и коллективная поездка на отдых за счет средств, выделенных компанией.

Результаты акции «Тайный клиент» помогают вовремя выявлять необходимость в обучении персонала и проверить, насколько было эффективным предыдущее обучение.

Что вы получите от акции «Тайный клиент»

Материальная польза акции заключается в устранении недостатков в продажах на основании результатов проверки.

Вот пример результатов проверки розничной сети. В ходе работы тайного клиента выяснилось, что продавец очень пассивен, редко предлагает покупателям аналогичный или сопутствующий товар. После анализа результатов акции были изменены стандарты продаж. По новым правилам продавцы были обязаны предлагать аналогичные и сопутствующие товары. Проверки проходили регулярно и фиксировали невыполнение данных требований, что приводило к воздействиям на персонал. Через три месяца постоянного контроля средний размер чека вырос на 18 %, а количество продаж увеличилось на 7 %. В пересчете на масштабы розничной торговли затраты на тайного клиента окупили себя много раз.

Таким образом, при грамотном проведении акции «Тайный клиент» и анализе ее итогов всегда можно найти возможности для роста и развития бизнеса.

Систематическое проведение ежемесячных планерок, еженедельных совещаний и ежедневных летучек является самым важным инструментом развития отдела продаж и организации в целом. И неотъемлемой частью саморазвивающегося отдела продаж – после описания бизнес-процессов и вывода бизнеса «на автопилот».

Что дает проведение планерок и совещаний?

✓ Руководитель принимает участие в оперативном управлении. Он в курсе всех текущих событий организации, знает о важных событиях и нововведениях.

✓ Руководитель своевременно узнает о проблемах отдела продаж и корректирует варианты решений. На практике руководитель часто узнает о проблемах, когда они уже набрали обороты и нанесли серьезный ущерб.

✓ Все сотрудники ставят себе цели на день, неделю, месяц. Контролируется реализация целей. Это мешает всем сотрудникам организации НЕ развиваться. Важен ежемесячный прогресс.

✓ Каждый сотрудник может высказать предложение по развитию компании, увеличению продаж, улучшению сервиса.

Можно мотивировать сотрудников предлагать нововведения и изменения. Например, платить 30 % прибыли (или потенциальной прибыли) за первый месяц внедрения – если руководство посчитает нововведение значимым и воплотит его в жизнь. Пользуясь данной технологией, многие крупные компании, такие как DeLL с сервисом IdeaStorm и «Сбербанк», смогли заработать миллионы дополнительной прибыли, снизить издержки и значительно повысить качество обслуживания клиентов.

В «Сбербанке» инкассатор предложил убрать заезд в офис после инкассаций, который предназначался для заполнения Книги внутреннего учета инкассаций. Теперь ее можно заполнять раз в неделю. Так тысячи инкассаторов сэкономили по одному заезду в день, снизив издержки на данную процедуру. Инкассатор-новатор получил более 300 000 рублей.

✓ Своевременно предоставляются отчеты о деятельности компании. Руководитель держит руку на пульсе: контролирует объемы продаж, количество новых клиентов, объем продаж по новым и старым клиентам, освоение рекламных и иных бюджетов, бухгалтерские отчеты; продвижение по новым каналам сбыта, новых продуктов и сервисов. Плюс получает обратную связь на предмет увеличения или уменьшения каких-либо показателей. Например, почему объем продаж уменьшился на 11 % по сравнению с прошлым месяцем или почему в этом месяце привлекли на 28 % больше новых клиентов?

Это позволяет:

✓ своевременно определять текущие проблемы и намечать план их решения, назначать ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);

✓ оперативно корректировать планы продаж;

✓ подводить итоги месяца, недели и сравнивать с результатами прошлых периодов, анализировать причины изменений;

✓ сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;

✓ наметить мероприятия по стратегическому развитию;

✓ наметить мероприятия по маркетингу и рекламе;

✓ заняться бюджетированием, составить график платежей.

1. Утренние планерки

Утренние планерки необходимы в отделе продаж: менеджеры, как правило, сложно разгоняются и долго включаются в работу. Первые полтора-два часа рабочего времени уходят на утренние разговоры, перекуры, чай и кофе, проверку электронной почты. А два часа при восьмичасовом рабочем дне – это три месяца в год, в которые сотрудники не работают, но получают за них деньги.

Шаг 1. Кто проводит планерки

Как правило, руководитель отдела продаж, но может подключаться генеральный или коммерческий директор.

Шаг 2. Сколько длится утренняя планерка

Время на планерку должно быть жестко регламентировано – 10–20 минут, не более. Этого достаточно, чтобы «включить» менеджеров и настроить на продуктивную работу. Важно не растягивать планерку на час. Для решения тактических вопросов надо раз в неделю собирать общую планерку.

Любые возражения менеджеров типа: «Мне уже сейчас не до планерки, работа горит. Зачем бессмысленно тратить время?» – нужно сразу пресекать. При организации бизнес-процессов вы и сотрудники смотрите с разных позиций: менеджеры – с позиции «нужно быстрее закрыть клиента», вы – с позиции, чтобы система работала как часы. К тому же 15 минут вряд ли приведут к потере клиента или срыву сделки, да еще в начале дня. Важно внедрить утренние летучки как ритуал и никогда их не пропускать. Через 21–30 дней все привыкнут к тому, что это неотъемлемая часть рабочего дня, и не будут саботировать процесс. Важно не допускать ни дня перерыва с первого дня внедрения.

Шаг 3 Какие вопросы обсуждаются на утренней планерке

Утверждение планов и постановка целей на сегодняшний день. Кроме того, предоставляются рабочий журнал со списком звонков и отчет по плану продаж за предыдущий день. Плюс менеджеры отчитываются о достижении целей, которые ставили себе вчера, – отвечают на вопросы, какие именно были цели, что реализовано, а что не получилось, какая нужна помощь. Каждый менеджер ставит себе цель на текущий день – все они заносятся в небольшую таблицу, доступ к которой есть у всех менеджеров и руководителя отдела. Пример целей: «дожать клиента ООО “АВС”, подтвердить оплаты трех ключевых клиентов, договориться о встрече с новым перспективным клиентом».

Цели можно разделить на три категории:

1) цели по клиентам на день;

2) цели по оплатам;

3) работа с дебиторской задолженностью.

Шаг 4. Заполнить таблицу (табл. 5.12)

Таблица 5.12 План на день[4]

Первая задача руководителя отдела – проверить отчеты.

Вторая задача – ввести список поставленных менеджерами целей. Важно, что они самостоятельно ставят себе цели.

Шаг 5 Скайп-планерки

Современные средства коммуникации позволяют проводить планерки удаленно, например по скайпу. Генеральный директор может присутствовать на утренней планерке из любой точки мира и ставить дополнительные задачи отделу продаж. После того как ваши сотрудники привыкнут к ежедневным летучкам, вы можете полностью перевести этот процесс в скайп-режим. В принципе данная технология применима и к остальным планеркам, если у вас сложились традиции их проведения, прописаны регламенты и все сотрудники знают, какие документы они должны предоставить на планерку, на какие вопросы нужно ответить.

2. Как проводить еженедельные совещания

1. Цель, время, участники, документы.

1.1. Цель:

1.2. Когда:

1.3. Кто проводит:

1.4. Кто присутствует:

1.5. Обсуждаемые вопросы:

1.6. Обязательные документы:

2. Порядок проведения.

2.1. Вначале объявляем повестку.

2.2. Краткий отчет по результатам за неделю.

2.3. Обсуждение продвижения по проектам.

2.4. Определение и корректировка планов.

2.5. Определение конкретных целей на следующую неделю.

2.6. Выслушивание предложений сотрудников.

2.7. Какие отчеты и документы кладутся на стол руководителю.

3. Протокол собрания.

(Заполняет секретарь.)

3. Пример «Регламент еженедельных совещаний»

1. Цель, время, участники, документы.

1.1 Цель:

✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;

✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее, назначить новые задания или перенести сроки существующих;

✓ определить текущие проблемы и прописать пошаговые планы их решения, написать краткие инструкции, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);

✓ проконтролировать выполнение задач с прошлой недели;

✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании.

1.2 Когда проводится:

Каждый понедельник с 10:00 до 11:30.

1.3 Кто проводит:

Исполнительный директор или (при отсутствии) генеральный директор.

1.4 Кто присутствует:

Генеральный директор (при необходимости).

Исполнительный директор (менеджер по развитию).

Финансовый директор (главный бухгалтер).

Менеджеры по продажам.

Технолог.

1.5 Обсуждаемые вопросы:

Важно прописать список стандартных обсуждаемых вопросов и всегда проходить по ним. Все вопросы можно разделить на две категории:

✓ регулярные – те, которые обсуждаем по регламенту;

✓ вопросы развития – по плану (повестке) совещания.

Нужно, чтобы на каждый вопрос выделялось определенное время и за этот интервал успевать выработать решение, написать план действий и назначить ответственного. Хотя стратегические вопросы могут обсуждаться долго. В этом случае главное – не забыть о целях совещания и довести вопрос до принятия решения. Это намного лучше, чем затронуть десяток вопросов и не привести ни один из них к логическому завершению.

На совещании можно обсудить четыре-шесть вопросов. Больше сложно для восприятия и активной работы.

1.6 Обязательные документы:

Все отчеты предоставляются в распечатанном виде и хранятся в электронном варианте на совместном доступе.

Предоставляет бухгалтер:

✓ отчет по продажам за неделю и с начала месяца.

Руководитель отдела продаж:

✓ отчет по продажам по каждому менеджеру.

Технолог:

✓ статистику по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений.

Перед началом совещания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

2. Порядок проведения.

2.1. Объявляем повестку.

2.2. Краткий отчет по результатам за неделю. Важно, чтобы сотрудники говорили о тех результатах, которых достигли, а не о том, что они делали с целью достичь цели. По времени отчеты должны занимать 5–15 минут.

2.3. Обсуждение продвижения по проектам.

2.4. Анализ отчетов по отделам, определение и корректировка планов относительно статистики.

2.5. Определить конкретные цели на следующую неделю. Записать в протокол. Указать ответственных.

2.6. Выслушать предложения сотрудников по увеличению продаж, качеству сервиса и т. п. Можно все их собирать по электронной почте на отдельный ящик для предложений, а на собрании рассматривать лишь те, которые имеют перспективу. Внесение в протокол задач, ответственных и дедлайнов.

2.7 Отдел продаж:

На стол кладется отчет по менеджерам.

✓ Определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок: установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами.

✓ Определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).

Технолог:

На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.

✓ Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливаются ответственный и мера воздействия.

✓ Контролируются расходы на рекламацию.

3. Протокол проведения собрания.

3.1. Заполняется секретарем по стандартной форме и рассылается всем участникам.

4. Как проводить ежемесячные совещания

1. Цель, время, участники, документы.

1.1. Цель:

1.2. Когда:

1.3. Кто проводит:

1.4. Кто присутствует:

1.5. Обязательные документы:

2. Порядок проведения.

2.1. Объявляем повестку.

2.2. Отчет по результатам за месяц. По каждому отделу.

2.3. Обсуждение реализации планов продаж и утверждение планов на следующий период. Обсуждение целей, поставленных в прошлом месяце, и процента их реализации.

2.4. Определения бюджета на следующий месяц, графики и порядок платежей по контрагентам.

2.5. Награждение победителей по результатам месяца.

2.6. Мотивация: обсуждение новых KPI, бонусов и нематериальной мотивации.

2.7. Разработка мероприятий по стратегическому развитию.

2.8. Разработка мероприятий по маркетингу и рекламе.

2.9. Подведение итогов по отделам.

2.10. Выслушать предложения сотрудников.

2.11. Какие отчеты и документы кладутся на стол руководителю.

3. Протокол проведения собрания.

3.1. Заполняется секретарем.

5. Пример «Регламент ежемесячных совещаний»

1. Цель, время, участники, документы.

Порядок проведения ежемесячного совещания определяет генеральный директор компании.

Цель:

✓ Проконтролировать выполнение планов продаж.

✓ Утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором.

✓ Наградить победителей, провести мотивирующие встречи, сплотить команду.

✓ Мотивация: внедрить новые KPI, бонусы и нематериальную мотивацию.

✓ Наметить мероприятия по стратегическому развитию.

✓ Наметить мероприятия по маркетингу и рекламе.

✓ Бюджетирование, график платежей.

✓ Подведение итогов.

Когда:

Первый вторник месяца.

Кто проводит:

Исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.

Кто присутствует:

✓ Руководитель компании.

✓ Исполнительный директор (менеджер по развитию).

✓ Финансовый директор (главный бухгалтер).

✓ Менеджеры по продажам.

✓ Технолог.

✓ Руководитель отдела логистики.

Обязательные документы:

Все отчеты предоставляются в распечатанном виде и находятся в электронном виде на совместном доступе.

Предоставляет бухгалтер:

✓ отчет по продажам за месяц.

Руководитель отдела продаж:

✓ отчет по продажам по каждому менеджеру (сводный за месяц).

Технолог:

✓ статистику по рекламациям относительно прошлых месяцев.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;

✓ одну-две идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше и как улучшить сервис.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

2. Порядок проведения.

1) Обсуждение реализации планов продаж и утверждение планов на следующий период. Обсуждение целей, поставленных в прошлом месяце, и процента их реализации.

2) Определения бюджета на следующий месяц, графики и порядок платежей по контрагентам.

3) Награждение победителей по результатам месяца.

4) Мотивация: обсуждение новых KPI, бонусов и нематериальной мотивации.

5) Разработка мероприятий по стратегическому развитию.

6) Разработка мероприятий по маркетингу и рекламе.

7) Подведение итогов по отделам.

Руководитель компании:

Освещает свое видение по результатам прошлого месяца, по развитию на следующий месяц/квартал, направления развития компании и доносит мнение учредителей. Обсуждает важные вопросы (на его взгляд). Ставит задачи, крайние сроки их выполнения и назначает ответственных.

Финансовый директор (главный бухгалтер):

На стол кладутся сводный отчет по объему продаж за месяц, проценту прибыли; отчет о расходах, отчет о кредиторской и дебиторской задолженности + сравнение с задолженностью за прошлый месяц.

✓ Дебиторская задолженность более трех месяцев.

✓ Какие мероприятия можно провести, чтобы снизить расходы.

Отдел продаж:

На стол кладутся сводный отчет по менеджерам, отчет по продажам, отчет по активности, данные по конверсии.

✓ Определяется возможность развития новых каналов сбыта.

✓ Определяется возможность производства новых продуктов на основании спроса.

✓ Каналы привлечения клиентов в процентном отношении к объему продаж с клиентов на каждый канал (15 % – контекстная реклама, 55 % – холодные звонки, 20 % – реактивация, 10 % – рекомендации).

✓ Количество новых клиентов за месяц (отдел активных продаж).

✓ Количество развитых клиентов, которые перешли из категории С в В и из В в А (клиентский отдел).

✓ Количество постоянных клиентов и клиентов в категориях А, В и С (клиентский отдел).

✓ Количество реактивированных клиентов и объем продаж по ним за месяц (отдел активных продаж).

✓ Анализ конкурентов: цены, продукты, специальные предложения (офферы).

✓ Какие мероприятия проводились по развитию отдела продаж: книги, тренинги, курсы и т. д. Что внедрили. Как это повлияло на продажи.

Технолог:

На стол кладутся статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.

✓ Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливаются ответственный и мера воздействия.

✓ Контролируются расходы на рекламацию.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;

✓ одну-две идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше и как повысить сервис.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

3. Протокол проведения собрания.

3.1. Заполнение протокола совещания. Заполняет секретарь. После совещания протокол рассылается всем участникам.

Протокол совещания/планерки

№ 01М от 02.02.2014, Санкт-Петербург

Книга продаж – это свод материалов, правил, методов и подходов к продажам, которые показали и доказали свою эффективность в компании. Одновременно Книга продаж является инструментом стандартизации и совершенствования процесса продаж, быстрого обучения новичков.

Формы Книги продаж:

1) бумажный носитель;

2) электронный вид;

3) видеоинструкции и видеозаписи человека, объясняющие какие-то моменты;

4) видеоинструкции в виде скриншот-экрана с записью действий (обучение работы с CRM, в 1С и других программах);

5) аудиозаписи (записи телефонных разговоров, переговоров, встреч);

6) блок-схемы. В таком виде обычно прописываются бизнес-процессы;

7) таблицы. Часто прописываются скрипты, формы контроля, мотивации и т. п.

Давайте разберемся, зачем она нужна и нужна ли вообще. Какие есть проблемы у предприятий, работающих без Книги продаж? Чаще всего это проблемы:

✓ с контролем и отчетностью;

✓ планированием продаж и бюджетированием;

✓ мотивацией персонала. Нет четкой системы мотивации, не прописаны ключевые показатели эффективности (KPI). Мотивация, как правило, состоит из оклада или процентной части. Она не стимулирует сотрудника активнее продавать и выполнять большее количество действий;

✓ организацией работы отдела продаж – она не регламентирована. Из-за этого бывают сбои, менеджеры могут меняться, приходить позже, нарушать правила трудовой дисциплины и т. д.;

✓ с расширением клиентской базы. Возникает, когда нет четкой системы по привлечению клиентов и расширению клиентской базы, менеджеры не могут ответить на вопрос, как новые клиенты системно попадают в базу;

✓ с длительностью обучения новых менеджеров. Суть проблемы в том, что обучение нового сотрудника, менеджера занимает от трех-четырех недель и более. Это знакомство с рабочим местом, бизнес-процессами, процессом и скриптами продаж; с тем, как работать с клиентами и программами; какие бывают клиенты, какой продукт вы продаете и на каких условиях, как он работает и т. д. На все это до адаптации нового менеджера уходит около месяца;

✓ с аттестацией персонала. Когда нет аттестации, менеджеры не стремятся поддерживать минимальный уровень навыков и знаний в своей области, из-за чего падает уровень их дисциплины, качество обслуживания клиентов, знание продукта и т. д. А это приводит к тому, что менеджер не развивается. Например, компания Microsoft ежегодно увольняет 10 % сотрудников, которые показывают самые низкие результаты. Так она не дает расслабиться оставшимся – никто не хочет оказаться худшим.

Каковы симптомы того, что вам пора разработать Книгу продаж, которая повлияет на эффективность вашей деятельности и на объем продаж?

1. Не выполняется план продаж. Этот симптом имеет место, когда вы несколько месяцев подряд ставите план продаж, который не выполняется. На самом деле есть правило: если третий месяц план продаж не выполняется, значит, от него нет практической пользы – он не мотивирует.

2. Текучка кадров. Если у вас очень большая текучка кадров, Книга продаж поможет, потому что содержит инструкции по найму новых сотрудников.

3. Сложность планирования. Если вы не можете четко спланировать свои доходы и расходы в цифрах (выразить численно), а также объем продаж на ближайший месяц, два, три.

4. Сложность контроля. Заключается в том, что вы понимаете, что не можете контролировать или у вас нет системы контроля за тем, какое количество действий выполняет каждый менеджер и руководитель отдела продаж.

5. Менеджеры не понимают все свои задачи. Они жалуются на то, что при постановке одной и той же задачи руководство сначала требует одно, затем – другое, потом – третье. Это часто становится причиной ухода сотрудников.

6. Сотрудники жалуются на выполнение функций, которые не входят в их обязанности. Некоторые даже начинают трясти должностными инструкциями, трудовыми договорами и т. д. Если, принимая этих сотрудников на работу, вы не учли, что им придется выполнять дополнительные обязанности, приходится объяснять, что вы платите деньги за восьмичасовой рабочий день и можете требовать выполнения любых задач.

7. Нет четкого понимания организации отдела продаж. Непонятно, кто кому подчиняется: каким директорам – какие руководители отделов, какие менеджеры – каким руководителям и т. п. У разных сотрудников есть разные мнения на сей счет. Это приводит к конфликтам. Данный симптом снимается расписыванием организационной структуры предприятия. Он тоже есть в Книге продаж.

✓ Процесс продаж становится ясным и предельно понятным для всех сотрудников. Ведь в Книге продаж есть описания бизнес-процессов, технологий продаж и того, как они работают на практике. В ней подробно описаны типовые клиенты, совершающие покупки, дана сегментация клиентов, описана работа с ключевыми клиентами и многое другое.

✓ Все менеджеры понимают свои функции и знают, как их выполнять. Вам больше никогда не скажут: «Это не моя обязанность!», «Я не знал, как это делать», «Я сделал, как понял», поскольку в Книге продаж прописаны функциональные обязанности и должностные инструкции менеджера. После того как вы их однажды прописываете, все менеджеры знают и четко понимают, какие функции должны выполнять и как это правильно делать.

✓ Менеджеры начинают продавать ценность вашего продукта, а не только отталкиваться от цен конкурентов. В Книге продаж должно быть описание продукта и ваше уникальное торговое предложение (УТП). Описание продукта позволяет понять, особенно новым менеджерам, что представляет собой продукт или услуга, которые вы продаете, какие проблемы клиентов они решают, в чем ваше главное отличие от конкурентов. Все это и есть УТП, которое помогает избежать проблем, описанных в этой главе, и значительно увеличить производительность сотрудников коммерческой службы, а также объем продаж.

✓ Важнейший элемент упаковки франшизы. Если вы хотите упаковать франшизу в своем бизнесе, то знайте – без Книги продаж качественную франшизу не получить.

✓ Вы избежите кассовых разрывов, потому что в Книге продаж прописана инструкция по бюджетированию (прогнозу продаж и расходов).

✓ Быстрое обучение менеджеров По Книге продаж можно очень быстро научиться продавать ваш продукт вашим клиентам и искать новых, понимать продукт и потребности клиентов.

✓ Вы сэкономите 10–15 % продаж на необоснованных скидках, которые дают менеджеры, так как в Книге продаж прописана скидочная политика.

✓ И многое другое.

Компания Состоит из следующих подразделов.

1.1. О компании.

✓ История компании: кто и когда ее создал, с чего все началось, основные этапы развития.

✓ Миссия компании. Это основная цель и ключевые проблемы, которые решаются у клиента.

✓ Цель компании. Здесь нужно описать, к чему стремится компания, к какому уровню организации относительно точки, в которой она находится сейчас.

✓ Сфера деятельности компании. Чем компания занимается и на чем зарабатывает.

✓ Заслуги и достижения компании. Это самые крупные проекты, знаменитые клиенты, количество офисов, упоминания в прессе и на телевидении, темпы роста за последние несколько лет.

1.2. Организационная структура. Здесь прописывается организационная структура предприятия, в которой отражаются все руководители, отделы, подразделения, подчиненные связи и роли отделов.

1.3. Сотрудники компании Дан список сотрудников по отделам с указанием должностей и Ф.И.О.

2. Продукт.

2.1. Уникальное торговое предложение (УТП). В УТП описывается ваше главное отличие от конкурентов и отличие ваших товаров (услуг). Его должен знать и понимать каждый менеджер, потому что это критически важно для продажи, особенно новым клиентам. Если менеджер не может объяснить УТП, он будет продавать ниже среднего уровня. Некоторые менеджеры интуитивно понимают УТП, даже если оно не прописано.

2.2. Конкуренты. Описываются ваши основные конкуренты – компании, продающие похожий продукт, и их УТП в сокращенном виде, чтобы менеджеры могли видеть, в чем отличие вашего УТП от конкурирующего.

2.3. Описание товарных групп. В описание товарных групп входят все товарные группы, которые есть, и характеристики продуктов. Если у вас нет товарных групп, просто укажите характеристики продуктов и групп товаров.

2.4. Хиты продаж. Описываются самые ходовые товары и услуги, которые вы продаете. Это ваш Топ-10. Более того, сказано, почему эти товары продаются лучше всего. Например, товар № 1 покупают, потому что он победил в крупном тендере, и благодаря этому мы продаем очень большой объем; товар № 2 – это идеальное соотношение цены и качества, флагманский товар в своей ассортиментной группе; товар № 3 – самый дешевый, поэтому расходится в больших количествах.

2.5. Описание дополнительных услуг. Описываются дополнительные и сопутствующие услуги и товары, которые вы можете предложить клиентам, покупающим основной пакет. Это так называемые товары cross-sell: дополнительная гарантия, дополнительный сервис, страховка, доставка, дополнительная упаковка, аксессуары и т. п. То, за счет чего можно увеличить средний чек по продажам.

2.6. Себестоимость. Описывается порядок расчета себестоимости – если вы хотите раскрыть данную информацию сотрудникам. Это бывает полезно для того, чтобы показать потолок скидок.

2.7. Принципы ценообразования. Описываются принципы, по которым формируются цены на определенные товары и группы товаров. Например, отталкиваясь от себестоимости, от стоимости конкурентов, от ценности на рынке и т. д.

Есть три вида ценообразования: от себестоимости, от конкурентов и от ценности. Первый (себестоимость) – когда вы делаете простую процентную наценку на себестоимость товара. Например, себестоимость товара – Х, наценка – 15 %, значит, продаете за 1,15×Х свой продукт. Это самый распространенный и одновременно самый ущербный вариант ценообразования, потому что вы урезаете свою маржу и ограничиваете доход.

Второй формат ценообразования (конкуренты) предполагает, что вы ориентируетесь на цены, за которые продают конкуренты. Чаще всего вы продаете по самым низким ценам, чтобы обогнать конкурентов. Это более качественный, но менее эффективный способ ценообразования: всегда есть и будут конкуренты, продающие товар аналогичного или худшего качества по значительно большим ценам. И дела у них, как правило, идут лучше.

Третий способ ценообразования (ценность) основан на понимании собственного уникального торгового предложения, ценности, которую вы даете рынку своим продуктом. Образно говоря, если вы реализуете мобильные телефоны, они у вас водонепроницаемые, а у конкурентов – водопроницаемые, то вы продаете их для драйверов. Значит, ценность ваших телефонов может быть на порядок-два выше, чем обычных, потому что для данной целевой аудитории непроницаемость может являться большим плюсом. Именно она является вашим конкурентным преимуществом. Или другой пример. Знаете, сколько стоит спасательный круг? Около 40 долларов. А какова его ценность, когда вы находитесь в маленькой лодке посреди океана, земли не видно и погода начинает портиться? Стоимость круга, читай – его ценность, увеличивается в разы.

2.8. Программы лояльности. В программах лояльности клиентов описываются все варианты работы с ними по развитию «любви» к компании. Это могут быть «легальные откаты», когда вы прямо объявляете подарок лицам, принимающим решения (ЛПР), за заключенный договор на определенный объем. Или специальные условия для ключевых клиентов, лимитированный выпуск продукта для постоянных клиентов, подарочные ежедневники, планеры, календари, плюс суммы на представительские расходы для установления дружеских отношений с ЛПР.

2.9. Скидочная политика. Здесь подробно расписаны как, от каких объемов и каким клиентам делаются скидки. Как их правильно предлагать клиентам, которые покупают у вас впервые, и тем, кто работает с вами давно. Как вести себя с клиентами, которые однажды выбрали крупную сделку, а потом захотели по таким же ценам получать остальные. Полностью описана скидочная политика – все варианты, как давать и не давать скидки. Внедрение такого стандарта позволяет ограничить скидки, которые менеджеры могут давать на свое усмотрение. Часто они считают, что сумма договора или цена товара велика, опираясь на свои доходы и собственное понятие «дорого». Поэтому сразу предлагают скидку, хотя ее еще не попросили. Да, бывают крупные клиенты, для которых нужны специальные условия. В этом случае менеджер обязан согласовать скидку с руководителем или генеральным директором.

3. Клиенты.

Описывается основная информация о ваших клиентах: кто они, что это за компании, какого профиля, также проводится классификация клиентов по определенным параметрам.

3.1 Классификация клиентов. Как правило, проводится ABCD-сегментация – разделение клиентов на четыре типа:

• крупные клиенты, которые приносят большую часть прибыли компании. Как правило, их не более 20 %, но они дают 80 % прибыли. Это ключевые клиенты, на которых держится бизнес. Важно, чтобы информация о них была максимально прописана: как они пришли, как начиналась работа, какие профили деятельности и товары интересуют, почему пришли и т. д.;

• средние клиенты – это основная масса клиентов в вашем бизнесе. Как правило, количественно бо́льшая. Их нужно развивать и стараться вырастить до группы А;

• мелкие клиенты, которые делают разовые сделки и выбирают очень небольшие объемы. Их потенциально можно развить до уровня В. Желательно снизить издержки на коммуникацию с ними, например работать в автоматическом режиме, через интернет-магазин;

• разовые клиенты, которые выбирают небольшие объемы и у которых нет перспективы вырасти до категории В. Часто затраты на работу менеджера, склада, логистики и т. п. превышают прибыль, получаемую от таких клиентов.

Если компания продает оптом стройматериалы, ей незачем продавать их физическим лицам, которые делают ремонт в квартире, так как развить частного клиента до серьезных объемов невозможно. В следующий раз он будет делать ремонт через пять лет.

От работы с такими клиентами нужно отказываться, устанавливая барьеры, например ограничивая минимальный объем закупки. Или передавать их конкурентам – за процент или просто так. Поверьте, они будут очень рады! К тому же это шанс наладить партнерские отношения.

У компании IKEA была опция, которая работала несколько лет: можно было сделать крупный заказ через Интернет, даже если требовалось много мелких товаров. Менеджер распечатывал заказ в магазине и собирал его, а заказчик приезжал на большой грузовой машине и забирал укомплектованный заказ, состоявший порой из нескольких сотен наименований. В итоге IKEA отказалась от данной опции, поскольку на такие заказы уходило огромное количество времени менеджера (порой нужно было идти через весь в магазин за одной ложкой) плюс времени упаковщиков, водителя погрузчика и т. д. На большие заказы клиенты еще и скидку получали! IKEA посчитала, что работает в минус, и отказалась от опции.

3.2. Кто не наши клиенты. Здесь описывается, с кем вы работать не можете. Например, с тем, для кого ваш товар (услуги) слишком дорогие, потому что у вас премиум-сегмент рынка. Ведь если вы продаете «Мерседесы», люди, которые приходят с фразой: «Дорого!», явно не ваши. Или вы можете не работать с теми, кому нужны сжатые сроки либо очень быстрая покупка. А вы не делаете быстро, потому что у вас долгий цикл закупки или производства.

3.3 С кем вы не хотите работать Это уже больше нравственный момент. Например, мы не работаем с производственными компаниями, бюджетными организациями и с производителями алкогольной и табачной продукции.

3.4. Точки касания клиентов. Здесь прописываются входящие обращения: по телефону, в офис и т. п., а также исходящие касания: звонки, электронные письма, СМС, direct mail («живые письма»), встречи в офисе и на территории клиента, конференции, семинары и т. д.

3.5 Каналы привлечения клиентов. В этом пункте прописываются маркетинговые каналы: каналы, по которым привлекаются клиенты, партнеры. Здесь важно указать их эффективность. Чтобы менеджерам было понятно, как лучше всего закрывать клиентов на продажу и использовать синергию нескольких каналов.

3.6 Пропорции типов клиентов в портфеле менеджера В зависимости от модели отдела продаж у менеджера могут быть клиенты из нескольких групп, например три клиента из группы А, 16 – из группы В и 12 – из С. В этом пункте нужно описать типы и пропорции клиентов, которые есть в портфеле менеджера соответствующего отдела, плюс распределение времени между группами клиентов.

3.7 Типовые коммерческие предложения Здесь собраны примеры типовых коммерческих предложений. Написано, как они должны быть составлены и отправлены. Даны основные правила составления эффективных коммерческих предложений.

3.8. Типичные проблемы клиентов. Это очень важный пункт. В нем описывается, какие типичные проблемы есть у клиента на этапе взаимодействия с компанией. Здесь желательно дать полный перечень проблем, которые могут быть у ваших клиентов, а не только те, которые вы решаете с помощью своего продукта или услуги. Например, они не укладываются с производством по срокам или в смету, у них горит заказ. Максимальное количество типовых проблем, которые могут возникнуть у ваших клиентов на этапе сотрудничества с вами.

3.9 Проблемы клиентов, которые мы решаем Здесь описываются проблемы клиента, которые мы можем решить. И причины, почему мы делаем это хорошо.

3.10 Перечень лиц, принимающих решения (ЛПР). Это люди, с которыми мы связываемся в организации. Здесь все просто: в зависимости от типа компании мы описываем тех, кто принимает решения и с кем надо связываться менеджеру.

4. Организация процесса продаж.

4.1 Бизнес-процессы компании Подробно описываются процессы продаж, взаимодействия с клиентами, комплектации, сборки, отгрузки и т. д. Как правило, прорисовываются блок-схемы и пошаговые планы по реализации бизнес-процессов.

4.2 Функционал менеджеров по продажам и руководителя отдела продаж. В этом пункте указаны все функции менеджеров по продажам и руководителя отдела продаж в соответствии с осуществляемой деятельностью. Другими словами, для каждой роли составляется список – что нужно делать.

4.3 Должностные инструкции менеджеров по продажам и руководителей отдела продаж. В должностной инструкции прописывается пошаговый план реализации определенной функции. Если в функционале сказано, что должен делать менеджер по продажам или руководитель отдела продаж, то в должностной инструкции – как это делать. Инструкция может быть представлена в виде:

✓ нумерованного списка;

✓ алгоритма с разветвлением;

✓ ментальной карты (mind map);

✓ таблицы.

4.4 Бюджетирование Это прогноз продаж и расходов на определенный период, скажем на следующий месяц, квартал или год. В этом пункте важно прописать, как происходит сбор сведений с клиентов (особенно с ключевых), объемы закупок конкретных позиций на следующий месяц, квартал, год, а также отчет о расходах будущих периодов (составляется бухгалтерией). Бюджетирование дает важную информацию и позволяет планировать расходы компании на следующий месяц, рассчитывая поступления. Кроме того, бюджетирование отлично предотвращает кассовые разрывы.

4.5 Контроль и отчетность. Напомню, что система контроля и отчетности состоит из контроля за процессом и контроля за результатом. В этой части Книги продаж приводятся общая инструкция по реализации системы контроля и отчетности, то есть контрольные мероприятия, которые проводятся в отделе продаж, бланки отчетности менеджеров по продажам, бланки контроля и отчетности для руководителей отдела продаж, примеры их заполнения, форма сдачи и проведение контроля.

4.6 Как делать телефонные звонки В этом пункте дается регламент телефонных звонков. Например, какое количество звонков нужно делать в день, где брать базу, как ее формировать, сколько гудков ждать и т. д. В этот же пункт попадает скрипт телефонного звонка (пошаговый сценарий разговора менеджера с клиентом). В нем прописаны основные блоки этапов продаж: приветствие, проход секретаря, выявление потребностей, презентация решений, отработка возражений и заключение сделки или техника «вбивания крюка». Скрипты делятся на два вида: исходящие и входящие.

4.7 Как проводить встречи В этом пункте дана инструкция по проведению встречи: как и кем она назначается; какими лицами, принимающими решения; какие материалы нужны на встрече; как назначают того, кто на нее едет (если это группа); в каком формате проходит встреча, ее план (должен включать все этапы продаж); заполнение отчета (соответствующего бланка) по ее итогам. Иногда прикладывают типовой скрипт встречи. Можно сделать несколько аудиозаписей успешных встреч на диктофон, чтобы обучать с их помощью новых менеджеров и учить «докручивать» результаты старых.

4.8 Работа с рекламациями. Кому поступает рекламация, как с ней работают (схема бизнес-процесса по работе с рекламациями, кто ведет процесс и отвечает за решение вопроса). Наконец, как понять, что конфликт решен. Как получить обратную связь от клиента. Плюс в какой форме и с какой периодичностью предоставляется отчет по рекламациям (табл. 6.1).

Таблица 6.1. Форма отчета по рекламациям

4.9 Мотивация. Здесь прописывается материальная и нематериальная мотивация. В материальной – схема мотивации, ключевые показатели эффективности, в соответствии с которыми сотруднику начисляется зарплата, процент фиксированной и бонусной части в заработной плате, процент гибкой части, время начисления зарплаты (когда выплачивается), а также система штрафов и депремирования в случае нарушения правил. Система мотивации прописывается для каждой роли в коммерческой службе. Подробно о том, как разработать систему мотивации, я расскажу в главе 7.

В части нематериальной мотивации описываются, например, переходящее кресло лучшего менеджера, формат мотивационной доски и как ее заполнять, абонементы в фитнес-клуб, обед с директором и т. д.

4.1 °Cистема найма менеджеров Здесь описывается бизнес-процесс найма менеджеров по продажам, который запускается при необходимости поиска новых сотрудников. Плюс дана пошаговая инструкция для запуска найма, указаны ответственный за этот процесс, шаблоны объявлений, каналы их размещения и многое другое. Об этой системе будет подробно рассказано в главе 8.

4.11 Аттестация менеджеров Должна проводиться каждые три-шесть месяцев, минимум – раз в год для проверки базовых знаний по продукту, клиентам и продажам. Здесь описывается порядок проведения аттестации: периодичность, аттестуемые, условия аттестации и что делать с теми, кто ее не прошел.

Кроме того, описана форма проверки знаний по Книге продаж. Делается несколько вариантов тестирования; если вы редко его проводите, лучше использовать развернутые ответы. Причем для новичков можно провести тестирование в виде зачета, а для тех, кто работает давно, – экзамен, то есть подробный письменный ответ.

К сожалению, формат данной публикации не позволяет привести даже часть Книги продаж в качестве примера: чаще всего она по объему больше, чем вся эта книга. Но у вас есть пошаговый план, как ее разработать самостоятельно. На формирование Книги продаж уходит около трех месяцев – при условии, что все бизнес-процессы в продажах описаны, есть инструкции для сотрудников и стандарты должностей.

Только для читателей, которые дочитали книгу до главы 6!

Если вы – руководитель или учредитель компании, можете записаться на мою бесплатную консультацию по разработке Книги продаж и получить шаблон для вашего направления. Для этого пришлите заявку в произвольной форме на е-mail: ar@consult2b.ru или заполните форму на http://goo.gl/JJu0oI.

Почему системой мотивации нужно заниматься? Консультируя компании по поводу увеличения продаж, я заметил, что увеличения продаж на 10–30 % можно достичь, лишь изменив систему мотивации.

В большинстве компаний сотрудники работают с 30–60 % эффективностью. Это максимум! Если вы считаете, что у вас больше 80 %, значит, реальная верхняя планка – 60 %. Об этом говорит практика моих консалтинговых проектов в формах, где руководители активно занимаются развитием в сфере работы с персоналом. Если ваш объем продаж и прибыль зависят от эффективности работы сотрудников, увеличив ее на 30–50 %, вы увеличите и объем продаж (прямая пропорциональная зависимость).

1. Сотрудники работают на процесс, а не на результат.

2. Процент не мотивирует больше продавать.

3. Премии не мотивируют больше продавать.

4. Нет отрицательной мотивации (или не применяется).

5. Акцент только на нематериальную мотивацию.

6. Не выплачиваются большие проценты по крупным сделкам.

7. Очень большой оклад – выше зоны комфорта.

8. Задержки выплат заработной платы.

9. Слишком сложная система мотивации, непонятная сотрудникам.

Если вы платите только оклад или он составляет 90 % зарплаты, такая система мотивации мотивирует просиживать восемь часов на работе, а не работать на результат. Другими словами, если сотрудники напряженно трудятся весь месяц и если просто поднимают трубку и отвечают на входящие звонки, их заработная плата отличается на 15–20 %. Ленивый не будет напрягаться за такой процент.

Большинство руководителей и владельцев думают, что если платить больший процент, все сотрудники будут много работать, ведь так они смогут добиться больших результатов и увеличить свою зарплату в два раза. Это мышление предпринимателей, и они не могут понять, почему наемные работники не начинают приходить на час раньше и не засиживаются до ночи за вдвое больший процент. Практика показала, что есть продавцы, которые умеют и любят продавать, они – лидеры, и их увеличенный процент будет мотивировать. Но таких – 10 % из общей массы. У большинства наемных работников другой подход: есть зона комфорта (определенная сумма), по достижении которой они расслабляются. В зависимости от города она может варьироваться в среднем от 10 000 до 30 000 руб. в месяц. Зона комфорта закрывает базовые потребности на жизнь: оплату квартиры, продукты, мобильный телефон, бензин, минимально кафе и рестораны.

Распространенная ошибка: многие думают, что если платить сотрудникам в два-три раза большую зарплату, то и работать они станут в два-три раза больше или эффективнее. К сожалению, это не так. У меня были клиенты в консалтинге, которые раздували зарплату менеджерам до 150 000–170 000 руб. в месяц, даже до 300 000. И это за работу, которая на рынке труда стоит 30 000–40 000. Но эффективность людей в итоге снижалась, а уровень зоны комфорта повышался: они брали в кредит дорогие машины и квартиры, привыкали жить не по средствам. Снижать зарплату очень трудно. Во-первых, это сложно логически объяснить сотрудникам, а во-вторых, есть психологические проблемы. Большинство менеджеров уходят после снижения зарплаты в два раза и более.

Один мой клиент – преуспевающий молодой бизнесмен – открыл два офиса в Москве и поставил их на ноги с помощью двух наемных директоров. Они хорошо поработали, и мой клиент предложил на первом этапе два варианта развития событий: 1) он увеличивает директорам оклад на 20 000 руб.; 2) он отдает им по 5 % долей компании и делает соучредителями. Что вы думаете? Оба выбрали стабильное увеличение оклада. Сейчас компания развилась и приносит на 5 % долей прибыли в разы больше, чем 20 000 руб. Но наемные сотрудники выбрали зону комфорта.

Порой зарплата растет неконтролируемо. Например, у вас указан фиксированный процент от объема продаж. Когда вы открывали компанию, хотели платить около 25 000–30 000, но дали много рекламы, провели встречи с партнерами, активно привлекали клиентов – и теперь компания вышла на уровень стремительного роста, обороты увеличиваются в разы. Данный этап временный, после него наступает период постоянного умеренного роста или стагнации. Но за время стремительного роста очень раздуваются зарплаты из-за неэффективной системы мотивации. Клиенты приходят сами, так как база наработана, объем продаж есть, никто не голодает, зарплата приходит стабильно, и менеджеры вместо того, чтобы активно продавать, становятся клиентскими менеджерами: принимают звонки, выставляют счета, получают с этого проценты и не напрягаются. А зачем?

Дело в том, что буквально за месяц-полтора навыки активных продаж теряются и их нужно восстанавливать. На это уйдет три-четыре недели. А вам нужно, чтобы менеджеры каждый день звонили по «холодным» и «теплым» клиентам, назначали или проводили встречи, занимались реактивацией и т. д. Сотрудники же часто замотивированы неправильно. Обычно потому, что нет системы контроля за ежедневными действиями, результатами работы, качеством обслуживания. Менеджеры могут общаться по настроению: сегодня оно есть – и они будут вежливыми, завтра нет – общаются как хотят. При этом руководитель может тратить огромные средства на маркетинг, чтобы клиент позвонил в офис или пришел. Но вдруг менеджеры неграмотно или грубо с ним обойдутся? Тогда он уйдет, так и не узнав о вашем продукте, качестве и сервисе. Люди уходят, еще не став клиентами!

Есть три кирпичика, из которых складывается система мотивации (рис. 7.1).

Соответственно, существует несколько вариантов систем мотивации (рис. 7.2).

Рис. 7.1. Система мотивации

Рис. 7.2. Варианты системы мотивации

1. Оклад

Голый оклад – самая неэффективная система мотивации, потому что не мотивирует делать больше, к чему-то стремиться и расти. Если вы платите хороший оклад, превышающий зону комфорта сотрудника, он будет имитировать деятельность и просиживать свои восемь рабочих часов. От такой системы стоит отказываться в пользу любой другой – если не хотите, чтобы ваш отдел продаж работал на 20 % эффективности. Кроме того, она приводит к переплатам сотрудникам, которые работают хуже и с меньшей эффективностью.

Преимущества оклада:

✓ легкий расчет;

✓ защищает от обслуживания менеджерами «лучших» клиентов;

✓ стабильность для сотрудников;

✓ низкая текучка кадров.

Недостатки оклада:

✓ нет мотивации выполнять больше задач;

✓ нет стимула продавать конкретный продукт или линейку продуктов;

✓ заработная плата остается прежней, даже если прибыль компании падает;

✓ не видно возможности заработать в два-три раза больше.

2. Процент

Только процент – модель выживания для сотрудников. Часто практикуется в компаниях, которые используют агентов: страховых, риелторов и т. п. Здесь работает фраза «волка кормят ноги». Но отношение как к волкам сотрудники воспринимают не очень хорошо. Когда человек работает и знает, что может ничего не заработать к концу месяца, ему будет не на что жить, кормить детей, платить за квартиру и т. д., это сильно влияет на безопасность. Люди часто и много бегают, совершают разные действия из-за страха и быстро перегорают. Текучка кадров в таких компаниях достигает 60–300 % за год. При этом постоянно идет агрессивный наем персонала и тратится серьезный бюджет на привлечение соискателей. Плюс отлично выстроена система адаптации – введения в должность, потому что конвейер требует системного обучения, тестирования навыков и отправки «в поля».

Сотрудникам важна безопасность, ее нужно обеспечить, чтобы люди были уверены: выполнив определенные действия, они заработают минимум, который им необходим для жизни. Если вам такая система мотивации подходит больше всего, я рекомендовал бы нанимать сотрудников на минимальный оклад + процент – с последующим снижением оклада и увеличением процента. Тогда будет приходить больше людей и они будут чувствовать себя уверенно, зная, что определенную сумму к концу месяца получат. При этом будут стараться показать хорошие результаты и со второго-третьего месяца поймут, как зарабатывать деньги в вашей компании, перестанут бояться уменьшения оклада и роста процента. Важно заботиться о своих сотрудниках.

3. Оклад + процент

Оклад + процент – самая распространенная система мотивации. Ее эффективность зависит от того, насколько грамотно применяется система. Разберемся, как правильно платить оклад и выплачивать процентную часть. Сначала поговорим про оклад. Он дает сотрудникам чувство безо пасности, но не должен превышать зону комфорта, достигнув которой сотрудники, расслабятся и не будут замотивированы делать больше, работать на результат. В такой ситуации нужно определить, какую часть зарплаты должен составлять оклад, а какую – проценты. Есть три модели (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Модели зарплат

Умеренная модель используется в компаниях, где объем продаж не сильно зависит от инициативности менеджеров по продажам. Например, в отделе по работе с постоянными клиентами (Account Managment). Большую часть продаж делают постоянные клиенты, которые самостоятельно обращаются в фирму. Клиентские менеджеры могут проявлять инициативу в части самостоятельного обзвона клиентов, чтобы предложить новинки и выявить дополнительные потребности, а также сделать допродажи дополнительных товаров и услуг. За это можно платить процент или бонус, но большую часть менеджеры должны получать в виде оклада.

Стандартная модель чаще используется в отделе активных продаж, чтобы менеджеры по продажам ощущали разницу: продаж мало – получают лишь половину зарплаты. Это мотивирует продавать больше, искать новых клиентов и развивать старых, прорабатывать базу клиентов, которые давно не покупали, и т. п.

Агрессивная модель используется в отделе активных продаж, если руководитель уверен, что менеджеры настолько профессиональны, что сумеют продать много. Тогда им устанавливается небольшой оклад и большая процентная часть. Для таких специалистов это вызов, они должны сделать как можно больше, потому что бо́льшую часть зарплаты дают продажи и процент с них. Важно не ставить на такую систему мотивации новичков, а только уверенных в своих продажах менеджеров. В этом случае агрессивная модель будет мотивировать. Еще по ней платят торговым представителям, так как у них должна быть высокая активность по числу встреч. Если встреч мало, мало новых клиентов, а развитие старых не происходит, заработная плата торгового представителя будет невелика. Если же встреч много, то и зарплата вырастет за счет процентов.

Вывод. Если вы хотите, чтобы менеджеры назначали больше встреч и делали больше звонков, сажайте их на стандартную и агрессивную модели. Это актуально для отдела маркетинга (Lead Generation и Lead Conversion). Если в компании работают менеджеры клиентского отдела или менеджеры, которые большую часть времени принимают звонки, а также решают оперативные задачи, больше подойдет умеренная модель. Чем меньше оклад, тем инициативнее будет работать менеджер.

Самый мощный способ замотивировать делать звонки и встречи – план активности.

В 99 % случаях оклад платится за проведение рабочего времени на работе. Но можно увеличить мотивацию на достижение результата. Для этого при выплате оклада надо ввести и учитывать план активности. План активности предполагает набор простых действий, приводящих к результату, которые нужно сделать в течение месяца: количество холодных звонков, звонков по текущим клиентам и по реактивации клиентов; количество отправленных коммерческих предложений, назначенных встреч и т. п. Все эти действия прямо или косвенно приводят к продажам. Выполнение KPI напрямую зависит от активности менеджера. План по продажам может быть выполнен или нет, а 500 звонков в месяц, то есть 25 звонков в день, менеджер сделает всегда. В итоге вы платите оклад не просто за просиживание рабочего времени, а за план активности (табл. 7.1, 7.2).

Таблица 7.1. Пример плана активности

Таблица 7.2. Пример плана активности во время простоя

Важно ввести хоть какой-то план активности. Это в любом случае лучше, чем его отсутствие. Что делать, если план активности не выполнен? Оклад выплачивается в полном объеме, если выполнен план продаж, в план активности никто не заглядывает. У вас должен быть план продаж на каждого менеджера и групповой на отдел. В зависимости от специфики бизнеса! План продаж на менеджера спускается сверху – это минимум, который нужно продавать. Если он достигнут, не очень важно, выполнил ли продавец обязательное минимальное количество действий. План активности смотрите, когда план продаж не выполнен.

И если же в течение трех месяцев подряд план активности выполняется, а план продаж нет, нужно смотреть варианты: или это неэффективная работа менеджера (он неправильно понимает проблемы клиентов, нет техники продаж, не выявляются потребности, не заданы уточняющие вопросы, не обработаны возражения), или сезонное колебание. Но в последнем случае все менеджеры должны не выполнить план, а не один. Вероятно, что у вас простой план активности и количества минимальных действий недостаточно, чтобы обеспечить план продаж. Если сотрудник не выполняет план продаж по собственной вине более трех месяцев, ему нужно искать замену.

Если не выполнен ни план продаж, ни план активности, нужно применять сетку уменьшения оклада. Например, оклад менеджера – 20 000 руб. в месяц, оба плана не выполнены, тогда если план активности – 500 звонков по холодной базе, 40 коммерческих предложений и 16 встреч, сетка может выглядеть как в табл. 7.3.

Таблица 7.3. План активности

План активности можно привязать к баллам: один звонок – 1 балл, одна встреча – 20 баллов. Например, за месяц план активности – 500 баллов (табл. 7.4).

Таблица 7.4. План активности

План активности может быть разным – в зависимости от масштабов клиента. То есть количество действий, которые нужно совершать, коммуницируя с крупными постоянными клиентами, будет больше, чем с разовыми или мелкими. Мы разделяли клиентов по ABCD-сегментации:

✓ A – крупные клиенты, которые приносят 80 % прибыли;

✓ B – средние клиенты, основная масса;

✓ С – мелкие клиенты, которых можно разрабатывать, потому что есть потенциал;

✓ D – разовые клиенты и клиенты, которых нельзя развить до уровня В.

Коммуникацию мы производим только с клиентами категорий А, В, С. При этом с клиентами из групп А и С нужно чаще встречаться и ближе общаться, тратиться на представительские расходы и т. п. Участники В-категории требуют меньше встреч и звонков. С группой С лучше проводить автоматические продажи через Интернет или форму заявки, потому что расходы на обслуживание транзакции (время менеджера, погрузчика, доставка, упаковка и т. д.) часто превосходят или близки к прибыли, получаемой от этой сделки. Нужно определить количество действий с каждой категорией и переписать план активности. В таком случае он может выглядеть как табл. 7.5.

Таблица 7.5. Коммуникация с базой клиентов

Если вы используете CRM-систему, можете внедрить такую функцию: если менеджер, например, должен сделать два звонка и провести одну встречу с клиентом категории А в месяц, а на практике этого не сделал, автоматически передавать клиента другому менеджеру. Получится круговорот «забытых» клиентов в отделе. Все сразу становятся очень внимательными!

Как контролировать выполнение плана?

Для контроля существует форма «Отчет по активности». Это таблица, которая заполняется в конце рабочего дня. Функция контроля по заполнению таких отчетов лежит на руководителе отдела продаж. Отчеты могут заполняться в таблицах Exсel или программах CRM. Руководитель отдела продаж в конце месяца составляет сводные отчеты по планам активности менеджеров, проводит анализ и предоставляет все директору вместе со своими комментариями. Кроме того, нужно проводить выборочный контроль правильного заполнения менеджерами «Отчета по активности». Для этого руководитель отдела может выборочно обзванивать клиентов, которым были совершены звонки, и уточнять, когда с ними в последний раз общались его сотрудники. Количество звонков можно взять и из данных цифровой АТС (если вы такую используете).

Для учета количества встреч полезно внедрить бланки соответствующих отчетов. Такой бланк заполняется после встречи – в него заносится информация о компании: Ф.И.О. и должности лица, с которым(и) проходила встреча, ее цель, достигнутые договоренности, взятые обязательства, дата следующего касания. Эти отчеты сдаются руководителю отдела продаж для анализа.

Как правильно выплачивать проценты?

Еще важно понимать, как правильно выплачивать проценты. Если вы платите всегда фиксированный процент, это положительная мотивация для менеджеров. Для усиления мотивационного эффекта нужно сделать так, чтобы процент рос в зависимости от выполнения плана продаж. В этом случае у менеджеров будет стимул делать больше – чтобы повысить процент, который они получат.

Есть несколько систем выплаты процентов.

1. Возрастающая система (табл. 7.6).

Таблица 7.6. Возрастающая система выплаты процентов

В данном случае чем больше продаст менеджер, тем больший процент получит. Он замотивирован достигать высокого уровня. Главное – не сделать повышающую сетку из 30 строчек на несколько листов (система мотивации должна быть простой).

Обычно, когда объем продаж превышен на 60 % и более, это не заслуга менеджера, а изменение рыночной ситуации: клиент развился и стал покупать больше либо пришел новый крупный клиент. Бывают случаи, что менеджер долго вел клиента и наконец состоялась серьезная закупка. Поэтому при перевыполнении плана в два-три раза процент можно снижать, а не увеличивать или оставлять прежним.

Можно платить повышенный процент со всего объема продаж, а можно с дельты – разницы между текущим уровнем и предыдущим. Например, менеджер продал на 300 000 руб. и по таблице должен получить 3 % (9000 руб.), если считать от всего объема продаж. Но в зависимости от принятого руководством решения он может получить 2 % с 200 000 руб. + 3 % с 100 000 руб., на которые перевыполнил предыдущий уровень, и тогда сумма к ЗП составит 7000 руб. Как именно платить, решать вам. Я бы рекомендовал платить со всего объема продаж – это лучше мотивирует персонал. Своим сотрудникам нужно хорошо платить, особенно тем, кто прилагает в разы больше усилий, чем большинство. Поэтому если у менеджера результат по продажам в полтора раза больше, чем у коллег, то и заплатить ему стоит больше минимум в полтора раза.

На одной из консультаций по эффективной мотивации персонала я узнал, что сотрудникам можно платить процент с поступлений денег от клиента. Компания занималась оборудованием парков автомобилей системами экономии топлива: если с ними подписывали договор, монтировали оборудование на десятки и сотни автомобилей, а продавцам ежемесячно платили процент от абонентской платы, которую вносили клиенты. В данном случае платить процент неэффективно, потому что заслуга менеджера в том, что заказчик выбрал именно его компанию и подписал договор. Его заслуги в ежемесячной абонентской плате нет. К тому же чтобы перейти к другому поставщику, клиенту нужно демонтировать все оборудование, отключить программный комплекс и какое-то время нести убытки, связанные с переоборудованием. В данном случае нужно давать большой процент, но с первой сделки или премию (бонус) за подписанный договор. Так можно замотивировать менеджеров работать на результат. Проблемы моих клиентов заключались в том, что менеджеры набрали по несколько крупных клиентов за процент, получаемый с абонентской платы, и стали получать зарплату около 40 000 руб., совершенно перестав искать новых клиентов и продавать.

Судите сами: продавец в салоне связи, который продал вам сим-карту мобильного оператора, не получает пожизненно процент с суммы, которую вы проговариваете. Потому что их заслуги в том, что вы ежемесячно общаетесь, нет. Их задача состояла в том, чтобы продать вам оператора или тарифный план. За это они и получили разовый бонус.

2. Уровневая система.

Уровневая система проще: если объем продаж – до 200 000 руб., платим 0,5 %, если больше 200 000 – 2 %. Платить повышенный процент при достижении уровня продаж (табл. 7.7).

Таблица 7.7. Уровневая система оплаты

Есть одно «но» – такая система мотивирует менеджеров переносить оплаты клиентов на следующий месяц, если они добрали до уровня, чтобы в следующем месяце не слишком напрягаться. В данном случае можно внедрить двухуровневую систему, или систему с уровнем БНАЦ (большой наглой амбициозной целью) (табл. 7.8).

Таблица 7.8. Двухуровневая система (БНАЦ)

В таком случае у продавцов есть мотивация добрать до второго уровня (БНАЦ) и увеличить свою зарплату в три раза. Это намного выгоднее, чем переносить клиентов на следующий месяц. Но здесь нужны продажники, которые смогут бросить себе вызов.

Еще одна проблема заключается в том, что когда вы платите проценты с объема продаж, менеджеры легко дают скидки клиентам – по первому требованию, а порой и сразу, даже если клиент не сказал, что цена не устраивает. Потому что если с 100 000 руб. объема продаж сделать скидку 10 %, компания потеряет 10 000, а сотрудник, получая 2 % с объема продаж, – 200 руб. из зарплаты. Менеджеры жертвуют мелкими суммами ради заключения сделки, а потом ходят к руководству и говорят: «У нас высокие цены, поэтому нужно делать скидки. Они видели то же самое у наших конкурентов в два раза дешевле». Но дело в том, что они плохо продают, не могут показать ценность и чаще всего не проверяют, правда ли, что у конкурентов в два раза дешевле. Легче сделать скидку и не париться. Проверяйте технику продаж своих сотрудников и анализируйте конкурентов, чтобы вас нельзя было обмануть!

Решение проблемы с предоставлением скидок – регламентация скидок от объемов закупок в зависимости от уровня клиента по АВСD-сегментации, условий доставки и т. д. Хороший вопрос, который я рекомендую задавать клиентам, просящим скидку сразу: «А под что вам скидку?» Клиент сразу понимает, что получить скидку можно, но нужно выбрать определенный объем или самостоятельно забрать со склада в пригороде и т. п. Все остальные скидки – только по согласованию с руководителем, причем менеджер должен логически обосновать и доказать, почему нужно дать скидку.

4. Оклад + премия (бонус) 

Рис. 7.4. Система мотивации «Оклад + премия»

C окладом мы разобрались. А что такое бонус? Бонус – это стимулятор активности менеджеров. Бонусы можно привязывать к разным показателям в зависимости от того, каких целей мы хотим достичь (рис. 7.4). Проще всего привязывать бонусы к ключевым показателям эффективности – KPI, потому что они количественно измеримы. Их можно выплачивать раз в месяц или квартал, раз в шесть месяцев или ежегодно.

Если говорить о системе мотивации, в которой присутствует лишь оклад и премия (бонус), то она эффективна всего в нескольких случаях.

✓ Не знаете, какой план продаж установить, – дайте бонус Если вы выводите новый товар на рынок или открываете новый бизнес, разрабатываете новое направление, вы еще не знаете, какой объем продаж ставить. Поэтому лучше давать не процент, а бонус. Например, план продаж – 400 000 руб. Если менеджер своими усилиями смог вытянуть продажи на уровень 600 000–800 000, чаще всего это его заслуга. За такую активность нужно платить! А вот если план перевыполнен в три раза, скорее всего, это заслуга не менеджера, а компании, рыночной ситуации, развития клиентов, привлечения крупного клиента. Поэтому бонус ощутимо растет первые три ступени, а затем чуть-чуть (табл. 7.9).

Таблица 7.9. План продаж

✓ Мотивация для отдела по работе с постоянными клиентами (Account Management) Чаще всего 80 % продаж приходится на постоянных клиентов. Они имеют свойство развиваться и закупать объемы в несколько раз больше первых закупок. В этом заслуга долгосрочных отношений и отлаженности бизнес-процессов. Продавцы лишь поднимают трубку и выписывают счета, обслуживают сделку. Им лучше платить бонус за объем продаж, так как клиенты могут развиться и вы раздуете зарплату менеджерам при их заслуге в 0,01 %. В отделе по работе с постоянными клиентами можно ввести бонус за количество допродаж – выявление дополнительных потребностей.

✓ На этапе стремительного роста компании. Вы прошли стартап и теперь развиваетесь быстрыми темпами, чувствуете, что в компании возможно резкое непрогнозируемое увеличение объема продаж.

Тогда лучше платить бонус, а не процент. Например, менеджеры в среднем продают на 800 000, а потом кто-то за месяц продал на 2 300 000 руб. Если вы будете платить процент с объема продаж, скоро раздуете зарплаты менеджеров до 100 000–300 000 руб. в месяц. Такие сотрудники быстро становятся звездами и уходят, хотя прекрасно понимают, что средняя заработная плата на рынке за их работу – 30 000–50 000 руб.

Виды бонусов: 

✓ 13-я зарплата. Она самая популярная. На самом деле это увеличение продаж на 8 % в месяц. Но для сотрудников бонус очень приятный – к нему стремятся весь год;

✓ за привлечение новых клиентов (если достигнуто определенное количество в месяц);

✓ за проведение определенного количества встреч;

✓ за перевыполнение плана по холодным звонкам;

✓ за исполнительность (оценивает руководитель);

✓ за плановые показатели. Например, за выполнение объема продаж. То есть можно привязывать объемы продаж не к проценту, а к бонусу – за выполнение и перевыполнение платить повышающийся бонус;

✓ за индивидуальные особенности. Если сотрудник делает работу, которую больше не делает никто. Например, e-mail-рассылка, поддержка канала на YouTube, другие творческие занятия и активность;

✓ за работу с дебиторской задолженностью. Например, если дебиторка не превышает 30 000 руб. и нет просроченной задолженности.

Бонусы должны быть как положительной мотивацией, так и отрицательной. Нужно внедрить штрафы за недостижение минимальной планки по показателю.

Оформляются бонусы в виде таблицы (табл. 7.10).

Таблица 7.10. Пример бонусов и штрафов по KPI

5. Оклад + процент + премия

Универсальная система мотивации (УСМ) – простое лекало для бизнеса, которое я не раз внедрял у своих клиентов, – и оно всегда давало результаты.

Если вы попробуете реструктуризировать свою систему мотивации в такой формат, результаты не заставят ждать. Другое дело, что система мотивации – очень чуткая часть управления персоналом, можно сделать и хуже. И последствия ее внедрения становятся ощутимы на второй-третий месяц (рис. 7.5).

Приведу пример внедрения системы мотивации (табл. 7.11).

Рис. 7.5. Универсальная система мотивации (УСМ)

Таблица 7.11. Пошаговый план внедрения системы мотивации

Почему большинство систем мотивации все же не работают или работают с низкой эффективностью? Потому что большинство руководителей допускают одну и ту же серьезную ошибку. Она заключается в том, что количество положительной мотивации (премий и бонусов) не равно количеству отрицательной мотивации (штрафов). Одним словом, «кнутов» должно быть столько же, сколько и «пряников». Только в этом случае система мотивации работает как часы.

Например, если у вас есть увеличение окладной части при росте объема продаж, должно быть предусмотрено и ее понижение в случае недостижения минимума. Или если вы даете премию за отсутствие дебиторской задолженности, необходим штраф за превышение просроченной дебиторской задолженности определенного объема (например, 90 000 руб.) либо количества дней (например, более 30). Также система мотивации будет работать плохо, если ваши штрафы и отрицательная мотивация в целом есть только на словах, чтобы припугнуть сотрудников. Они будут бояться лишь в первый и второй раз, после чего поймут, что никто их не оштрафует и работать можно не по правилам, а как удобнее им.

У одного из моих клиентов некоторые сотрудники систематически опаздывали на работу на два часа. Штрафы были, но в конце месяца они превышали половину зарплаты, поэтому их урезали до 3000–4000 руб. в месяц. В итоге сотрудники спокойно «покупали» опоздания у руководства за указанную сумму. Она не такая большая, зато дает возможность приходить на работу когда удобно.

Бонус +/– Чтобы сотрудники выполняли задачи, которые сейчас важны для компании: привлечение новых клиентов, удержание старых, анализ рынка, коммуникация с базой клиентов и т. д.

Есть план продаж – и необходимо ввести снижение процентов или бонуса за его невыполнение. Например, план продаж – 500 000, сделали – 300 000 и получили соразмерную часть оклада. Есть бонусы за новых клиентов: привел определенное минимальное количество новичков и получил бонус. У менеджеров KPI – 20 новых клиентов, а бонус платится, если привлекают минимум 10. Сначала минимально, а потом больше. Если меньше, например привлек семерых, – бонус не получит.

Изобилие положительной мотивации – одни премии, бонусы, проценты, надбавки, фитнес и соцпакеты – расслабляет сотрудников и не стимулирует двигаться дальше. Может, на Западе такая система и работает, но в российских реалиях она неэффективна.

Переизбыток отрицательной мотивации – десятки штрафов и «шаг влево, шаг вправо – расстрел» – лишает сотрудников чувства безопасности, они начинают думать, что с помощью штрафов пытаются снизить их зарплату. При таком раскладе вы получите большую текучку кадров и нелояльный персонал.

Нужно грамотно принимать на минимальный оклад, а остальную часть заработной платы прописывать как премии. Депремирование разрешено законом.

Шаблон Приказа о премировании менеджеров по продажам

Приказ об оплате труда менеджеров по продажам

г. ________________________________ «____________________» 201 г.

В целях достижения целей компании____________________________ (далее – компании) по увеличению доходов, планированию текущих затрат, интенсификации работ по привлечению клиентов и усилению стимулирования сотрудников приказываю:

I. C__________________ 201____ года включительно устанавливаются ежемесячные личные планы продаж менеджеров по продажам компании (далее – сотрудники). Выполнение плана определяется объемом валовой прибыли от оплаченных заказов на товары и услуги компании, поступивших от клиентов данного сотрудника в отчетном (календарном) месяце.

Размеры комиссионных выплат сотруднику устанавливаются в размере xxx% суммы валовой прибыли, равной сумме оплаты клиента за вычетом затрат, составляющих____________ % стоимости по прайс-листу товаров и услуг, предоставляемых клиенту.

Личный план по валовой прибыли:_____________________ рублей в месяц (примерный оборот – ___________________).

Оклад: на исп. срок_______________, по завершении___________________.

II. Комиссионные, начисляемые сотруднику, умножаются на плановый коэффициент в соответствии с выполнением сотрудником личного месячного плана продаж и на коэффициент премирования в соответствии с выполнением компанией месячного плана по валовой прибыли и суммируются с окладом данного сотрудника.

III. Ежегодно по результатам продаж в январе для всех сотрудников, а также для сотрудников, работающих в коммерческом отделе в течение (до конца) 2-го календарного месяца, плановый коэффициент = 1 (единице).

IV. Начальнику отдела продаж дополнительно выплачивается 7 % валовой прибыли от его собственных продаж и 3 % валовой прибыли от продаж всех сотрудников отдела.

V. В переговорах сотрудника с клиентом для успешного завершения продажи может принять участие один из опытных сотрудников компании – эксперт. Эксперт привлекается по инициативе самого сотрудника или по решению его руководителя (который сам может выступить в роли эксперта) в случае, если низка вероятность успешного завершения продажи силами самого сотрудника. Цели привлечения эксперта – успешное завершение продажи и передача опыта сотруднику (наставничество).

VI. При привлечении к переговорам с клиентом эксперта коммерческий % от контракта с клиентом делится в соотношении 70 % – сотруднику, ведущему клиента, и 30 % – эксперту.

VII. Срок действия данного приказа устанавливается до «__________» ______________ 201___ года.

Директор компании /___________ /

Выплачивая повышенный процент или бонус за привлечение новых клиентов, можно повысить их количество за месяц в два-три раза. Что делаем? Платим с привлеченных новых клиентов процент с продаж в два-три раза выше, чем с постоянных. Вплоть до всей суммы прибыли с первой транзакции. Во-первых, слишком большие закупки на первой транзакции не делают, но даже если и делают, это сильно мотивирует менеджеров активно работать. Если же у вас есть цель быстро наработать базу (за месяц, квартал, полгода), можно с каждой следующей сделки снижать процент в два раза – до обычного.

Правда, есть одно «но» – повышенный процент выплачивается только через три месяца (если клиент у вас остался). Если менеджер привлек в первом месяце пять клиентов, а в третьем месяце их осталось два, а остальные ушли к конкурентам, в первом месяце он получит 5000 руб. бонуса за привлечение 2 %, а в третьем – 3 %, так как осталось всего два клиента. Если же остались все пять клиентов, то 5000 руб. бонуса с первой сделки + через три месяца 4 % от сделки (табл. 7.12).

Таблица 12. Бонусы за новых клиентов

Можно использовать и бонус за привлечение новых клиентов (табл. 7.13).

Таблица 7.13. Бонусы за привлечение клиентов

Если вы понимаете, что даете менеджерам большой оклад с учетом ситуации на рынке труда, самый простой способ его снизить – ввести план активности. Проводите планерку и говорите, что решили по-новому мотивировать, дать возможность больше заработать. Персонал всегда думает, что его хотят обмануть. Например, вы поднимаете оклад на 10–20 %: было 20 000, будет – 22 000, но нужно выполнять план активности, чтобы платить не за время, а хотя бы за минимальные действия. К тому же вводите план активности с понижающейся сеткой. Те, кто настроен работать на результат, заработают больше за счет коллег, просиживающих часы на работе и эффективных один-два часа в день.

Если вы даже приблизительно не представляете, какой должен быть план продаж, можете не устанавливать его на один-два месяца работы, а привязать количество новых клиентов и сделок к бонусу. За первые месяцы вы поймете приблизительный объем продаж. Увеличьте его на 20 % и установите планку для менеджеров на следующий месяц.

План продаж должны выполнять семь из десяти сотрудников. Если он совсем не выполняется в течение двух-трех месяцев, смысла в таком плане нет. Нужно пересматривать систему мотивации и сам план продаж, потому что ваши продавцы в него не верят. Важно, чтобы менеджеры стремились достичь необходимых результатов, а если не достигают, зарплата должна быть для них очень некомфортной.

Когда устанавливать общий план продаж, а когда индивидуальный? Индивидуальный план устанавливается, когда есть большая разница в навыках менеджеров и объеме продаж или они обслуживают разные торговые территории (есть прибыльные и неприбыльные). В одной компании был общий план на отдел, и в среднем получалось по 500 000 руб. на каждого менеджера: кто-то продавал лучше, кто-то хуже. В этой же компании работала девушка, которая никогда не продавала меньше чем на 1 300 000. Причем далеко не самый старый и опытный сотрудник, для нее нет разницы, старым клиентам продавать или новым. Она просто продавала! Для нее сделали индивидуальный план продаж – с другими процентами и бонусами. У каждого сотрудника должна быть мотивация на рост.

Общий план продаж устанавливается, когда менеджеры продают примерно одинаково.

Помните: если вы не знаете, какой план продаж установить, давайте бонус, а не процент за объем продаж, привлеченных клиентов, количество сделок.

Еще хочу отметить, что система мотивации должна быть простой, ее должен понимать каждый сотрудник и знать, как она рассчитывается. В жизни всегда хорошо работают простые вещи. Не стремитесь разработать несколько десятков KPI, которые можно сосчитать лишь компьютерной программой или в Excel. Ваши сотрудники должны понимать, за что они получают деньги, и знать, на каком этапе сейчас находятся. Однажды, проводя консультацию в большой компании, которая продавала спутниковые системы, я узнал, что ее система мотивации менеджеров включала около 20 KPI и расчет многих из них не мог объяснить даже руководитель отдела продаж. Все считала сложная таблица с формулами и синусами. Разумеется, для менеджеров расчет гибкой части зарплаты представлялся черным ящиком, и они рассчитывали лишь на оклад. KPI должно быть не больше пяти-семи.

Пример, как не стоит рассчитывать KPI, приведен на рис. 7.6.

Десятки показателей, непонятных формул, вес в портфеле и т. д. Сотрудники не чувствуют, какие их действия приводят к результату в деньгах. Такая мотивация быстрее демотивирует.

1. Есть ли продукт, на который руководство хочет сделать упор:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(описать товар или группу товаров, за продажу которых планируется давать бонус)

2. Определяем действия продавцов – с кем, когда и как работают:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(описать действия, которые необходимо совершить для получения прибыли. Следить за планом продаж по новым клиентам (процент в три-семь раз больше), планом продаж по старым клиентам, планом по товарной группе и дебиторкой)

3. Общий заработок продавца (предполагаемый):

_______________________________________________________

_______________________________________________________

4. Элементы заработной платы:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Рис. 7.6. Пример запутанной системы мотивации

(исходя из действий продавца согласно п. 2 определяем, что он будет получать: оклад, процент, бонус. Если возможен неконтролируемый рост продаж, давать бонус, а не процент)

4. За что продавец будет получать каждую часть заработной платы:

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(умеренная/стандартная/агрессивная модели оклада: 30–50–70 %. Проценты – от плана продаж; прогрессивная, пороговая, нивелирующая системы. Либо процент платится после минимального объема продаж. Бонус (10–60 % от ЗП): плановые показатели и их перевыполнение, индивидуальные способности, творческие задачи, активность, привлечение новых клиентов, другое)

5. Выстраиваем план активности:

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

6. Определяем отрицательную мотивацию:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

Система мотивации менеджеров по продажам

ООО «АВС»

Элементы системы мотивации:

7. Оклад 20 000 руб при выполнении плана активности

План активности:

8. Процент за выполнение плана продаж

9. Бонус за привлечение новых клиентов

Бонус 4000 руб. – за привлечение четырех и более клиентов в месяц.

Штраф 3000 руб. – за 0 новых клиентов в месяц.

Тяжело уволить сотрудников, которые давно работают в компании. Хотя порой они становятся не столь эффективными: не придерживаются сроков, не показывают стабильных результатов или просто просиживают штаны в офисе. Но уволить их не поднимается рука. Здесь нужно вспомнить древнюю восточную поговорку: «Если лошадь сдохла, слезь». Подсчитайте, сколько вы теряете денег в годовом фонде оплаты труда такого сотрудника, и упущенную выгоду в виде прибыли, которую приносил бы эффективный сотрудник на этой должности. Если работник неэффективен, от него нужно быстро избавляться, а не ждать, пока убытки от его деятельности достигнут колоссальных размеров.

В большинстве компаний наем персонала проходит очень быстро, так как нужно СРОЧНО закрывать вакантное место сотрудника, только что покинувшего фирму или уволенного. Руководители или менеджеры по персоналу проводят собеседования с четырьмя-шестью кандидатами, после чего выбирают меньшее из зол и принимают его на работу. Безу словно, шесть претендентов на должность – слишком мало, чтобы сделать хорошую выборку и найти эффективного сотрудника в отдел продаж. Поэтому на этапе подбора персонала задача № 1 – обеспечить максимальное количество соискателей на вакансию. Чем больше соискателей, удовлетворяющих требованиям должности, дойдут до собеседования, тем выше вероятность найти «сильного» сотрудника, который будет годами эффективно работать в компании.

Уделяя процессу найма достаточное время, вы можете достичь следующих результатов:

✓ привести больше соискателей на собеседование;

✓ более качественно произвести отбор персонала;

✓ более грамотно оценить компетенцию соискателя;

✓ точнее выявить потребности кандидата для сопоставления с вашими запросами.

Рассмотрим возможные затраты на привлечение сотрудника.

1. Реклама Оплата рекламных площадок, таких как superjob.ru и hh.ru. Минимум – 15 000 руб. Плюс обзвон менеджером по персоналу кандидатов по размещенным резюме. Можно подсчитать, во сколько это выльется: среднюю заработную плату в 20 000 делим на 20 рабочих дней и затем на восемь рабочих часов, в итоге получаем стоимость одного рабочего часа и умножаем ее на 10 часов, которые менеджер по персоналу потратит на обзвон:

20 000 / 20 / 8 × 10 = 1250.

Итоговая сумма: 15 000 + 1250 = 16 250 руб.

2. Собеседование Собеседование предполагает один рабочий день менеджера по персоналу и два часа времени руководителя. Если проводить конкурс грамотно, это минимум. Эффективно привлечь для отсмотра кандидатов ваших менеджеров по продажам – рыбак рыбака видит издалека. Они помогут выявить профессиональные нюансы, скрытые от глаз руководителя и тем более рядового менеджера по персоналу.

Сумма: 1250 (день менеджера по персоналу) + 2000 (два часа руководителя) + 1500 (8 часов менеджера по продажам) = 4750 руб.

3. Адаптация персонала Первые полторы-две рабочие недели нового сотрудника тратятся на обучение и ввод в должность. Допустим, новичок работает с наставником 10 дней по три часа. Час стоит приблизительно 200 руб. Плюс мы платим заработную плату новичку на испытательном сроке – это 15 000 руб., а за две недели – 7500.

Сумма: 7500 + 10 × 3 × 200 = 13 500 руб.

4. Оборудование рабочего места Если вы расширяете штат, важно заранее оборудовать рабочее место. Оно будет включать стол, стул, компьютер, канцелярию, телефон и т. п. Сумма – 40 000 руб.

5. Упущенная выгода Например, если бы эти две недели продажи делал прежний сотрудник. Сумма: определенный процент от объема продаж.

Итого: 16 250 + 4750 + 13 500 + 40 000 = 74 500 руб. + упущенная выгода.

Получается неплохая сумма, отражающая стоимость найма сотрудника в денежном эквиваленте. В итоге при обычном быстром найме из шести человек в штат берут двоих: через месяц один уходит, а второй – через три месяца. Конкурс повторяется, и на него опять тратятся деньги. Порой проходит три-четыре конкурса, после чего появляются сотрудники, которые отработают больше года. Не легче ли устроить долгий наем, чтобы привести собеседование сразу для 24 соискателей, а не четыре раза по шесть человек? Да, на это нужно потратить больше сил и ресурсов, но это будет в несколько раз дешевле четырех конкурсов подряд и близко не сравнится с объемом упущенной выгоды, выраженной в возможном объеме продаж за указанный период времени. Далее мы поговорим, как выстроить систему привлечения кандидатов, чтобы обеспечить большое количество соискателей.

Довольно часто случается, что сотрудники приходят работать на короткий срок, потом увольняются – и на их место приходится искать других. Получается замкнутый круг. Данная проблема решается выстраиванием автоматизированной системы найма. Это бизнес-процесс, который запускается в организации по требованию (может выполняться, не прекращаясь) и представляет собой пошаговый план по поиску соискателей на ключевые позиции, проведению конкурсов и отбору подходящих кандидатов плюс по формированию кадрового резерва. На процесс пишется подробная инструкция, которую может выполнить даже непрофессиональный HR-менеджер и любой сотрудник. За процесс должен быть назначен ответственный. Запускаться процесс должен при возникновении потребности в кадрах или по требованию руководства.

Если вы внедрите такую систему, у вас будет воронка по привлечению персонала и вы будете знать ее значения. Она похожа на воронку продаж, но имеет другие параметры (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Воронка по подбору персонала

Проводя цикличные конкурсы по подбору персонала, вы будете замерять и знать свои цифры по воронке. И опираясь на них, делать вывод – какое количество действий приводит к приходу определенного сотрудника. Например, чтобы нанять одного менеджера по продажам в отдел активных продаж, вам нужно две недели давать объявления на hh.ru и superjob.ru, сделать 140 звонков по резюме, разместиться на 20 бесплатных досках объявлений и сделать две рассылки по партнерам и клиентам.

Массовую рассылку объявлений на бесплатные доски можно сделать через Hrhome.ru.

Во-первых, качество сотрудников, которых вам приведет рекрутинговое агентство, не будет отличаться от тех, кого приведете вы. Потому что технологии поиска соискателей вы используете одинаковые.

Во-вторых, мотивация людей, нашедших работу самостоятельно, всегда выше тех, кто нашел ее через рекрутинговое агентство.

В-третьих, наем через агентство обойдется вам минимум в два раза дороже. Стоимость услуг рекрутингового агентства будет приблизительно равна месячному окладу сотрудника, которого вы нанимаете, и в их интересах увеличить требования к его зарплате.

Однако не стоит забывать, что у рекрутингового агентства есть свои плюсы. Прежде всего это гарантии, которое оно дает. Например, если сотрудник ушел от вас в течение месяца или двух-трех, следующего вам наймут бесплатно. Правда, никто вам не возместит расходы, которые понесет компания из-за работы сотрудника, не начавшего давать результаты, но прошедшего адаптацию.

Рекрутинговое агентство используете те же методы, что и обычный HR-отдел, но его преимущество в наличии дополнительной базы сотрудников, которые ищут работу.

Типовые шаблоны

Если есть выстроенная автоматизированная система найма, обязательно должны быть типовые шаблоны:

✓ объявлений о вакансии. Это стандартные объявления на сайты, в газеты и т. п.;

✓ источников размещения объявлений о вашей вакансии: сайты с логинами и паролями, доски объявлений, контакты редакторов газет, стандартное письмо для рассылки партнерам и клиентам;

✓ анкет собеседования, оценочных листов, тестовых заданий для кандидатов, регламентов проведения собеседования для претендентов.

Разработанные заранее шаблоны ускоряют процесс найма в разы, так как вам не надо каждый раз создавать документы заново. Вы просто запускаете процесс по алгоритму, который протестирован и функционирование которого отлажено.

Если ваша компания постоянно расширяется, полезно ввести фоновый наем на ключевые позиции. Это пассивная форма поиска персонала, когда острой потребности в нем нет. Она включает постоянное (фоновое) размещение объявлений о поиске на сайтах по подобру персонала типа super job и headhunter. Вы собираете все отклики на собеседования и проводите один массовый конкурс раз в две недели. Просто для того, чтобы поговорить с претендентами на вакансию. Вы можете отбирать лучших – людей, которых сложно найти, – и принимать их на отдельные проекты, расширить штат или заменить неэффективных сотрудников. Таким способом удается нанимать очень качественный персонал. В этом заключается большой плюс фонового найма – вы постоянно отслеживаете рынок труда и находите для себя лучших.

Прежде чем пройтись по шести основным шагам найма, я хочу отметить несколько важных моментов.

✓ Первоочередная задача – взять больше сотрудников, чем нужно. Например, если вам нужны два менеджера по продажам, берите на испытательный срок четверых, а то и пятерых кандидатов: чтобы выбрать двух объективно лучших работников, сперва нужно нанять минимум в два раза больше. Это обязательный процесс, потому что кому-то не подойдут условия, кто-то не выдержит испытательный срок или не приживется в коллективе, а другой не пройдет период адаптации. Может случиться и так, что человек найдет лучшую работу после того, как придет к вам.

✓ Если до конца испытательного срока из четырех сотрудников у вас доработают трое, одного можно уволить за нарушение трудовой дисциплины. Это всегда положительно влияет на дисциплину в коллективе, а также на выполнение задач остальными сотрудниками. Те, кто резко увольнял без предупреждения, меня понимают: иногда полезно проводить показательное увольнение, чтобы другие не расслаблялись. При этом когда вы увольняете кого-то за нарушение трудовой дисциплины, оставшиеся сотрудники сразу начинают работать на порядок лучше. Это тонизирующе действует на людей в плане производительности труда, озвучивания лишних вопросов и продавливания своих условий.

✓ Пошаговый план разработки системы найма и инструкция к нему. Важно, чтобы после разработки системы найма у вас под рукой были пошаговые инструкции и регламенты на все функции, которые могут вызвать затруднения у менеджеров.

Шесть шагов системы найма персонала

1. Составление профиля кандидата.

2. Составление продающего объявления.

3. Использование активного и пассивного метода привлечения соискателей.

4. Проведение собеседования (два этапа).

5. Принятие решения о найме.

6. Назначение испытательного срока: контрольные периоды.

Шаг 1. Составление профиля кандидата

Первое, что нужно сделать, это составить профиль кандидата (табл. 8.1). Чтобы понимать, где искать соискателей такого типа, и чтобы было общее видение, какой сотрудник нужен компании. Профиль кандидата представляет собой портрет соискателя, его функции и навыки. В нем нужно прописать, какими минимальными знаниями и навыками должен обладать кандидат, его образование, возраст, пол, опыт работы и другие важные критерии. В итоге вы получите максимально полный и информативный портрет вашего будущего сотрудника. После этого легко прописать каналы, по которым стоит его искать.

Таблица 8.1. Профиль кандидата

Шаг 2. Составление продающего объявления

Нужно составлять два вида объявлений.

1. Профессиональное. Объявление, рассчитанное на то, чтобы привлечь профессиональных амбициозных менеджеров по продажам. Это вакансия с названием «менеджер по продажам», на которую клюют профессиональные менеджеры. В ней вы указываете высокую заработную плату и высокие требования к компетенции и опыту работы. На такое объявление часто приходят звездные менеджеры с завышенными ожиданиями, которые не стоят денег, на которые они рассчитывают. Но встречаются и адекватные. Их и нужно ловить.

2. Начальный уровень квалификации. Это объявление должно иметь название «офис-менеджер», «менеджер по работе с клиентами», «помощник менеджера», «стажер в отдел продаж». На такую вакансию приходят люди, у которых, как правило, нет опыта работы или он небольшой. Зачастую среди них попадаются замечательные мотивированные сотрудники, к тому же легкообучаемые, которые будут работать не хуже профессионалов. Они не боятся холодных звонков, назначать встречи и засиживаться допоздна, потому что «голодные». При этом у таких людей более низкая зарплата (на такую вакансию порой в два раза ниже, чем у профи). Важно написать в вакансии, что возможно обучение с нуля за счет компании. И к вам пойдут люди, готовые развиваться.

Блоки эффективного объявления

1. Цепляющий заголовок

Когда два варианта объявлений составлены, ваша задача – придумать такой заголовок для каждой вакансии, чтобы его можно было выделить среди массы похожих. Цепляющий заголовок нужен потому, что большинство соискателей привыкли к заголовкам типа «менеджер по продажам», «офис-менеджер», «менеджер по работе с клиентами» и т. п. Например, «Ищем лучшего продажника!», «Ищем супермена в отдел продаж» или «Ищем топ-менеджера в клиентский отдел». Главное – заголовок должен цеплять эмоционально и выбиваться из моря других.

2. Причины набора кандидатов

После того как вы придумали цепляющий заголовок, нужно написать в продающем объявлении причины набора кандидатов. Выглядеть они должны приблизительно так: «В связи с расширением отдела продаж…», «В связи с выходом на регион…», «В связи с открытием нового офиса…», «В связи с созданием нового отдела требуется…». Набор вакансий должен быть продающим. Смысл в том, чтобы продать вашу компанию кандидатам, которые смотрят объявление. Важно грамотно сформулировать причину набора кандидатов, так как это влияет на отношение соискателей к потенциальному работодателю. Если они видят, что ваша компания развивается, чувствуют безопасность и идут охотнее.

3. Функциональные обязанности

В функциональных обязанностях надо описать основные функции, которые должен выполнять кандидат. Например, для менеджера по продажам это холодные звонки (укажите количество – не более 20 в день, тогда меньше пугаются J), работа с рассылкой, составление коммерческих предложений, встречи с клиентами, расширение клиентской базы.

4. Требования 

✓ опыт работы обязателен (если обязателен, так и пишите);

✓ умение достигать результата;

✓ умение работать в команде;

✓ стрессоустойчивость, устойчивость к отказам;

✓ знание компьютерных программ;

✓ умение работать на результат и т. д.

5. УТП (уникальное торговое предложение) вашей вакансии

Да, оказывается есть и такое УТП. Здесь важно описать ключевые отличия вашей компании и вакансии от конкурентов. Например, белая зарплата, карьерный рост до руководителя подразделения, постоянное обучение сотрудников, компенсация ГСМ, бесплатные обеды и др.

В продающем объявлении нужно указать зарплату. Причем ставить не фиксированную цифру, а вилку цен – от минимальной до максимальной. Например, от 30 000 до 70 000. Как установить минимум? Минимальная зарплата – это сумма, которую вы будете платить, если сотрудник проработает у вас месяц, обучится и не даст хороших результатов. Максимальная зарплата считается следующим образом: берете верхнюю планку лучшего менеджера по продажам за месяц и указываете его ЗП. Таким образом, зарплата может варьироваться от 20 000 до 120 000. Такая вилка работает намного лучше, чем просто цифра 20 000.

6. Ограничение по времени (дедлайн)

В объявлении необходимо написать, что оно актуально, допустим, до 15 марта. Причем ставьте дедлайн не больше, чем на 10 дней вперед. Увидев подходящую вакансию, потенциальные кандидаты могут ее открыть, посмотреть, заинтересоваться, но не позвонить и не отправить резюме. А когда есть ограничение по времени, люди понимают, что могут не успеть и отличная возможность уйдет. Формулировка «я могу не успеть» на психологическом уровне работает очень хорошо. Вероятность опоздать увеличивает число откликов на вакансию. Поэтому обязательно ставьте дедлайн, если хотите, чтобы у вас было больше откликов.

Требуется специалист по продажам и закрытию сделок

Зарплата: от 10 000 до 50 000

Город: Санкт-Петербург

Тип занятости: полный день

Опыт работы: не требуется

О вакансии: 

✓ Работа с постоянными клиентами, никаких холодных звонков.

✓ Информирование клиентов о новых продуктах и специальных предложениях.

✓ Предложение клиентам, уже покупавшим что-то у нас, более дорогих продуктов и услуг.

✓ Вы получите подробные инструкции, что именно говорить, как вести переговоры с клиентом, отвечать на те или иные вопросы, возражения и т. д.

✓ Сопровождение и консультирование клиентов.

✓ Ведение клиентской базы, учета работы с клиентами.

✓ Ежедневный отчет о проделанной работе.

✓ Заработная плата складывается из базовой ставки и премиальной части, которая зависит от достижения поставленных задач.

✓ Верхняя планка дохода практически не ограничена и зависит только от вашего трудолюбия.

✓ Работа в офисе, полный рабочий день.

✓ Обязательно будет тестовое задание и испытательный срок.

Бонусы: 

✓ Обучение технологиям продаж, психологии общения и личной эффективности за счет компании.

✓ Бесплатное участие в тренингах, на семинарах и в конференциях, организуемых компанией.

✓ Возможность получить доступ к обучающим материалам по бизнесу, продажам, управлению персоналом, маркетингу и рекламе, рыночная стоимость которых составляет более 100 000 руб.

Эта работа для вас, если: 

✓ Вы привыкли работать на результат, а не ради галочки.

✓ Вы ответственны и дисциплинированны, умеете ставить задачи и выполнять их в срок.

✓ Вы свободно и уверенно общаетесь с людьми.

✓ Вы владеете или готовы активно учиться навыкам переговоров и продаж.

✓ Вы хотите много работать, зарабатывать и приобретать ценные навыки.

Дополнительным плюсом для вас будет: 

✓ Опыт продаж, переговоров, телефонных продаж (если нет – научим!).

✓ Прохождение тренингов личностного роста или тренингов по продажам и переговорам.

✓ Вам интересны темы инфобизнеса, увеличения продаж и бизнес-консалтинга.

Описание компании:

Компания «Консалтинг 2В» предоставляет услуги практического бизнес-обучения для руководителей и владельцев малого бизнеса, а также услуги бизнес-консалтинга.

Мы помогаем своим клиентам увеличивать продажи и прибыль и привлекать больше клиентов в их бизнес, автоматизировать бизнес-процессы, освободить больше личного времени руководителя.

Тематика наших продуктов и услуг: увеличение продаж, построение отдела продаж, маркетинг и реклама, управление персоналом, развитие бизнеса, личная эффективность.

География наших проектов – вся Россия. Компания организовала бизнес-конференции в Москве, Саратове, Челябинске, Самаре, Перми, Кемерово, Нижнем Новгороде, Ижевске.

Чит-коды:

! Чтобы понять, как грамотно составить объявления, посмотрите вакансии лидеров рынка. Они давно протестировали многие механизмы и знают, что работает, а что нет. Учитесь на их опыте, моделируйте их объявления под свою компанию. Например, если вы продаете компьютерную технику, посмотрите на Headhunter, как составлено объявление для менеджеров у крупных сетевых компаний КЕY и «Компьютерный мир».

!! Помните, что ваше объявление должно быть живым. От объявлений конкурентов оно будет отличаться тем, что визуально не выглядит сухим текстом типа «требуется, зарплата, обязанности», а наоборот – дружелюбное и располагающее. Смысл в том, чтобы написать так, будто вы приглашаете на работу друга. В «дружеской» вакансии можно использовать следующие фразы: «Если вы ловите кайф от того, что получаете зарплату в два раза больше тех, кто просиживает восемь часов на работе, благодаря тому, что заняты продажами, вам к нам». Или: «Если вы любите постоянно учиться и развиваться, мы дадим вам такую возможность и сделаем ее одним из ключевых преимуществ». Очень важно, чтобы вакансия была живой.

Шаг 3. Использование активного и пассивного методов привлечения соискателей

Существует два формата привлечения соискателей:

✓ активный;

✓ пассивный.

Активный заключается в обзвоне кандидатов, вывесивших свои резюме на сайтах и площадках с объявлениями. Пассивный – в приеме входящих звонков, электронных уведомлений и писем после размещения вакансии на сайтах и площадках с вакансиями, в газетах и т. п.

Для получения большого количества входящих обращений вам нужно использовать максимальное количество каналов привлечения соискателей. Интернет-площадки: платные – superjob.ru и headhunter.ru, бесплатные – rabota.ru, job.ru. Кроме того, можно разместить информацию о вакансии на корпоративном сайте: сделайте для этого специальную вкладку «Вакансии». Чтобы получить входящие звонки, сделайте почтовую рассылку по партнерам и клиентам: разошлите несколько писем с просьбой посоветовать хорошего менеджера. В этом случае рекомендации работают очень хорошо, а сотрудники, которые по ним приходят, работают гораздо лучше. Потому что им есть чью репутацию портить.

Если вы разместили объявления, используя все каналы, к вам начнут поступать звонки и сыпаться резюме. Очень важно, чтобы человек, который будет принимать звонки или приглашать на собеседование, был обучен тому, как разговаривать с кандидатами и приглашать их на собеседование. Первое, что должно быть в памятке у каждого менеджера по персоналу, – инструкция по приему звонков. Она включает: время, когда сотрудник должен принимать входящие звонки; скрипт разговора и главное – цель разговора. Она заключается в том, чтобы пригласить кандидата на собеседование. Желательно отвечать на вопросы минимально информативно: это делается для того, чтобы заинтересовать кандидата прийти на собеседование. Часто секретари выдают слишком много информации, основываясь на которой, кандидат решает не приходить. Например, секретарь ответит, что офис не в центре, но умолчит о том, что транспортное сообщение удобное, а кандидат, из-за этого решит не приходить. Оператор, принимающий звонки, должен продать вакансию соискателю. Главный элемент, который будет сопутствовать успеху, – прописанный скрипт.

Скрипт – это пошаговый сценарий разговора соискателя и секретаря. В нем указываются основные вопросы и ответы. После того как вы прописали и внедрили технологию скриптов, конверсия людей, приглашенных на собеседование, значительно увеличивается.

В практике моих консалтинговых проектов был случай, когда секретарь сам решал, приглашать ли на собеседование, основываясь на том, понравился ему человек по разговору или нет. Такие «психологи» часто губят конкурсы по найму.

Для эффективного найма следует использовать от 10 каналов привлечения клиентов. Естественно, для каждой сферы и региона разные каналы работают с разной эффективностью. Статистики или исследований по этому поводу нет, поэтому важно использовать максимальное количество каналов, чтобы насколько возможно расширить верхний уровень воронки по привлечению персонала. Как следствие, вы получите большее количество кандидатов на выходе из воронки – тех, кто пройдет испытательный срок.

Список каналов:

1. Сайты – площадки объявлений Сайты с объявлениями бывают платные, например headhunter.ru и superjob.ru, и бесплатные – job.ru, rabota.ru. Многие до сих пор не понимают, почему платные сайты работают лучше бесплатных, причем в разы. Ответ прост: на платных сайтах меньше конкуренция. На бесплатных сайтах компании хотят найти хорошего сотрудника, ничего не заплатив, в то время как на платных более профессиональные люди размещают о себе более подробную информацию, что повышает вероятность трудоустройства. Исходя из этого моя рекомендация – использовать платные каналы headhunter.ru и superjob.ru. Кроме того, есть площадки, которые собирают информацию о вакансиях с других платных и бесплатных ресурсов. Само собой, эта система автоматически ставит платные сайты в рейтинге выше бесплатных.

2. Газеты с объявлениями Сказать однозначно, будут газеты с объявлениями работать лучше или хуже, нельзя. Стоят они не так дорого, поэтому имеет смысл протестировать их в своем регионе. В каждом городе есть минимум одна газета, где публикуются объявления о работе.

3. Корпоративный сайт. На корпоративном сайте можно разместить объявления в отдельном разделе или на отдельной странице.

4. Личные рекомендации партнеров и сотрудников Это работает следующим образом: на одной из планерок вы объявляете, что набираете менеджеров по продажам; если у кого-то из сотрудников есть знакомые, ищущие работу, приглашаете их на собеседование. Как правило, по рекомендациям приходят хорошие люди. В таком же ключе имеет смысл работать с партнерами: как вариант – разослать им письмо с предложением о вакансии.

5. Рекрутинговое агентство Если ваша задача – нанять как можно больше сотрудников за короткий промежуток времени, нужно подключать рекрутинговые агентства. Персонал будет подобран за деньги, но быстро и с гарантией.

6. Доски объявлений Самый распространенный вариант – avito.ru и slando.ru. Чтобы разместить объявление, вы регистрируетесь и ставите свою информацию в отдельном разделе.

7. Доски объявлений бизнес-центров. В крупных бизнес-центрах всегда есть доски объявлений, на которых можно разместить объявление о поиске сотрудников.

8. Объявления на остановках Если ваша целевая аудитория ездит на общественном транспорте, можно использовать и такие объявления. Особенно когда из пригорода большая часть рабочего населения каждое утро ездит в центр с одной остановки.

9. Социальные сети Есть много сообществ с десятками и сотнями тысяч подписчиков в сетях «ВКонтакте» и Facebook, где соискатели рассматривают ежедневные предложения от работодателей. Реклама в таких сообществах стоит 500–1500 руб. Кроме того, существуют профессиональные сети типа «Профессионалы. ру» и LinkedIn, но там тусуются профессиональные менеджеры среднего и высшего звена.

10. Вузы. Если вам подходят студенты, реклама в вузах даст отличный приток кандидатов.

Все вышеперечисленные каналы работают. Более того, эффективность давно протестирована. Поэтому можете однозначно внедрять их в свою систему найма.

Тестовое задание

Набирая сотрудников, результат деятельности которых зависит от творческих способностей, не всегда можно сразу понять их профессиональный уровень. В таких случаях имеет смысл использовать тестовое задание для отбора кандидатов. После размещения объявлений на такие вакансии, как «программист», «дизайнер» и т. п., у вас обязательно будет большой поток кандидатов. Чтобы отобрать лучших, надо обязать людей выполнить тестовое задание. Это минимальная задача, которую должен решить соискатель, чтобы работодатель мог оценить качество его работы и понять, тот ли это специалист, который ему нужен. Во-первых, так отсеются те, кто не сделает тестовое задание, – они точно не ваши сотрудники. Во-вторых, вы сможете сразу оценить качество работы и исполнительность кандидатов. Благодаря этому до собеседования доходят лучшие и наиболее замотивированные.

Так, для отбора личного помощника я использую тестовое задание по составлению списка компаний с телефонами одного профиля – около 100 наименований. Обязательно устанавливаю дедлайн – до 12:00 следующего дня – и смотрю, за какое время и с каким качеством соискатели выполняют задание. Потому что в сотрудниках сложно вырастить две вещи – исполнительность и пунктуальность. Тестовым заданием я проверяю их исполнительность. Если соискатель не устраивает меня по одному из пунктов, дальше общаться незачем.

Шаг 4. Проведение собеседования

Собеседование делится на несколько этапов.

1. Начало.

2. Анкетирование.

3. Первый этап.

4. Второй этап.

5. Итоговое собеседование с жюри.

1. Начало 

✓ Первое, о чем нужно помнить, – собеседования следует назначать для всех кандидатов в одно и то же время. При этом желательно, чтобы помещений было два: одно – для ожидания претендентов, другое – для интервью.

✓ Рядом с кандидатами обязательно должен находиться ваш ассистент.

✓ Комиссия для отбора кандидата должна состоять минимум из трех человек, желательно – из пяти-шести. Среди них могут быть HR-менеджеры, менеджеры по продажам, руководители подразделений. Менеджеры должны присутствовать на всех этапах, а руководители принимают участие лишь во втором этапе собеседования.

✓ Анкетирование – этап, когда соискателям раздают анкеты для заполнения. Анкета должна быть емкой, и время на ее заполнение нужно отводить соответствующее. По анкетам можно выявить несоответствия, указанные кандидатом в резюме (не стоит забывать, что врут 70 % соискателей). Первый и второй этапы собеседования проходят после анкетирования. По результатам обоих этапов проводится итоговый отбор.

✓ Сразу после того, как все соискатели пришли, ассистент начинает вести контроль времени их прихода: указывает Ф.И.О. кандидата, время и канал, через который он пришел. Затем кандидаты получают раздаточные материалы: анкеты, информацию о компании и ее продуктах, занимаемой нише и т. п. (табл. 8.2).

Таблица 8.2. Явка кандидатов

✓ После заполнения ведомости контроля за временем начинается анкетирование. Нужно отметить, что анкетирование еще необходимо и для того, чтобы просто занять кандидатов, пока идут первичные собеседования.

2. Анкетирование

Вот примеры вопросов, которые обычно не освещают в резюме, но которые можно использовать в анкетах:

✓ продолжите фразу «работа для меня – это…»;

✓ перечислите свои основные обязанности на предыдущем месте работы;

✓ занимались ли вы самообразованием и, если да, как именно;

✓ какие знания и навыки вы хотели бы получить в ближайшее время;

✓ какие книги вы прочитали за последний год;

✓ опишите свои главные недостатки;

✓ есть ли у вас вредные привычки и, если да, то какие;

✓ кто может дать вам рекомендации;

✓ опишите своими словами, что такое продажа (если нанимаете менеджера по продажам);

✓ какие основные этапы продаж вы знаете;

✓ какими качествами должен обладать успешный продажник.

Задача анкетирования – заметить расхождение с резюме и сотрудников, которые развиваются: книги, тренинги, конференции. Это может делать ассистент.

Вакансии: 

✓ «Менеджер по работе с клиентами»

✓ «Менеджер по продажам»

✓ «Офис-менеджер»

✓ «Помощник менеджера»

✓ «Стажер в отдел продаж»

Дата «___» ______________ 20____ г.

Ф.И.О. _________________________________________________

Дата и место рождения _____________________________________

Семейное положение ____________________________________

Дети (возраст) ___________________________________________

Образование (укажите учебные заведения)

Опыт работы

По каким критериям вы выбираете компанию, в которой хотите начать работать:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Чем для вас является работа? Продолжите фразу: «Работа для меня – это…»

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Что вас стимулирует добиваться результатов в работе:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Напишите список своих главных обязанностей на предыдущем месте работы:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Опишите ваши личные, деловые и профессиональные качества, которые будут полезны в работе:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Занимаетесь ли вы самообразованием:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какие знания и навыки вы хотели бы получить в ближайшее время:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Ваши хобби и увлечения:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какая ваша любимая ТВ-программа:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какую литературу вы читаете (жанр):

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какие книги вы прочитали за последний год:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Опишите ваши недостатки:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какие у вас есть вредные привычки:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Кто вас может порекомендовать:

Контактная информация (номер телефона, e-mail) ________________

__________________ _____________________________________

Как вы понимаете продажи? Опишите, что такое «продажа» для вас:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Какие этапы продаж вы знаете:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

Как вы оцениваете свою способность воспринимать отказы клиентов:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

Как вы считаете, какими качествами должен обладать успешный менеджер:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

Ответьте на следующие вопросы.

1. Напишите три качества менеджера по продажам, которые наиболее важны для первого контакта с клиентом:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

2 Какая главная задача менеджера по продажам:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

3 В чем сходство бизнесмена и менеджера по продажам:

______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________

4 В чем цель первичного контакта с клиентом:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

5 Зачем менеджеру портфолио о продукции при общении с клиентом:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

6 Какие факторы влияют в случае сравнения конкурентов:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

7 В чем позитивная составляющая конкуренции на рынке:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

8 Почему самая выгодная цена для клиента не всегда является весомым аргументом в пользу покупки:

__________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

9 Что вы будете говорить клиенту, если он укажет на преимущества конкурента:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

10 Какие психологические способности должен иметь менеджер, работая с возражениями:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

11 Отработайте возражение «Ваши цены слишком высоки для нас»:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

12 Что такое «работа по возвращению клиентов» в вашем понимании:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

_______________________________________________________

____________________________ ___________________

(Ф.И.О.) (подпись)

Спасибо за ответы!

3. Первый этап

Собеседование проводится для того, чтобы отсеять большую часть кандидатов. Вы проводите небольшие личные опросы (на каждого кандидата около 10 минут), знакомитесь с резюме, анкетой и обсуждаете общие вопросы, после чего указываете на дверь людям, которые вам однозначно не подходят. Например, тем, у кого нет опыта в продажах или был, но всего месяц в университете в качестве распространителя косметики Mary Kay.

В течение 10 минут опроса вы должны составить для себя максимально полную характеристику потенциального работника. Для этого обязательно нужно обсудить следующие пункты:

✓ опыт предыдущей работы;

✓ попросить кандидата расписать свой рабочий день по действиям;

✓ причины ухода с предыдущей работы;

✓ лучший и худший результаты на прошлой работе;

✓ почему соискатель выбрал именно вашу компанию.

Как правило, благодаря короткому разговору становится понятно, что собой представляет кандидат, и на основе полученной информации можно отсеять его либо провести более обстоятельное собеседование – второй этап.

4. Второй этап

Проводится интервью с кандидатом по заранее установленным критериям и стандартам компании. Для этого нужно разработать отдельный регламент по второму этапу интервью. Вы оцениваете профессиональные качества и опыт работы соискателя: по каждому из установленных критериев выставляются баллы, которые потом суммируются. Используя полученные результаты, можно составить рейтинг по баллам и сравнить кандидатов. Если вы принимаете на работу, скажем, менеджера по продажам, можно попросить его продать вам какой-нибудь товар (не канцелярию – продать ручку по силам любому школьнику после просмотра видео в Интернете) или услугу. Так вы сможете оценить уровень профессиональной подготовки человека. Лучше попросить продать продукт, который менеджер продавал на прежнем месте работы.

Пример регламента по второму этапу собеседования

Материалы для проведения отбора на позицию

«Менеджер по продажам» с использованием интервью по критериям

Если раньше в компании работа в данном направлении не велась, рекомендуем такую последовательность действий.

1. Определение ключевых обязанностей менеджеров по продажам исходя из маркетинговой стратегии компании.

2. Написание должностной инструкции.

3. Определение ключевых знаний, навыков и личных качеств идеального кандидата.

4. Создание профиля компетенций идеального кандидата и отбор возможных инструментов для их выявления.

План проведения структурированного интервью

Этап 1. Начало интервью

Цель: создать атмосферу, способствующую раскрытию кандидата, задать тон и формат дальнейшей беседы.

1. Организовать пространство для создания комфортной атмосферы.

2. Поприветствовать кандидата, представиться.

3. Задать «вежливые вопросы» для создания комфортной атмосферы.

4. Объявить продолжительность и формат встречи: сначала вы задаете свои вопросы, затем кандидат сможет задать свои.

Этап 2. Вопросы на основе критериев

Цель: выявить, насколько данный кандидат соответствует требуемым критериям.

1. Задавать вопросы на основе критериев, отслеживая поведение кандидата (табл. 8.3).

2. Использовать ситуацию для выявления тестируемых компетенций.

Этап 3. Завершение интервью

Цель: ответить на вопросы кандидата и согласовать план дальнейших действий.

Проинформировать кандидата о дальнейшей процедуре отбора.

Как вариант для дальнейшей работы предлагаются универсальные компетенции менеджеров по продажам. На конкретном предприятии компетенции отбираются по результатам предварительной диагностики.

Таблица 8.3. Примеры вопросов на основе критериев

Варианты ситуаций для анализа.

1. Дайте как можно больше решений данной ситуации: клиент требует себе скидку, которую вы не можете предоставить.

2. Как вы будете действовать в ситуации, если клиент предъявляет претензию по срокам поставки? Они действительно были нарушены, но вы за это ответственности не несете.

3. Товар, который мы производим и продаем, отличается от предложений основных конкурентов бо́льшим качеством и отвечает новейшим технологическим требованиям. Однако клиент считает, что ваш товар – слишком дорогой.

4. Перед вами стоит важная текущая задача. Вы считаете, что для ее решения оптимальным является план Х, а руководитель настаивает, чтобы вы действовали по плану У. Вы считаете, что план Х лучше для пользы дела.

5. Вы умеете влиять на людей. Перед вами клиент, которого легко убедить купить абсолютно ненужный, хотя и безвредный товар.

6. Вы прилетели в незнакомый город на суперважную встречу. Выходите из самолета, встреча через час в центре города, но вдруг обнаруживаете, что у вас нет ни денег, ни документов.

По поведенческим и речевым реакциям кандидата на эти вопросы и ситуации можно оценить его сразу по нескольким критериям.

Далее приводится бланк оценки кандидата. Для упрощения оценки используем трехбалльную шкалу.

Бланк оценки интервью

Ф.И.О. кандидата _________________________________________

Итоговая оценка: __________________

Пояснения к бланку оценки интервью

Шаг 5. Продажа работы подходящим кандидатам

Подходите к найму персонала как к процессу продажи работы кандидатам. Для этого всегда держите в голове ряд вещей.

1. Отработка возражений соискателей

Возражения могут быть следующие:

✓ мне не будут платить вовремя;

✓ мне будут платить мало;

✓ здесь не зарабатывают;

✓ зарплата в конверте;

✓ некуда расти;

✓ неинтересная работа;

✓ будут перегружать обязанностями;

✓ неинтересный коллектив;

✓ нет возможности для развития;

✓ нет возможности карьерного роста.

2. Зарплата

Вы можете легко парировать возражения кандидата по зарплате тем, что расскажете ему о доходах вашего лучшего продажника. Добавьте к этому пару слов о системе мотивации и, например, белой зарплате. Не забывайте и о системе нематериальной мотивации: доске с фамилиями лучших сотрудников, бесплатном обучении, бонусах, фитнесе. Благодаря этому у соискателя не должно остаться возражений.

Возражения по поводу несвоевременной оплаты можно с легкостью отразить фразой: «Мы не задержали зарплату ни разу за последние 11 лет, даже во время кризиса».

Возражение по поводу неинтересной работы можно с легкостью отработать, рассказав, что задачи вы ставите каждый раз разные, плюс есть бонус за инициативу, благодаря которому можно получить дополнительные деньги.

По поводу развития в компании можно сказать достаточно много. Например, привести свой личный опыт или истории других сотрудников на протяжении всего времени работы, а также примеры пяти-девяти должностей в компании, на которых можно вырасти.

3. Условия труда

Говоря об условиях труда, важно рассказать про время работы, выходные, отпуска и собственно условия. После этого обязательно нужно спросить: «Когда вы готовы приступить к работе, если мы вас берем?» Предпочтение следует отдать людям, которые согласны приступить сразу или со следующего дня, так как если человек будет готов работать лишь через неделю, это значит, что он параллельно ищет другие варианты. Следовательно, он вам не подойдет.

Последний вопрос, который вы зададите на собеседовании: «За какую зарплату вы готовы работать?» Вам ответят. После этого нужно спросить: «А на испытательный срок?» И еще: «В каком соотношении оклада и процентов?» Это легальные способы снизить зарплату на испытательный срок и определить уровень притязаний соискателя.

4. Итоговое совещание

После первого и второго этапов наступает финальная стадия собеседования – итоговое совещание жюри. Вы даете кандидатам перерыв 15 минут, а сами в это время совещаетесь, отбирая лучших. Как только вы приняли решение, сразу пригласите их на работу, не дав времени подумать и не отпуская домой, так как вся нужная информация о будущем сотруднике уже в ваших руках. К слову сказать, во время совещания иногда полезно посмотреть странички кандидатов в социальных сетях. Как правило, это помогает получить более полную картину о человеке.

5. Решение о найме

Вынося вердикт, вы можете сказать, что все претенденты достойные, но взять всех вы не можете.

Тем, кого приняли, рассказывайте, когда приходить на работу и что с собой взять. Остальных не забывайте: отправьте их анкеты в отдельную папку – кадровый резерв. Чтобы разойтись мирно и на высокой ноте, можете сказать оставшимся: «Когда у нас освободится вакансия, мы вам сразу позвоним. Среди вас много интересных кандидатов, но сейчас вакансий всего три».

6. Испытательный срок и негласный контрольный период

После приема сотрудников на работу вы должны ввести для них два контрольных периода: первый – испытательный срок и второй, негласный, о котором они не должны знать.

Испытательный срок, как правило, длится не больше одного-трех месяцев. По его окончании вы можете увеличить зарплату в соответствии с показанными результатами. Не говорите ничего о втором сроке: он начнется сразу после первого и продлится еще около двух месяцев. В это время новые сотрудники обычно уже расслабляются, а вы сможете присмотреться к их работе. После первого испытательного срока идет полностью официальное трудоустройство в плане увеличения зарплаты. Но выводы об эффективности работы сотрудника нужно делать только после завершения второго контрольного периода.

До эффективной работы в вашей компании сотрудник в любом случае будет раскачиваться не менее месяца. Поэтому так важна система адаптации персонала. Проводя обучение, вы снижаете сроки вхождения в должность до полутора-двух недель.

Рассмотрим, какие проблемы могут появиться у вновь прибывших работников:

✓ не понимают продукт и, как следствие, продают хуже;

✓ не понимают проблемы клиентов и целевую аудиторию (кто наши клиенты);

✓ не понимают, откуда приходят клиенты;

✓ не понимают, что еще можно продать клиентам, какие потребности закрыть и что можно допродать текущим клиентам;

✓ не понимают, какие проблемы клиентов мы можем решить, что из себя представляет продукт, или понимают поверхностно.

Есть и вторичные проблемы – непонимание системы и технологии продаж, отсутствие навыков работы с программными продуктами или опыта работы с внутренней документацией.

Все вышеназванные проблемы должна решать система обучения. Каждого нового сотрудника надо закрепить за куратором (наставником), который в первый день объяснит новичку план и график программы адаптации (обучения), как и в каком порядке будет проходить обучение, какие контрольные мероприятия проводятся и т. п. Плюс расскажет, где находятся разные помещения компании (туалет, склады, руководители и т. д.), познакомит с коллегами и рабочим местом, обозначит время прихода на работу и ухода с нее, перерыва на обед.

Система обучения состоит из нескольких пунктов:

1. обучение по продукту;

2. клиенты;

3. обучение по продажам;

4. бизнес-процесс.

Обучение по продукту включает: 

✓ описание, какой продукт вы продаете и какой сегмент он занимает на рынке: премиум, соотношение цены и качества, дешевый или массовый;

✓ уникальное торговое предложение – чем ваш продукт отличается от продукта конкурентов;

✓ уникальные торговые предложения разных продуктов на рынке и их доля на рынке;

✓ уникальное торговое предложение ваших конкурентов и их доля рынка;

✓ какие проблемы клиентов решает ваш продукт.

Клиенты: 

✓ кто ваши клиенты и на какие группы их можно разделить (например, премиум-сегмент, основные клиенты, мелкие клиенты);

✓ АВСD-сегментация. Сегмент А – клиенты, которые приносят большую часть прибыли; В – клиенты, которые достаточно давно работают с вами, основной костяк; С – люди, работающие по разовым сделкам или покупавшие большой объем, но один-два раза; D – мелкие заказчики без возможности роста.

Деление клиентов на сегменты осуществляется по двум критериям:

✓ какие проблемы есть у клиента на этапе взаимодействия с компанией (описание проблем);

✓ какие из этих проблем мы можем решить, как наш продукт их решает.

Обучение по продажам

Если ваш сотрудник – менеджер по продажам, он должен получить скрипт входящего и исходящего звонков, получить памятки продаж для сделок и по отработке возражений. А также таблицы – под вопросы, направленные на выявление потребностей клиентов, и по допродажам на upsell и cross-sell.

Плюс ему необходимы базовые знания по технике продаж и о том, как каждый элемент ложится на ваш процесс продаж.

Бизнес-процессы

Карты бизнес-процессов – это прописанные должностные инструкции, включающие функционал: ответы на вопросы «что делать?» и «как делать?», конкретные функции. Кроме того, в бизнес-процессах нужно прописать и отобразить связи между отделами, время и периодичность проведения планерок и совещаний, формы отчетов и сроки их сдачи.

График обучения новых сотрудников составляется для каждой должности. Как правило, обучение длится одну-две недели и может состоять из лекции, тестирования, практических занятий. В течение этого времени заполняется адаптационный лист сотрудника, в котором отмечаются все этапы системы обучения, плюс время и ставится отметка о прохождении.

♦ Получен список задач на испытательный срок от руководителя отдела.

План составлен с учетом основных специфик работы сотрудника, его должностных обязанностей, стандартных задач, знаний о компании, продукте и клиентах. Успешное прохождение обучения, практики и адаптации в коллективе служит основанием для окончания испытательного срока. Адаптационный лист хранится у наставника, визируется в конце дня, а за два дня до окончания испытательного срока подается руководителю отдела с отметками и заключением. Руководитель готовит заключение исполнительному директору.

Профиль сотрудника:

График обучения:

Практические задачи:

Результаты по итогам окончания испытательного срока:

Подпись сотрудника _____________

«__» ______________ 20__ г.

Корпоративный центр развития персонала представляет собой набор документов, инструкций, видеозаписей и аудиофайлов, предназначенных для обучения и развития персонала.

Из чего может формироваться такой центр?

1. Видео тренингов для персонала:

✓ внутренние тренинги по продукту;

✓ внутренние тренинги по продажам;

✓ корпоративные тренинги для персонала;

✓ внутренние тренинги для персонала.

2. Видео тренингов для новичков:

✓ по продукту и описанию клиентов;

✓ по основным бизнес-процессам;

✓ базовый тренинг по продажам.

Эффективно создать закрытый корпоративный канал на YouTube и выделить в нем отдельные плейлисты для новичков, менеджеров каждого отдела, технологов, работников склада и т. д. Чтобы каждый сотрудник мог посмотреть главные моменты эффективной деятельности в рамках своей должности, что-то вспомнить. Еще можно ввести экзамены на знание основных процессов по каждой должности. Проводить их нужно раз в полгода-год.

3. Вебинары (обучающие конференции через Интернет).

Они нужны для того, чтобы одновременно обучать несколько офисов, филиалов, представительств. Вебинары представляют собой электронные площадки, к которым подключаются десятки или сотни слушателей, а один или несколько спикеров вещают на всю аудиторию. Так можно существенно сократить расходы на обучение персонала. Этот вариант подходит в том числе для обучения дилеров – как продавать ваш продукт и информировать о новинках плюс техническое обучение.

4. Аудиозаписи успешных звонков и встреч.

5. План развития персонала на год.

На сегодняшний день распространение получила передача определенных задач и поручений на аутсорсинг. Например, удаленное ведение

бухгалтерии, удаленные юристы и дизайнеры. Аутсорсинг актуален, если существует определенный спектр задач, которые в течение месяца выполняются разово или как минимум не каждый день. Для этого нецелесообразно нанимать сотрудника в штат, поскольку итоговая сумма заказов ниже месячной зарплаты постоянного персонала.

Существует два понятия – аутсорсинг (outsourcing) и ауттаскинг (outtasking). Аутсорсинг – это полное делегирование проекта и контроль результата. Например, вы полностью отдаете дизайн сайта дизайн-студии. Ауттаскинг – это разбивка проекта на мелкие задачи и делегирование их разным исполнителям. Задачи должны быть измеримы и ограничены по времени. Ауттаскинг работает намного лучше аутсорсинга, поскольку вы можете контролировать реализацию на разных этапах. Как правило, ваше видение проекта в данном случае чаще сходится с полученным результатом (только вы контролируете пошаговый процесс выполнения).

Где брать удаленных сотрудников? Опираясь на собственный опыт, могу назвать замечательные ресурсы – workzilla.ru и freelancer.ru, где можно найти фрилансеров для выполнения определенных задач.

Чтобы правильно выбрать удаленного сотрудника, важно:

✓ отслеживать рейтинги сотрудников;

✓ просматривать портфолио и уже выполненные задачи (это о многом говорит);

✓ просматривать негативные и положительные отзывы удаленных сотрудников (как правило, такая информация доступна);

✓ просматривать время работы на данной площадке (какое количество месяцев, лет);

✓ дать тестовое задание. Когда вы хотите делегировать задачу, отрезаете от нее маленький кусочек и отдаете на реализацию удаленному сотруднику. Если он хорошо справится, можете масштабировать задачу (не более чем в два раза). Человек справляется – даете еще.

Вы можете перекинуть на удаленных сотрудников очень много задач и за счет этого сэкономить средства на содержание штата.

Задачи, которые вполне можно делегировать фрилансерам:

✓ поиск информации в Интернете;

✓ подготовка текстов;

✓ написание статей;

✓ размещение статей;

✓ подготовка базы для обзвона (некоторые делают и обзвон);

✓ рассылка писем и коммерческих предложений;

✓ подготовка баз данных и многое другое.

1. Профиль сотрудника (функционал, условия, оплата) – заполнить «Портрет сотрудника. doc».

2. Формирование продающего объявления – по документам из папки «Объявления».

1) Два варианта объявлений: профессиональное (менеджер по продажам) и непрофессиональное (офис-менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник менеджера). Придут разные типы кандидатов.

2) Цепляющий заголовок.

3) Причины набора кандидатов – в связи:

• с расширением;

• выходом в регионы;

• открытием нового офиса;

• созданием нового отдела.

4) Функциональные обязанности.

5) Требования.

6) УТП вакансии.

7) Вилка зарплаты (30 000–70 000).

8) Ограничение по времени (вакансия действительна до 30.11.2013).

3. Каналы пассивные и активные.

Активные: 

✓ Отбор 15–25 резюме в день, обзвон и приглашение на собеседование.

✓ Рекомендации сотрудников. Объявить всем, что нужен сотрудник, и попросить, чтобы разместили объявления в социальных сетях.

Пассивные: 

✓ Сайты с объявлениями.

✓ Корпоративный сайт.

✓ Газеты с объявлениями.

✓ Доска объявлений в бизнес-центре.

✓ Рекрутинговые агентства.

4. Формирование скрипта для обзвона и отсева соискателей (в зависимости от вакансии).

Два скрипта – для входящего и исходящего холодного звонка кандидату.

Пригласить как можно больше кандидатов, подходящих по минимальным параметрам, например по возрасту и опыту. Задача – обеспечить максимальный поток кандидатов на собеседование.

5. Ежедневно из 15–25 резюме формировать базу для обзвона Звонить подряд по базе по скрипту.

Плюс пpозванивать менее профессиональные вакансии: офис-менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник менеджера.

6. Замер воронки — заполнение файла «Воронка по персоналу».

7. Собеседование.

1) Формат проведения:

• одно время: лучше 17–18 часов;

• два помещения: в одном кандидаты, а в другом собеседование;

• ассистент, который находится в комнате с кандидатами;

• комиссия по подбору персонала из пяти-семи человек: менеджеры, руководитель отдела, исполнительный директор;

• анкетирование (цель – занять время и увидеть несоответствия с резюме);

• первый и второй этап собеседования.

2) Контроль времени прихода – заносим в ведомость.

Два самых важных пункта в характеристиках персонала – исполнительность и пунктуальность.

7. Первый этап отбора – анкетирование и 10-минутные собеседования для первичного отсева. ОТСЕВ – 50 % кандидатов и более.

Вопросы, которые следует задать.

✓ Опыт работы.

✓ Из чего состоял рабочий день-неделя.

✓ Причина ухода с предыдущих мест.

✓ Можно ли получить рекомендацию с последнего места работы.

✓ Лучший результат.

✓ Худший результат.

✓ Почему выбрали нашу компанию.

8. Второй этап отбора – полноценные собеседования и интервью. 

✓ Интервью по критериям. Файл анкеты («Интервью по критериям. doc»).

✓ Продажа товара. Продайте то, что продавали, или наш товар. Но не ручку!

✓ Продажа работы подходящим кандидатам.

✓ За какую минимальную ЗП готовы работать.

9. Анализ интервью по критериям Выставление баллов.

10. Решение о найме.

11. Формирование кадрового резерва из остальных кандидатов.

Начиная разговор о стратегическом менеджменте, хочу сразу сказать, что какие бы проблемы в вашем бизнесе вы ни решали, будь то устранение текучки, внедрение скриптов или налаживание продаж, стратегическое планирование всегда играет первостепенную роль. Потому что если вы выберете неэффективный путь развития, все труды будут напрасны.

У любой компании есть этапы роста, начиная от идеи и заканчивая выходом на международный уровень (в случае успешной реализации идеи). Каждому этапу соответствует своя модель управления и построения бизнес-процессов. Если, переходя от одного этапа к другому, вы не меняете модель на эффективную, вскоре упретесь в потолок – развития и объема прибыли.

1. Идея и бизнес-планирование.

2. Рождение компании (стартап).

3. Этап стремительного роста.

4. Этап постоянного роста («юность»).

5. Этап доли рынка («взрослость»).

Идеи и стартап

Если с момента появления идеи до ее запуска все понятно, то сразу после этого, в процессе реализации, возникают проблемы: план на бумаге и реальная жизнь часто не совпадают. Многие стартаперы начинают с того, что снимают красивый офис, покупают мебель, нанимают бухгалтера, регистрируют юридическое лицо, а потом уже занимаются продажами. Хотя на самом деле их может и не быть. Очень распространенная ошибка – тратить много денег на необязательные вещи. Причем, как правило, это деньги инвесторов. В итоге дохода нет, а средства тают. Я всегда рекомендую начинать с продаж, где-то между бизнес-планированием и рождением компании.

Простой способ проверить спрос на продукт в вашем регионе: зайти на сервис wordstat.yandex.ru и посмотреть, сколько запросов на этот продукт делают пользователи «Яндекса» в месяц. Второй шаг – разместить контекстную рекламу с именем продукта в заголовке, завязать на пустые страницы и подсчитать число кликов по таким объявлениям за неделю. Это позволит понять уровень спроса на конкретный товар в вашем регионе.

Цель – получить предварительные заявки на этапе, на котором вы находитесь. Не бойтесь потока клиентов, даже если у вас нет товара или услуги. Всегда можно принять звонок и сказать, что товар (услуга) временно закончился, но его можно получить через две-три недели. Так вы сможете прогнозировать определенное количество заказов на тот момент, когда ваша организация будет готова, а заодно протестируете нишу. Этот же принцип годится для привлечения инвесторов: легче продать идею и получить за нее деньги, если есть продажи, например на сайт ежедневно приходит восемь заявок, поступает 15 звонков и т. д.

Этап стремительного роста

На данном этапе появляются первые наемные сотрудники и вместе с ними – первые вопросы по управлению персоналом. Здесь компания зарабатывает первые деньги, которые в несколько, а порой и в десяток раз больше, чем на этапе рождения и стартапа. Какие здесь существуют минусы: в компании все хаотично с точки зрения описания процессов и инструкций на разные функции, нет четких временных показателей KPI по выполнению задач. То есть организация работает и приносит какую-то прибыль, может показаться, что все хорошо и проблем нет.

Этап постоянного роста («юность»)

Стремительный рост закончился – и мы вышли на уровень некоторой определенности. В «юность» можно выйти, если начать делегировать управление. На данном этапе появляются линейные менеджеры и описание инструкций на какие-то процессы, хотя бы начальные. Благодаря этому руководитель понимает, что развитие бизнеса идет быстрее. Делегирование ответственности обязательно! Если все останется завязанным на руководителя, никакой «юности».

Этап доли рынка («взрослость»)

Основной момент «взрослости» – это «увольнение» собственника. Я имею в виду в положительном ключе. У вас появляется исполнительный директор, которому вы делегируете все, что связано с управлением. На данном этапе значительно возрастает объем продаж, но прибыль может падать, так как увеличиваются расходы.

1. Технарь. Чаще всего используется на уровне стартапа. Технарь – это когда все делаешь сам: и мусор выносишь, и закупаешь, и производишь, и складом занимаешься и т. д. Все в руках руководителя. Кажется, что легче и быстрее сделать самому, чем объяснить сотрудникам, как делать правильно.

2. Менеджер. Менеджер – это тот, кто управляет технарями. У вас есть сотрудники, которые занимаются продажами, производством, и есть руководители, которые занимаются их администрированием, управлением. На уровне этапа стремительного роста должно происходить делегирования управления. Без этого уже никак, иначе бизнес будет буксовать. Я часто вижу такие ситуации в компаниях своих клиентов.

3. Генеральный директор. Это человек, который руководит менеджерами. Очевидно, что руководство менеджерами – совершенно другой навык, чем руководство технарями. Именно по этой причине менеджеры, которые ушли в свой бизнес, часто терпят неудачу. Управление требует другого набора навыков, а не знаний.

4. Конструктор. Это уровень стратегического видения, создания концепции развития. Директор тоже играет роль конструктора, но есть

принципиальная разница в том, что видение компании формируют не одни директора, а делают это коллегиально с конструкторами. Например, Билл Гейтс сейчас позиционирует себя в Microsoft как конструктора: он определяет векторы развития, а руководством занимаются другие люди.

5. Инвестор. Инвестор смотрит на бизнес как на черный ящик. Для него это система, в которую он вложил Х денег и другие ресурсы, ему интересен процент ROI (возврат на инвестиции). Роль инвестора – не лезть во внутренние процессы организации и ее управление. У него одна забота – результат.

В зависимости от того, на каком уровне вы находитесь:

✓ для технарей нужно прописывать KPI, поощрения, мотивацию, должностные инструкции. Если на этапе стартапа без этого можно обойтись, то чтобы выйти на этап постоянного роста, вышеперечисленные контрольные пункты должны быть четко прописаны и для технарей, и для менеджеров. Ведь если нет контроля более высокого звена, управление валится. Но для менеджеров нужны свои инструкции, мотивация, KPI и планы активности. В консалтинге мы часто занимаемся управлением менеджерами. Это гораздо более сложный процесс, чем можно себе представить, так как без грамотной мотивации и контрольных показателей бизнес-система является непрогнозируемой, небезопасной и нестабильной;

✓ эффективно добиваться результатов, работая с менеджерами в стиле «напродавайте как можно больше», невозможно. У вас должен произойти переход от интуиции и внутреннего принятия решений к четкому планированию;

✓ на стадии взрослости становится очевидно, что самым слабым звеном является руководитель, так как он обладает ограниченным количеством времени. Поэтому если раньше мы делегировали базовые блоки, например бухгалтерию, маркетинг, логистику, то на данном этапе важно делегировать управленческие функции. Это намного опаснее, чем логистику или бухгалтерию. Управление должно быть жестко регламентировано. Многие компании делегируют маркетинг, и на это есть свои причины: сегодня существуют маркетинговые компании, которым вы платите не за размещение рекламы, а за конкретный результат, точнее, за целевое действие клиента: звонок в офис, заявку на сайте, письмо и т. д. Я бы рекомендовал обратить на это особое внимание, так как вы платите не за кота в мешке, а за работу профессионалов и реальное увеличение заказов на свой продукт. Например, стоит присмотреться к компании payresult.ru;

✓ когда компания достигает «взрослости» (этап доли рынка), после «увольнения» директора будет намного легче вырастить нового руководителя в компании, чем брать кого-то со стороны. При этом не стоит забывать, что талантом руководить обладает далеко не каждый, а функции руководителя должны быть четко прописаны. Допустим, у вас работает хороший продажник, которого вы хотите повысить до уровня руководителя отдела продаж. Часто такая перестановка приводит к ухудшению ситуации, так как хороший продажник теряет свою лучшую функцию – много и хорошо продавать, а коллег работать эффективнее он не заставит, потому что не имеет навыка управления. Всегда важен набор навыков, а не знаний;

✓ на этапе постоянного роста компании многие руководители надевают розовые очки – им кажется, что все идет классно, сделать лучше нельзя. Руководители часто переоценивают свои силы, ввязываясь в проекты и обязательства, которые их компания не может потянуть.

Крайне важным пунктом является прогнозирование ситуации на рынке. Надо регулярно анализировать рынок, чтобы выявить новые потребности клиента и новые тренды, тестировать новые продукты. В связи с этим приведу в пример небезызвестную компанию Kodak. Вспомните, когда вы слышали о ней в последний раз? Сегодня об этой компании мало кто знает, потому что она допустила две ошибки подряд в стратегическом планировании. Сначала Kodak не поверила в цифровые фотоаппараты и решила по-прежнему производить пленочные, осталась в этом сегменте (производство цифровой техники в свое время было дорогим). Но время показало, что цифровые технологии заменили пленочные на 99 %. Во второй раз компания не поверила в камеры мобильных телефонов: если они стоят всего несколько долларов, что на них можно заработать? Но производители не учли гигантские объемы нововведения – сейчас камера есть почти в каждом телефоне.

Существуют две модели поведения в бизнесе:

1) реактивная. Анализируя пример с компанией Kodak, можно понять, что ее поведение на рынке являлось реактивным: реакция на изменения была запоздалой. Если бы компания вложилась хотя бы в камеры для мобильных, может, и не успела бы снять сливки, но осталась бы на плаву;

2) проактивная. Это значит смотреть дальше и анализировать суть вещей, предсказывать цепь событий и потребности клиентов, тестировать и пробовать все новое. Здесь особенно важно «поймать волну», а для этого нужно ее искать.

Чтобы перейти к бизнесу как к системе, в которой не будет незаменимых частей, нужно полностью автоматизировать все процессы, настроить систему найма, привлечения клиентов и продаж. Сначала нужно описать процессы в бизнесе «как они есть сейчас». Благодаря этому вы поднимете большинство проблем на поверхность. Следующим шагом станет определение путей решения. Затем начнутся оптимизация процессов и формализация исправленных процессов. Одним словом, суть автоматизации в том, чтобы прописать инструкции и пошаговые планы для сотрудников компании для штатных ситуаций, которые будут определять их действия в 90 % случаев.

Нужно понимать, что при автоматизации наружу выплывут проблемы, о которых вы даже не догадывались. Поэтому сначала надо убедиться, что на данном этапе у вас хватит ресурсов: времени, денег, персонала для роста и взлета на новый уровень.

Бизнес растет на кризисах и проблемах. Выйти на новый качественный уровень можно, лишь столкнувшись с серьезными проблемами и успешно решив их. Однако позиция наемных работников заключается в том, что проблема – это плохо. Многие руководители хотят автоматизировать бизнес, чтобы все функции и задачи были прописаны, люди нанимались и работали, продажи росли, отдел продаж сам развивался. А они только приезжали (прилетали) раз в месяц, забирали дивиденды, всем улыбались и уезжали (улетали) обратно. Но когда кажется, что проблем нет, чаще всего они есть, просто вы их не видите.

Чтобы развивать компанию и выводить ее на новый уровень, расти в геометрической прогрессии, а не в арифметической, важно инициировать нововведения. Вы должны сами находить проблемы, а порой и придумывать их, искать выходы, натыкаться на сложности и решать. И в конечном итоге добиваться успеха. Увеличивая показатели эффективности одного отдела, например отдела продаж, всегда нужно брать в расчет и остальные отделы. Моя практика ведения консалтинговых проектов по увеличению продаж показывает, что при увеличении продаж на 30–40 % валятся логистика и выполнение заказов (иногда и качество) либо не справляется отдел контроля качества, не успевает бухгалтерия и т. д. Другие отделы не готовы к взрывному росту продаж. Поэтому мы стараемся параллельно подготавливать смежные отделы к увеличению объемов.

Приступать к автоматизации следует только после решения основных проблем и устранения слабых звеньев в бизнесе. Если вы понимаете, что у вас есть узкие места, например логистика работает нестабильно или маркетинг на начальном уровне, обязательно нужно привести эти отделы в соответствующее состояние – прежде чем автоматизировать. Иначе если у вас в бизнес-процессах хаос, при автоматизации вы получите лишь быстрый хаос. Понятно, что для описания процесса надо, чтобы он был близок к идеальному – тогда его автоматизированная модель будет работать эффективно.

Предлагаю не откладывать это в долгий ящик и прямо сейчас описать одно-три слабых звена в ваших процессах, без корректировки которых масштабирование невозможно. Составьте пошаговый план для их решения. На это уйдет 10–20 минут.

Практика работы с компаниями В2В показала, что проблемы часто возникают на стыке отделов: информация не передается, передается не в том формате, не разграничены сферы ответственности и др. Если процесс охватывает несколько отделов, вам нужно уделить особое внимание их взаимодействию и описать происходящие при этом процессы. Так вы удалите слабые звенья в цепи.

Автоматизация бизнес-процессов проходит в два этапа:

1) подготовка бизнеса и процессов к автоматизации;

2) описание процессов и взаимосвязей. Упаковка. Внедрение стандартов работы.

Автоматизация бизнеса – достаточно длительный процесс. Часто такие проекты с моими клиентами занимают от шести месяцев, где первая половина – подготовка к работе. Даже если вы хотите автоматизировать небольшую компанию, придется прописать руководства как минимум для 5–20 сотрудников, а может, и больше. Автоматизация взаимодействия отделов, составление пошаговых планов по выполнению ряда задач и прочее займет достаточно много времени. Особенно если вы делаете это впервые.

Шаг 1. Оптимизация текущих процессов. Выявление слабых звеньев.

Шаг 2. Описание функций каждого сотрудника. Плюс инструкции на сложные функции.

Шаг 3. Введение ключевых показателей эффективности для каждого бизнес-процесса (KPI = Key Point Indicator). Вы должны внедрить эти критерии и постоянно их замерять, сопоставляя с контрольными показателями по конкретным задачам. Для службы доставки это может быть минимальное количество заказов в день, время выполнения одного заказа, отсутствие негативных отзывов клиентов в течение какого-то времени и т. д.

Шаг 4. Выявление и делегирование всей текучки от руководителя. Для этого выполните следующее задание. За 7 минут быстро выписываете все дела, которыми занимались на прошлой неделе и которые связаны с бизнесом. Фиксируйте все вплоть до телефонных звонков партнерам и клиентам, выписывания документов, встреч и т. д. Через 7 минут выделите дела и задачи, которые легко делегировать (или можно написать инструкцию и делегировать процесс по ней). Далее назначьте ответственных за выполнение этих задач и внесите в график ближайшей планерки их поручение. Обозначьте для себя точки, по которым вы будете контролировать процессы. Так вы сбережете до 60 % своего личного времени, направив его на более важные задачи развития бизнеса, а не на работу в нем.

Шаг 5. Разработка системы найма. Внедрить систему найма персонала необходимо прежде, чем описывать бизнес-процессы, так как решать вопросы по найму удаленно будет гораздо сложнее, чем наладить процесс заранее. Учтите, что сюда входит не только наем, но и система адаптации персонала (обучение под руководством куратора). Вы можете внедрить систему найма на основе пошаговой инструкции по найму, приведенной в этой главе.

Шаг 6. Система контроля и отчетности. Знаю по собственному опыту, что какие бы технологии вы ни внедряли, сколько бы денег и времени на это ни потратили, без системы контроля отчетности ничего работать не будет. Нужно сделать так, чтобы вы могли контролировать выполнение ключевых процессов, назначив ответственных. Как руководитель вы должны дать понять, что регламентированные процессы – единственно верные и возможные правила работы. Отчетность должна отражать два момента – контроль за процессом и контроль за результатом работы. Что делалось и какой измеримый результат. Как описать систему контроля и отчетности, я рассказал в главе 5.

Шаг 7. Прописать должностные инструкции «как есть». Этот раздел подробно описан в главе 4, поэтому я остановлюсь лишь на том, какие пункты здесь необходимы: название должности, подчиненность (обязательно!); список бизнес-процессов, в которых участвует сотрудник; пошаговый план выполнения задачи в каждом бизнес-процессе. Еще можно прописать систему мотивации, прикрепить приказ о расчете зарплаты, систему премирования/депремирования и добавить формы контроля сотрудников.

Шаг 8. Составление книги продаж. Без нее автоматизировать процессы сложно, если вообще возможно. В книге продаж процесс продаж описывается с разных сторон. Как ее составить, подробно рассказано в главе 6. Можно сказать, что это взаимодополняющие вещи: если вы не опишете технологию продаж, автоматизация будет идти тяжело. В книге продаж вашей компании прописывается вся информация, касающаяся продаж, – о вашей компании и клиентах, как вы продаете и какой продукт, каким образом приходят клиенты, как работают менеджеры, скрипты продаж и как ими пользоваться.

Итак, если вы поняли, что тратите много времени на решение повторяющихся задач, что вам нужно описать и отдать определенные задачи сотрудникам и не заниматься ими самостоятельно, что надо описать процессы бизнеса для легкого масштабирования или упаковки франшизы, эта глава – для вас.

Что такое бизнес-процесс? Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта (услуги) для потребителей. Немного более сложным языком – это последовательность функций, преобразующих входы в выходы. Входы – то, на чем инициируется процесс (информация, ресурсы, материальные ценности). Выходы – то, что есть на выходе процесса (информация, ресурсы, материальные ценности). Инициатором процесса может стать событие, движение ресурсов, таймер. Или он запускается вручную.

1. Выделить ресурсы на проект по автоматизации – время и деньги. Если у вас нет необходимого запаса времени, кто еще будет заниматься стратегическим развитием? Для этого мы предварительно и делегировали текучку. Деньги понадобятся, так как набивание шишек в бизнесе чего-то стоит. Есть шишки дорогие, а есть дешевые, но они неизбежны: опыт в бизнесе редко бывает бесплатным.

2. Прописать организационную структуру предприятия, в которой будут видны все связи между отделами и кто кому подчиняется.

3. Прописать функциональную структуру. Определить роли в компании и функциональные обязанности каждой роли.

4. Прописать макромодель бизнес-процессов.

5. Выписать все бизнес-процессы.

6. Описать каждый бизнес-процесс «как есть».

7. Оптимизировать процессы и получить их «как должно быть».

8. Создать рабочую группу по реализации оптимизации и описанию бизнес-процессов.

9. Прописать и внедрить новые должностные инструкции.

Цели автоматизации бизнес-процессов

1. Ускорить процессы в бизнесе.

2. Увеличить качество продуктов и сервиса.

3. Свести к минимуму человеческий фактор.

4. Иметь возможность удаленно управлять бизнесом.

5. Удаленно брать управление в свои руки.

6. Легко масштабировать свой бизнес: открывать филиалы и представительства.

7. Упаковать франшизу.

8. Предпродажная подготовка бизнеса.

Освободите время – минимум 8–16 часов в неделю. Это несложно, особенно с учетом того, что вы уже кое-что сделали в данном направлении во время предварительной подготовки к проекту. Отметьте для себя процент времени, которое занимает текучка в работе. Задача руководителя – не заниматься работой в бизнесе, а заниматься работой НАД бизнесом – развитием компании, построением системы. Пока вы будете тратить свое время на подписание бумаг, прием входящих звонков, поиск партнеров и клиентов и тому подобное, ваш бесценный временной ресурс будет урезан почти вдвое, а может, и больше. В сутках 24 часа, и когда-то всем нужно спать. Задача эффективного руководителя – не встать в центре и управлять всеми процессами, чтобы все было завязано на него, а встать сбоку и управлять бизнесом, развивать его как систему (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Схема организации компании, завязанной на руководителе

Рис. 9.2. Схема бизнеса на «автопилоте»

Смысл в том, что нужно запретить себе выполнять определенные задачи: заниматься маркетингом, если у вас есть маркетолог, который получает за это зарплату; все секретарские функции и др. рис. 9.2. Нужно выписать такие задачи и не касаться их. А по части маркетинга достаточно один раз в месяц просматривать таблицу по рекламной эффективности и корректировать бюджет.

9. Организационная структура.

Ее очень удобно нарисовать в виде интеллект-карты в программе MindManager. В ней есть некоторые профессиональные решения, которые реально все упростят. Пропишите, кто является директором, ближайших приближенных к нему лиц, руководителей отделов, сами отделы и каждого подчиненного в них. Каждому звену присвойте подчиненность. Например, программисты подчиняются руководителю отдела внедрения и сопровождения, который в свою очередь подчиняется директору (рис. 9.3).

Задание на 20 минут: пропишите организационную структуру – какова она и как функционирует сейчас, а затем – какой вы ее видите через полгода-год.

10. Функциональная модель.

После того как вы прорисовали организационную структуру, нужно нарисовать функциональную модель. Это делается следующим образом: вы рисуете сеть отделов, прописывая над каждым его задачу. Затем в каждый отдел вносите роли сотрудников, закрепляя за ними определенные функции, которые приведут к успешной работе отдела. И так на всех этапах – от уборщицы (если она есть) до генерального директора. В итоге вы получите функциональную модель вашего бизнеса (рис. 9.4).

Оптимизация бизнеса с помощью организационной и функциональной структуры прежде всего позволяет решить проблему с подчинениями. Иногда задачу сотруднику ставит не его непосредственный руководитель, а человек, который уполномочен ставить задачи. Сотрудник в большинстве случаев задачу не выполняет, аргументируя это тем, что получил задание не от своего прямого начальника. Ваша организационная структура решит эту проблему благодаря тому, что вы систематизируете функционал всех должностей, и будет понятно, кто за что отвечает.

Затем найдите пересекающиеся задачи и функции, которые выполняют несколько сотрудников. Помните, что на этом сильно теряется эффективность! Поэтому нужно назначить на каждую задачу одного ответственного. Также отследите функции, за которые никто не отвечает.

И наконец, делегирование процесса. Вы должны определить, какие задачи выполняете в качестве генерального директора, и переложить их на уровень ниже, освободив себе время. Перечисленные шаги позволяют увеличить эффективность за счет организационной структуры и функциональной модели.

11. Выписать все бизнес-процессы.

Здесь можно столкнуться со сложностями, так как существует несколько классификаций и велика вероятность в них запутаться. Я приведу пример самой простой классификации, выделяющей бизнес-процессы трех типов.

1. Основные – напрямую влияют на деятельность компании и приносят деньги: продажи, выполнение заказов, закупки, производство, доставка, маркетинг. Без них ваш бизнес перестанет функционировать;

Рис. 9.3. Организационная структура компании

Рис. 9.4. Функциональная модель компании

2. Вспомогательные – помогают выполнению основных процессов: финансы, оплата счетов, начисление зарплаты, бухгалтерия, IT, юридические функции, курьерские функции.

3. Управляющие – помогают в управлении, администрировании и деятельности предприятия: контроль и отчетность, система мотивации, планерки и совещания и т. д.

Примеры бизнес-процессов:

✓ продажа розничному клиенту;

✓ продажа оптовому клиенту;

✓ маркетинг;

✓ исполнение заказа;

✓ производство;

✓ контроль качества;

✓ коммуникация с клиентской базой;

✓ работа с рекламациями;

✓ доставка;

✓ оплата счетов.

Я описываю бизнес-процессы, используя диаграмму связей или интеллект-карты (mindmap). Что это такое? Диаграмма связей реализуется в виде древовидной схемы, на которой изображены слова, идеи, задачи или другие понятия, связанные ветвями, отходящими от центрального понятия (или идеи). В основе этой техники лежит принцип радиантного мышления, относящийся к ассоциативным мыслительным процессам, отправной точкой или точкой приложения которых является центральный объект.

Единственное, что нужно знать для понимания интеллект-карт, это то, что хронологический порядок записей идет по часовой стрелке, начиная с единицы и заканчивая двенадцатью часами.

12. Прописать макромодель бизнес-процессов.

Что такое макромодель? Мы берем основные процессы и выписываем их в пошаговую схему работы (получения прибыли) в компании. Из нее станет ясно, как компания получает прибыль. Это одно из первых действий, которые мы совершаем с клиентами в консалтинговых проектах по автоматизации. У каждого процесса должна быть прописана цель. Если у вас есть Положение о компании, оно включает макромодель и отражает основные процессы, цели и задачи (рис. 9.5).

Рис. 9.5. Макромодель бизнес-процессов

Что включает Положение о компании:

✓ организационная структура и функциональная модель;

✓ основные бизнес-процессы;

✓ вспомогательные бизнес-процессы;

✓ управляющие бизнес-процессы;

✓ должностные инструкции, которые у вас есть на данный момент;

✓ описание системы найма;

✓ описание системы адаптации;

✓ описание системы мотивации;

✓ положение о премировании/депремировании.

Выделяют шесть шагов описания бизнес-процесса.

1. Название бизнес-процесса.

2. Цель бизнес-процесса.

3. Вехи процесса (этапы).

4. Точки входа и выхода (что инициирует процесс и на чем заканчивается).

5. Назначение владельца процесса.

6. Выбор нотации и описание процесса (например, в виде блок-схемы).

Как это выглядит? Прописывается цель. Например, процесс – продажа оптовому клиенту. Цель – заключить договор и получить за него оплату. Назначаем ответственного за выполнение процесса. Записываем все точки входа и выхода. На этом моменте я хочу остановиться. Входы – это то, что инициирует процесс, а выходы – то, что является результатом его выполнения. Входы и выходы могут быть в виде события, движения товарно-материальных ценностей, документов или ресурсов. Кроме того, процесс может запускаться по таймеру или вручную, в рамках функциональных обязанностей должности. Иногда во время настройки процессов автоматизации, и в частности данного пункта, в голове возникает полная неразбериха – это событие или действие, вход или выход? Возьмите на заметку: если за событием идет ВАШЕ ДЕЙСТВИЕ, это вход, а если событие инициирует ДЕЙСТВИЕ КОНТРАГЕНТА, то это выход. После того как вы выписали точки входа и выхода, нужно распределять их по ролям (рис. 9.6).

Так нужно описать каждый процесс макромодели, а потом и на других уровнях.

Следующая задача – взять конкурентную должность, например менеджер по продажам, и собрать все функции из всех бизнес-процессов, в которых он фигурирует. В итоге получится полный список всех функциональных обязанностей по конкретной должности. Основных бизнес-процессов, попадающих в макромодель, всего пять-семь. Вспомогательные процессы нужно прописывать после описания макромодели. Например, менеджер по работе с клиентами. Нужно выписать все бизнес-процессы по продаже оптовому клиенту, закупке материалов, оплате счетов, производству заказов, доставке и добавить туда все функции, которые выполняет менеджер (рис. 9.7). Желтым на схеме отмечены функции, белым – задачи. Таким образом на все задачи прописываются инструкции – как их выполнять.

Рис. 9.6. Бизнес-процесс «Продажа оптовому клиенту»

«Битрикс 24» – это система постановки задач, контроля рабочего времени и CRM. Аналог данного сервиса – «Мегаплан». Без них автоматизация проходит в несколько раз сложнее. Программы стоит использовать на подготовительном этапе описания процессов.

И описать надо каждую должность!

Цель – чтобы после того, как у вас будут прописаны все процессы, было легко масштабировать бизнес, формализовать работу персонала через полные должностные инструкции и упаковать франшизу (рис. 9.8).

Рис. 9.7. Должностная инструкция Менеджера по продажам

Рис. 9.8. Альтернативный пример макромодели с описанными процессами

Таблица П1 

В целевой аудитории можно выделить три группы.

1. Девушки 18–25 лет, учащиеся в вузах или работающие по найму. Сфера интересов – красота и здоровье. Наиболее потребляемые услуги – солярий, маникюр, парикмахерские услуги. Расходы на услуги салона красоты ограниченны. Можно использовать как активных рекомендателей. В процентном соотношении: от общей численности клиентов эта группа составляет х % и приносит х % прибыли.

2. Молодые женщины 25–30 лет, работающие по найму. Сфера интересов смещена в сторону обустройства жизни. Бо́льшая часть замужем. Расходы на услуги салона ограничиваются другими интересами. С этой группой нужно активно работать мастерам по допродажам. В процентном соотношении: от общей численности клиентов эта группа составляет х % и приносит х % прибыли.

3. Женщины от 35 лет и старше, работающие по найму. Сферы интересов достаточно разнообразны. Самые востребованные услуги: парикмахерские услуги (с высоким средним чеком, обычно три услуги – стрижка, лечение волос и покраска), маникюр и педикюр, косметологические услуги (с высоким средним чеком – обычно дорогие омолаживающие курсовые процедуры; предпочтительно составление программы на год). В процентном соотношении: от общей численности клиентов эта группа составляет х % и приносит х % прибыли.

Задачи:

1) увеличить клиентскую базу;

2) поднять средний чек;

3) увеличить частоту посещений клиентами салона;

4) увеличить объем продаж в два раза (табл. П2).

Таблица П2. Маркетинг-план

Таблица П3. Календарь

Февраль

Март

Апрель